Предприятие не выплатило суточные перед командировкой: какой будет штраф?

Ситуация: накануне отъезда работников в командировку предприятие оплачивает им проезд и проживание в гостинице, но не выдает суточные. Суточные выплачиваются работникам уже после получения бухгалтерией авансового отчета.

Вопрос: обязательно ли выдавать суточные перед командировкой и могут ли предприятие оштрафовать, если суточные выплачиваются работникам по возвращении из командировки?

Краткий ответ: да, работодатель обязан выплатить суточные перед командировкой. Иначе на предприятие могут наложить финансовые санкции, а должностных лиц предприятия или предпринимателя-работодателя могут привлечь к административной ответственности.

Выплаты до начала командировки

Согласно ст. 121 КЗоТ, работодатель обязан выдать работнику аванс на командировку. Слово «аванс» говорит само за себя: эти деньги работник должен получить до отъезда в командировку.

В частности, работникам, которые направляются в командировку, выплачиваются:

• суточные за время пребывания в командировке;
• стоимость проезда к месту назначения и обратно;
• расходы на наем жилья.

Как видите, в сумму аванса на командировку входят в том числе и суточные. То есть, согласно ст. 121 КЗоТ, работодатель должен до начала командировки не только оплатить работнику проезд туда-обратно и проживание там, но и выплатить суточные.

Следовательно, если предприятие не выплачивает суточные вовремя, это является нарушением.

А если предприятие не выплачивает суточные заранее, потому что возмещает работнику фактические расходы, подтвержденные документально?

Это нелепое объяснение. Во-первых, как мы уже сказали, суточные входят в состав аванса на командировку. А во-вторых, суточные расходы не нужно подтверждать документально.

Напомним, что суточные выдаются в фиксированной сумме, их конкретный размер определяется на каждом предприятии и закрепляется во внутренних документах (в приказе, положении о служебных командировках, коллективном договоре). Для разных командировок (например, в разные регионы)предприятие может устанавливать разные размеры суточных.

В пп. 170.9.1 Налогового кодекса (далее – НК) предусмотрен только максимальный размер суточных для коммерческих предприятий, не облагаемый НДФЛ. То есть предприятие может выплатить суточные и в большем размере, если так предусмотрено во внутреннем документе, но тогда сумму превышения придется обложить налогом.

По возвращении из командировки работник обязан отчитаться за суммы, выданные ему авансом. Для этого он подает в бухгалтерию авансовый отчет по форме, утвержденной приказом Минфина от 28.09.15 г. № 841, и документы, подтверждающие понесенные расходы (кроме суточных).

А если работодатель выплатил суточные после командировки на основании заявления сотрудника, будет ли это нарушением?

Да, это в любом случае нарушение. Согласно ст. 9 КЗоТ, условия трудовых договоров, ухудшающие положение работников по сравнению с законодательством о труде, являются недействительными. Поэтому заявление от сотрудника с просьбой выплатить ему суточные после командировки не спасет работодателя от штрафных санкций.

Ответственность за невыплату суточных

В кратком ответе мы упомянули о санкциях, которые могут ожидать работодателя и его должностных лиц, если суточные не будут выплачены до командировки. Теперь расскажем об этом подробнее.

Финансовые санкции

За невыплату суточных на предприятие могут наложить штраф на основании абзаца четвертого ч. 2 ст. 265 КЗоТ – за несоблюдение минимальных государственных гарантий в оплате труда. Размер штрафа – 10 минимальных зарплат (далее – МЗП) исходя из размера МЗП, установленного на момент выявления нарушения. Сейчас 10 МЗП – это 41 730 грн. Причем штраф в таком размере нужно заплатить за каждого сотрудника, которому перед командировкой не были выплачены суточные!

Как обстоят дела на практике?

Минсоцполитики в своем письме от 21.12.16 г. № 1732/0/101-16/28 указывает: согласно ст. 12 Закона от 24.03.95 г. № 108/95-ВР, гарантии и компенсации работникам в случае служебных командировок являются минимальными государственными гарантиями в оплате труда. И как показывает судебная практика, суды тоже придерживаются мнения, что невыплата суточных квалифицируется как несоблюдение минимальных госгарантий в оплате труда, а значит, органы Гоструда правомерно налагают штраф в размере 10 МЗП согласно абзацу четвертому ч. 2 ст. 265 КЗоТ (см., например, решение Днепропетровского окружного административного суда от 30.07.18 г., ЕГРСР, рег. № 78072743).

Могут ли оштрафовать предприятие на 10 МЗП, если суточные были выплачены сотруднику после командировки?

Нет, штраф в размере 10 МЗП налагается на предприятие в случае, если суточные вообще не были выплачены на момент проверки.

Если же суточные были выплачены с опозданием, то работодателя могут оштрафовать на основании абзаца восьмого ч. 2 ст. 265 КЗоТ (нарушение иных требований трудового законодательства). Штраф в таком случае составит 1 МЗП (сейчас это 4 173 грн) за все случаи несвоевременной невыплаты суточных.

Административная ответственность

Как разъясняет Минсоцполитики в своем Письме № 998, в случае невыплаты суточных до начала командировки к должностным лицам предприятия (директору, главному бухгалтеру) может быть применен административный штраф на основании ч. 1 ст. 41 КУоАП в размере от 30 до 100 НМДГ (от 510 до 1 700 грн).

Для применения админштрафов ст. 38 КУоАП установлен срок давности: по разовым нарушениям – 3 месяца с момента их совершения, по длящимся – 3 месяца с момента их выявления.

Отметим, что в законодательстве нет четкого определения понятия «длящееся правонарушение». Но в письме Минюста от 01.12.03 г. № 22-34-1465 можно найти пояснение.

Мы считаем, что невыплата суточных относится к длящимся правонарушениям. Это нарушение прекращает быть длящимся только после того, как работодатель выплатит сотруднику суточные в полном объеме. Тогда это будет несвоевременной выплатой суточных (разовое нарушение).

Выводы

Работодатель обязан выдать работнику аванс на командировку (в т. ч. и суточные) до начала командировки. Если этого не сделать, то на предприятие могут наложить финансовые санкции:

• за невыплату суточных – в размере 10 МЗП за каждого работника, чьи суточные предприятие не выплатило, согласно абзацу четвертому ч. 2 ст. 265 КЗоТ (несоблюдение минимальных госгарантий в оплате труда),
• за выплату суточных с опозданием – в размере 1 МЗП за все случаи такого опоздания, согласно абзацу восьмому ч. 2 ст. 265 КЗоТ (нарушение прочих требований трудового законодательства).

Должностных лиц предприятия или работодателя-предпринимателя могут привлечь к административной ответственности на основании ч. 1 ст. 41 КУоАП.