• Быстрый поиск надежных решений
    и практической информации

Uteka

Я ищу...

Где искать:

расширенный поиск
Получите доступ к более 2 миллионов готовых решений, публикаций и обзоров
Оформить
подписку

Документальное оформление командировки

02.10.2018 2885 0 10

«Командировки: оформление и учет расходов»


Большинство предприятий направляет своих работников в командировки. Какие для этого надо оформить документы, как продлить или отменить командировку, вы узнаете из нашей консультации. Кроме того, чтобы правильно составить Положение о служебных командировках, вы сможете воспользоваться предложенным нами образцом.


Приказ о направлении в командировку

Оформление командировки начинается с приказа руководителя предприятия. При его составлении можно воспользоваться Инструкцией № 59. Напомним, что данная инструкция распространяется только на бюджетную сферу, однако коммерческие предприятия тоже могут ее применять при разработке своих внутренних документов. Ведь на сегодня нет единого нормативного документа, который регулировал бы все вопросы, связанные с организацией командировок для коммерческих предприятий. Отдельные положения для этих предприятий содержатся в КЗоТе и НК. Поэтому рекомендуем предприятию детально прописать все вопросы в Положении о служебных командировках, а именно: порядок направления в командировку, оформления, оплаты, отзыва из командировки.

Согласно абзацу второму п. 1 разд. ІІ Инструкции № 59 в приказе о командировке следует указать (см. образец 1):

  • пункт назначения;
  • наименование предприятия, куда направляется работник;
  • цель и срок командировки;
  • другие условия в зависимости от ситуации (например, размер суточных, ограничения по расходам, стоимость и категории проездных билетов).
1 из 1

На какой срок можно отправить сотрудника в командировку?

Ныне действующее законодательство не устанавливает каких-либо ограничений по срокам командировок для работников коммерческих предприятий. Ряд таких ограничений установлен только для работников госорганов, предприятий, учреждений и организаций, которые полностью или частично финансируются из бюджета (согласно Инструкции № 59).

Сроки командировок для работников коммерческих предприятий могут быть любыми (например, один день или полгода) в зависимости от цели и задач командировки. Как правило, продолжительность командировки определяется руководителем предприятия и фиксируется в приказе о направлении в командировку.

В Положении о служебных командировках следует установить допустимые сроки нахождения в командировке (максимальное и минимальное количество дней).

Обратите внимание: документальное подтверждение суточных расходов не требуется, так как их размер определяется на каждом предприятии индивидуально и закрепляется во внутренних документах (приказе руководителя, Положении о служебных командировках, коллективном договоре). Нормы НК (пп. 170.9.1) предусматривают только максимальный размер суточных для коммерческих предприятий в целях обложения НДФЛ. Предприятие вправе устанавливать разные размеры суточных для разных категорий работников.

Приказы о командировке можно вносить в Журнал регистрации приказов о командировках либо в общий Журнал регистрации приказов, на усмотрение предприятия, указав способ их регистрации в Положении о служебных командировках.

Как оформить приказ о служебной командировке, если директор сам себя направляет в командировку?

Командировку директора следует оформлять в обычном порядке, как командировку для любого другого работника. Отметим, что действующее трудовое законодательство не содержит каких-либо запретов на этот счет. Приказ о служебной командировке, по которому директор направляет себя в командировку, подписывает сам директор.

Как правильно отметить в табеле учета рабочего времени пребывание сотрудника в командировке?

В табеле учета рабочего времени период нахождения в командировке отмечают буквенным обозначением «ВД» или цифровым «07».

Приказ об отмене командировки

Может случиться так, что приказ о направлении работника в командировку издан и выплачен аванс, но необходимость в командировке отпала. Порядок действий в этой ситуации можно подробно прописать в Положении о служебных командировках.

Рассмотрим пошагово действия при отмене командировки в случае, если работник не успел отбыть.

Шаг 1. Работник составляет служебную (докладную) записку на имя руководителя предприятия с указанием причины отмены командировки. Составить такую записку может и начальник структурного подразделения, в котором работает командированный.

Шаг 2. Руководитель предприятия на основании служебной (докладной) записки работника издает приказ об отмене командировки (см. образец 2). В нем следует указать:

  • фамилию и инициалы работника, его должность;
  • причины отмены командировки (например, подписание договора с контрагентом перенесено на более поздний период);
  • срок, в течение которого работник обязан вернуть в бухгалтерию полученный аванс.

Шаг 3. Работник ознакомляется с этим приказом под подпись.

Шаг 4. Вносится запись об отмене командировки в Журнал регистрации командировок или в общий Журнал регистрации приказов (в зависимости от порядка, установленного на предприятии).

