Платежный терминал у предпринимателя: три правила учета операций

Из этой статьи вы узнаете: как оформить продажу товара и возврат денег через терминал, а также как заполнить книгу доходов.

Что можно сделать на практике: оформить внутреннюю инструкцию для продавцов по правильному документальному оформлению таких операций.

Предприниматель, установивший в своем магазине платежный терминал, должен придерживаться трех простых правил, чтобы правильно оформлять операции с использованием терминалов.

Правило первое: сохраняй первичные документы!

Прежде всего напомним, что предприниматель обязан хранить первичные документы, на основании которых он ведет учет доходов, расходов и других показателей, участвующих в определении объекта налогообложения (п. 44.1 Налогового кодекса, далее – НК).

Единщики первой, второй, третьей и пятой групп (неплательщики НДС) ведут Книгу учета доходов, вписывая в нее ежедневно в конце рабочего дня итоговую сумму доходов (пп. 296.1.1 НК). Единщики третьей и пятой групп (плательщики НДС) ведут Книгу учета доходов и расходов (пп. 296.1.2 НК). Формы книг утверждены приказом Минфина от 15.12.11 г. № 1637. Предприниматели на общей системе налогообложения ведут Книгу учета доходов и расходов по форме, утвержденной приказом Миндоходов от 16.09.13 г. № 481.

Денежные средства, полученные от реализации товаров при расчетах с использованием платежного терминала, – это доходы предпринимателя (п. 292.1 НК). Записи в соответствующей Книге надо делать на основании первичных документов: расчетных документов, выписок банка, квитанций терминала. В данном случае первичным является документ, подтверждающий продажу товаров (расчетный документ), который предприниматель обязан выдать покупателю по его требованию (п. 15 ст. 3 Закона от 06.07.95 г. № 265/95-ВР «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг», далее – Закон № 265; п. 11 ст. 8 Закона от 12.05.91 г. № 1023-XII «О защите прав потребителей»). Таким документом может быть товарный чек, содержащий обязательные реквизиты кассового чека, кроме фискального номера и надписи «фискальный чек» (п. 3.2 Положения, утвержденного приказом ГНАУ от 01.12.2000 г. № 614).

Кроме того, покупателю выдается один экземпляр: квитанции платежного терминала или слипа (если терминал не работал и пришлось использовать импринтер). Эти документы подтверждают списание денег с карточки покупателя. Второй экземпляр квитанции (слипа) после зачисления денег на текущий счет подшивается к банковским выпискам за соответствующую дату.

Квитанция (или слип) должна содержать следующие обязательные реквизиты: идентификатор эквайра (название банка) и субъекта хозяйствования (далее – СХ) (обычно – наименование СХ, адрес объекта торговли); идентификатор платежного терминала (обычно цифровой); дату и время осуществления операции; сумму и валюту операции; сумму комиссионного вознаграждения (как правило, банки ее указывают не на квитанциях, а в банковских выписках); реквизиты платежной карточки, допустимые правилами безопасности платежной системы (обычно – название платежной системы и четыре последние цифры номера карточки); вид операции (оплата или возврат), код авторизации (п. 7.7 Положения, утвержденного постановлением Правления НБУ от 30.04.10 г. № 223, далее – Положение № 223).

Правило второе: документально оформляй возврат денег покупателю!

Если покупатель возвращает товар, за который он расплатился с помощью платежной карточки, то продавец обязан вернуть ему деньги тоже «на карточку», то есть на его текущий счет в банке. Для этого надо провести операцию возврата через платежный терминал. При этом распечатывается квитанция с видом операции «возврат» и деньги зачисляются на карточку покупателя за счет денежных средств торговца (сроки и условия возврата денег торговцу оговариваются с банком в договоре эквайринга).

Возникает вопрос: можно ли в такой ситуации просто вернуть деньги наличными? Налоговые органы придерживаются того мнения, что возврат должен производиться в той же форме (безналичной, наличной), что и продажа, ссылаясь на абзац третий ст. 2 Закона № 265 (ОИР, категория 109.02).