Шаг 5. Работник представляет в бухгалтерию Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, и возвращает полученный на командировку аванс.

1 из 1

Как правильно оформить отмену командировки, если работник отбыл к месту назначения?

Если командировка отменяется после отъезда работника к месту назначения, тогда тоже издается приказ о ее отмене. В приказе указываются: причины отмены командировки, номер и дата предыдущего приказа, фамилия и инициалы командированного, его обязанность в установленные сроки отчитаться по командировке. Последующие действия будут такими же, как и при обычной отмене командировки.

Приказ о продлении командировки

На практике может возникнуть ситуация, когда командировка подошла к концу и работнику нужно возвращаться, но цель ее не достигнута. Возможны и другие причины, по которым работник не может вернуться из командировки в обусловленный приказом срок, например, форс-мажорные обстоятельства (отмена авиарейса, авария), болезнь, отсутствие транспортных билетов и т. д. Вопросы, связанные с продлением командировки, рекомендуем урегулировать в Положении о служебных командировках.

Рассмотрим ситуацию, когда цель командировки не достигнута, например, не подписан договор с контрагентом. В этом случае работнику следует подать служебную (докладную) записку. Сделать это можно несколькими способами: направить по факсу, электронной почте либо обратиться к непосредственному начальнику, чтобы тот на основании полученного от подчиненного сообщения подал руководителю предприятия служебную записку с указанием срока и причины продления командировки.

На основании служебной записки руководитель предприятия издает приказ о продлении командировки (см. образец 3).

1 из 1

После издания приказа нужно внести запись о продлении служебной командировки в Журнал регистрации приказов о командировках либо в общий Журнал регистрации приказов.

Обратите внимание: за время задержки в командировке без уважительных причин зарплата работнику не выплачивается, суточные и другие расходы не возмещаются (п. 10 разд. II, п. 4 разд. III Инструкции № 59).

Положение о служебных командировках

Положение о служебных командировках (далее – Положение) представляет собой локальный акт предприятия и может быть либо приложением к коллективному договору, либо отдельным документом. Как мы уже отмечали, при его составлении можно руководствоваться Инструкцией № 59 и, конечно, нормами КЗоТа и НК.

В Положении можно предусмотреть: процедуру документального оформления командировок; порядок направления работников в командировку; командировочные ограничения либо привилегии отдельным категориям работников; размер суточных; размер командировочных расходов, которые компенсирует работнику предприятие; перечень подтверждающих расходы документов, которые он должен представить; порядок и сроки подачи отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет; другие организационные вопросы.

Каждое предприятие самостоятельно решает, насколько детальным будет разработанное им Положение. Предлагаем взять за основу наш вариант при подготовке своего Положения (см. образец 4).

ОБРАЗЕЦ

<...>

Положення про службові відрядження

<...>

2. Порядок направлення (повернення) працівників у відрядження (із відрядження)

2.1. При направленні працівника у відрядження оформляється наказ, у якому вказується така інформація:

  • пункт(и) призначення;
  • найменування підприємства, установи, організації, куди направляється працівник;
  • мета і строк відрядження;
  • порядок відшкодування витрат, пов’язаних із відрядженням;
  • інші важливі відомості.

2.2. Наказ про відрядження, узгоджений у встановленому порядку відповідним структурним підрозділом підприємства, підписує директор підприємства.

2.3. Працівника перед відрядженням ознайомлюють із наказом про службове відрядження та видають його копію.

2.4. Наказ про службове відрядження реєструється в Журналі реєстрації наказів у день його підписання директором підприємства.

2.5. Працівнику, направленому у відрядження менш ніж на добу, видаються добові, незалежно від того, чи повернеться він на робоче місце протягом робочого дня.

3. Строк і тривалість відрядження

3.1. Строк відрядження визначається керівником підприємства з урахуванням обсягу, складності та інших особливостей службового доручення.

3.2. Тривалість відряджень становить:

  • по Україні – не більше 30 календарних днів;
  • за кордон – не більше 60 календарних днів.

3.3. Днем вибуття у відрядження вважається день відправлення поїзда, літака, автобуса або іншого транспортного засобу з місця постійної роботи працівника, а днем прибуття – день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи відрядженого.

При відправленні транспортного засобу до 24.00 включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 0 годин і пізніше – наступна. Аналогічно визначають день прибуття відрядженого до місця постійної роботи.

3.4. На працівника, який перебуває у відрядженні, поширюється режим робочого часу того підприємства, на яке він відправлений.

3.5. Рішення про скасування відрядження, відкликання працівника з відрядження або продовження строку відрядження оформляється відповідним наказом директора підприємства.

3.6. Відрядження може бути продовжене у зв’язку з виробничою необхідністю, хворобою відрядженого та з інших причин. У такому випадку працівник повинен подати оригінали документів, що підтверджують поважні причини затримання (наприклад, документ про тимчасову непрацездатність у випадку хвороби).

3.7. Наказ про продовження службового відрядження видається на підставі службової (доповідної) записки працівника, у якій слід указати строк і причини такого продовження.

3.8. Якщо працівник затримується у відрядженні з об’єктивної причини, але не має можливості відправити службову (доповідну) записку засобами факсимільному зв’язку, він повинен звернутися до свого безпосереднього начальника, щоб той на підставі отриманого від підлеглого повідомлення подав керівнику підприємства службову (доповідну) записку.

3.9. У випадку скасування відрядження працівник складає службову (доповідну) записку на ім’я керівника підприємства із зазначенням причини скасування.

3.10. Керівник підприємства на підставі службової (доповідної) записки працівника видає наказ про скасування відрядження, у якому робиться посилання на раніше виданий наказ, указуються причини скасування відрядження, строк повернення до бухгалтерії підприємства отриманого працівником авансу.

3.11. Працівник, який захворів у відрядженні, зобов’язаний звернутися до лікувальної установи, щоб отримати офіційний документ, що підтверджує тимчасову непрацездатність і неможливість за станом здоров’я негайно повернутися.

3.12. Якщо працівник захворів у відрядженні за кордоном, то після його повернення документ про тимчасову непрацездатність підлягає обміну в лікувальних установах за місцем проживання або роботи на листок непрацездатності встановленого в Україні зразка. Обмін здійснюється на підставі перекладених на державну мову та нотаріально завірених документів, що підтверджують тимчасову втрату працездатності під час перебування працівника за кордоном.

4. Порядок отримання коштів на відрядження

4.1. Працівник, який вибуває у відрядження, не пізніше ніж за одну добу до вибуття подає до бухгалтерії підприємства наказ про відрядження та плановий кошторис витрат на відрядження для виплати йому авансу. Кошторис готується відповідним структурним підрозділом, працівник якого направляється у відрядження, узгоджується з головним бухгалтером і затверджується директором підприємства.

4.2. Аванс видається готівковими коштами (у касі підприємства) або шляхом перерахування на платіжну картку відрядженого.

4.3. Аванс видається виходячи з вартості проїзду, граничних норм відшкодування витрат на наймання житлового приміщення, затверджених директором підприємства, і норм добових витрат, установлених п. 5.4 Положення.

4.4. При поїздці по Україні аванс видають у гривнях, а за кордон – у національній валюті держави, до якої направляють працівника, або у вільно конвертованій валюті.

4.5. Якщо працівник отримав аванс на відрядження та не виїхав (з об’єктивних причин), то він повинен не пізніше наступного дня після прийнятя рішення про скасування поїздки повернути в касу підприємства видані йому кошти та подати Звіт про використання коштів, виданих на відрядження або під звіт (далі – Звіт).

5. Витрати на відрядження

5.1. Витрати, що перевищують затверджені граничні норми на наймання житлового приміщення, окремі витрати на проїзд відшкодовуються на підставі службової (доповідної) записки працівника, узгодженої керівником структурного підрозділу, і з дозволу директора підприємства.

5.2. Працівникам підприємства, направленим у відрядження, при наявності документів, що підтверджують здійснені витрати, відшкодовуються такі витрати:

  • на проїзд (включаючи перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) до місця відрядження й назад, а також по місці відрядження (у т. ч. на орендованому транспорті);
  • оплату вартості проживання в готелях (мотелях), а також включені до рахунків готелів (мотелів) витрати на харчування або побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу або білизни, чищення та ремонт взуття), на наймання інших житлових приміщень;
  • оплату телефонних розмов по мобільному зв’язку в межах установленого ліміту, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (виїзд), обов’язкове страхування, інші документально підтверджені витрати, пов’язані із правилами в’їзду та перебування в місці відрядження, у тому числі будь-які збори та податки, що підлягають сплаті у зв’язку зі здійсненням таких витрат.

5.3. Зазначені вище витрати відшкодовуються працівнику тільки при наявності документів, що підтверджують вартість цих витрат, а саме: транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків при наявності посадкового талона та документа про сплату за всіма видами транспорту, включаючи чартерні рейси, рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, які надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, у тому числі із бронювання місць, страхових полісів і т. п.

5.4. Добові виплачуються за кожну добу відрядження в межах України в таких розмірах:

  • при відрядженні до м. Києва та обласних центрів – 700 грн.;
  • при відрядженні до інших населених пунктів – 350 грн.