Отдавать наличные не особенно выгодно и самому предпринимателю. Во-первых, нужной для возврата суммы может не оказаться в месте проведения расчетов, да и комиссионные за продажу в случае последующего возврата банк, как правило, не возвращает. Поэтому рекомендуем возвращать деньги за товар на карточку покупателя.

Правило третье: отражай в Книге учета всю сумму дохода!

Как известно, за проведение платежей от покупателей с использованием терминала банк взимает с предпринимателя комиссионное вознаграждение. Его размер и порядок списания со счета клиента банк обязан указать в договоре эквайринга (п. 5.4 Положения № 223). Обычно банк предпочитает так называемое договорное списание: комиссия списывается со счета клиента без подачи последним платежного поручения (п. 1.38 Закона от 05.04.01 г. № 2346-ІІІ «О платежных системах и переводе денежных средств в Украине»).

Предположим, покупатель заплатил продавцу с использованием платежной карточки 500 грн. Банковская комиссия составляет 1,5 % от суммы транзакции, то есть 7,50 грн. На текущий счет предпринимателя поступило 492,50 грн. (500,00 грн. – 7,50 грн.), то есть чистая сумма без комиссии. Какую сумму надо записать в Книгу доходов: 500 грн. или 492,50 грн.?

С одной стороны, доходом предпринимателя является доход, полученный в денежной (наличной и безналичной) форме; материальной и нематериальной форме (п. 292.1 НК). В нашем случае доход, подтвержденный первичными документами, составляет 500 грн.

С другой стороны, датой получения дохода является дата поступления средств в денежной (наличной или безналичной) форме. А на счет поступило 492,50 грн.

Так какую же сумму отражать в Книге?

Налоговые органы смотрят на проблему довольно лояльно: в ОИР, категория 107.04, они указывают, что доходом является сумма, поступившая на текущий счет (т. е. 492,50 грн. в нашем случае). Однако мы считаем, что правильно будет отражать в Книге доходов полную сумму выручки (без вычета комиссии), то есть 500 грн., поскольку именно такой доход получен предпринимателем. А тот факт, что из поступивших на текущий счет денежных средств удержана комиссия, является только формой расчета с банком за предоставленные услуги.

Ведь если налоговые органы изменят свое мнение (напомним: разъяснения в ОИР не имеют статуса официальных налоговых консультаций), то при проверке предпринимателю могут доначислить доходы. В результате может оказаться, что превышен допустимый объем для нахождения на едином налоге (на сумму неучтенных в доходах комиссий банка) – со всеми вытекающими отсюда последствиями. Поэтому рекомендуем отражать в Книге учета полную сумму выручки.

Также отметим, что сумма банковской комиссии является расходами для предпринимателей – плательщиков НДС и общесистемщиков и может быть указана в соответствующем разделе Книги доходов и расходов.

Иногда спрашивают: не является ли удержание комиссии из поступивших на счет предпринимателя средств взаимозачетом, который недопустим для единщиков?

Считаем, что нет, не является. Согласно п. 9.1 Инструкции, утвержденной постановлением Правления НБУ от 21.01.04 г. № 22, к расчетам, осуществляемым как зачет взаимной задолженности плательщиков, относятся расчеты, по которым взаимные обязательства должников и кредиторов погашаются в равнозначных суммах, и только по их разнице осуществляется платеж на общих основаниях. А в данном случае покупатель со своего текущего счета (в своем банке-эмитенте) посредством платежной карточки должен заплатить предпринимателю. Предприниматель должен заплатить банку-эквайру. Банк-эквайр не является должником предпринимателя в этой ситуации, поэтому и не существует встречных обязательств, которые взаимозачитываются.

РЕКОМЕНДАЦИИ

1. При расчетах за проданные товары с использованием платежных терминалов выдавайте покупателю один экземпляр квитанции и товарный чек (по требованию).

2. Оформляйте возвраты денежных средств через терминал.

3. Отражайте выручку от реализации в Книге доходов полностью (без вычета комиссии банка-эквайра). Это наиболее безопасный вариант.