5.5. Якщо у відрядження направляється член керівного органу, керівник підприємства, його заступники, головний бухгалтер, добові виплачуються з коефіцієнтом 1,5.

5.6. При відрядженні за кордон розмір добових установлюється в кожному конкретному випадку наказом про відрядження.

5.7. Витрати на відрядження, не підтверджені оригіналами відповідних документів (крім добових витрат), працівнику не компенсуються.

6. Звітність за відрядженнями

6.1. Після повернення з відрядження працівник подає до бухгалтерії Звіт.

6.2. Працівник повинен подати Звіт для здійснення остаточного розрахунку в такі строки:

  • до закінчення 5-го банківського дня після завершення відрядження – якщо гроші виплачувалися готівкою;
  • до закінчення 3-го банківського дня після завершення відрядження – якщо кошти перераховувалися на платіжну картку та знімалися з неї;
  • не пізніше 10 днів, а при наявності поважних причин не пізніше 20 банківських днів – якщо гроші надходили на платіжну картку і розрахунки здійснювалися виключно в безготівковій формі.

6.3. Працівник після завершення відрядження в строки, зазначені в п. 6.2 Положення, повинен також подати:

  • оригінал квитків на проїзд та інші проїзні документи (квитанції про оплату постільної білизни, на перевезення багажу і т. п.);
  • оригінал рахунків (квитанцій) на наймання житлового приміщення, бронювання місць у готелях та отримання побутових послуг із чіткою печаткою організації (штампом «оплачено»), фіскальним чеком або квитанцією до прибуткового касового ордера;
  • документи про отримання готівки з поточного рахунка (чек банкомата, копію видаткового ордера, довідки за встановленими формами, сліп, квитанцію торговельного термінала і т. д.) разом із невитраченим залишком готівки;
  • ксерокопії сторінок закордонного паспорта із прізвищем відрядженого працівника, відміками про перетин кордону та візою країни відрядження – у випадку відрядження працівника за кордон до країн, з якими встановлено візовий режим, та інші документи.

7. Гарантії та компенсації під час службових відряджень

7.1. Відповідно до ст. 121 КЗпП працівник має право на відшкодування витрат й отримання інших компенсацій у зв’язку зі службовими відрядженнями.

7.2. Працівникам, які направляються у відрядження, виплачуються добові за час перебування у відрядженні, відшкодовуються вартість проїзду до місця призначення й назад та витрати на наймання житлового приміщення в порядку й розмірах, установлених законодавством і затверджених підприємством.

7.3. За відрядженим працівником протягом усього часу відрядження зберігається місце роботи (посада).

7.4. Оплата праці працівнику, направленому в службове відрядження, здійснюється за всі робочі дні тижня за графіком, установленим за місцем постійної роботи, і відповідно до умов, визначених трудовим договором.

7.5. За бажанням відряджений, який працював у святковий і неробочий день, йому може бути наданий інший день відпочинку.

7.6. Якщо співробітник спеціально направлений для роботи у вихідні або святкові та неробочі дні, то компенсацію за ці дні виплачують згідно зі ст. 107 КЗпП – у подвійному розмірі погодинної або денної ставки.

7.7. У випадку тимчасової непрацездатності відрядженому працівнику на загальних підставах відшкодовуються витрати на наймання житлового приміщення (крім випадків, коли працівник перебуває на стаціонарному лікуванні) і виплачуються добові за весь час хвороби, поки за станом здоров’я він не зможе приступити до виконання покладеного на нього службового доручення або повернутися до місця постійного проживання, але не більш ніж за два місяці.

7.8. Тимчасова непрацездатність відрядженого працівника, а також неможливість за станом здоров’я повернутися до місця постійного проживання повинні бути засвідчені у встановленому порядку.

7.9. За період хвороби відрядженому працівнику на загальних підставах виплачується допомога з тимчасової непрацездатності. Дні хвороби не включаються в строк відрядження.

7.10. За час затримання у відрядженні без поважних причин зарплата працівнику не виплачується, добові та інші витрати не відшкодовуються.

<...>

Выводы

Работник направляется в командировку на основании приказа руководителя предприятия, который должен содержать: пункт назначения, наименование предприятия, куда направляется работник, цель и срок командировки, другие условия. Кроме того, в приказе можно установить как привилегии, так и ограничения по расходом для командированного работника. Продление или отмена командировок осуществляется на основании приказа руководителя предприятия. Для урегулирования вопросов, связанных с оформлением командировок, рекомендуем разработать Положение о служебных командировках.

Комментарии к материалу

Оформить подписку на раздел «Коммерция»

Надежные решения по бухучету, налогам и праву

810 грн. / квартал

Купить

Лучшие материалы

Документальное оформление командировки