Новый ДСТУ для оформления документов: отвечаем на ваши вопросы

С сентября этого года действует новый национальный стандарт – ДСТУ 4163:2020, касающийся правил оформления организационно-распорядительных документов. О новых требованиях мы уже подробно рассказывали на страницах нашего издания (см. «С 1 сентября предприятия оформляют кадровые и другие служебные документы по новому ДСТУ 4163:2020»). Однако применение этого документа на практике оказалось не таким простым. Появилась масса вопросов, которые вы задаете нам на консультационной линии. Мы обобщили ваши вопросы и подготовили на них ответы.

Вопросы – ответы

1. Наше предприятие начало применять новый стандарт оформления документов не сразу, поэтому нас интересует вопрос, какие меры ответственности могут быть применены в этом случае?

Для того чтобы ответить на этот вопрос, необходимо cначала разобраться, является ли применение ДСТУ 4163:2020 обязательным. Ведь если применение стандарта – дело добровольное, тогда и об ответственности речи быть не может.

Согласно ч. 2 ст. 23 Закона от 05.06.14 г. № 1315-VII «О стандартизации», национальные стандарты применяются на добровольной основе, кроме случаев, когда обязательность их применения установлена нормативно-правовыми актами.

2. Каким нормативно-правовым актом установлена обязательность применения национального стандарта в сфере делопроизводства?

Есть Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденные приказом Минюста от 18.06.15 г. № 1000/5 (далее – Правила № 1000/5).

В п. 11 гл. 1 разд. ІІ Правил № 1000/5 указано, что оформление реквизитов организационно-распорядительной документации должно соответствовать Национальному стандарту «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. ДСТУ 4163-2003», утвержденному приказом Госстандарта от 07.04.03 г. № 55.

Как видим, требование по применению национального стандарта в законодательстве есть, вот только ссылка дана на старый стандарт, который действовал до 01.09.21 г.

Полагаем, что в ближайшее время в Правила № 1000/5 будут внесены изменения. А пока это не сделано, об обязательности применения нового стандарта (ДСТУ 4163:2020) говорить рано. Значит, и ответственность за его неприменение пока применяться не должна. Ведь исходя из правил, установленных Законом № 1315, на данный момент мы все применяем новый стандарт в добровольном порядке.

3. А когда в Правила № 1000/5 будут внесены соответствующие изменения, тогда какая ответственность будет грозить предприятию за нарушение правил применения ДСТУ 4163:2020 (например, если один из реквизитов кадрового документа неправильно оформлен)?

Прямого указания на конкретные меры ответственности за такое нарушение в законодательстве вы не найдете. В КУоАП вопросам ответственности за нарушения в сфере стандартизации посвящена целая глава (гл. 13). Здесь предусмотрены штрафы за нарушение стандартов в различных отраслях и сферах хоздеятельности. Но в отношении делопроизводства ничего нет. Правда, есть ст. 188⁹ КУоАП, которая предусматривает ответственность за невыполнение законных требований должностных лиц центрального органа исполнительной власти, реализующего государственную политику в сфере стандартизации, метрологии и метрологической деятельности и технического регулирования. И если порассуждать, то теоретически возможна ситуация, когда орган стандартизации обнаружит несоблюдение предприятием национального стандарта, потребует устранить это нарушение, а если это требование не будет выполнено, тогда предприятию грозит штраф на основании ст. 188⁹ КУоАП. Но на практике такая ситуация маловероятна.

На заметку! В судебной практике суды обращают внимание на порядок оформления документов, являющихся доказательствами по делу, в частности когда эти документы подаются в заверенных копиях (см., например, постановление Кассационного хозяйственного суда Верховного Суда от 19.02.20 г., ЕГРСР, рег. № 87735731). Поэтому при оформлении копий документов, которые вы подаете в суд, придерживайтесь требований ДСТУ 4163:2020 для копий.

4. Если кадровые документы (приказы) будут оформлены с нарушением требований ДСТУ 4163:2020, могут ли органы Гоструда оштрафовать предприятие за это нарушение на основании ст. 265 КЗоТ?

Со стороны органов Гоструда тоже маловероятно применение штрафов. Ведь даже если кадровый приказ будет оформлен с нарушением требований ДСТУ 4163:2020, то это нарушение в сфере стандартизации. А ст. 265 КЗоТ предусматривает штрафы за нарушения трудового законодательства.

Поэтому даже если такой штраф будет применен органом Гоструда, то его вполне можно оспорить. Ну а чтобы избежать спорных моментов с контролирующими органами, мы советуем вам все же соб­людать добровольно требования ДСТУ 4163:2020, когда оформляете кадровые документы.

5. А обязательно ли придерживаться требований ДСТУ 4163:2020 при оформлении первичных бухгалтерских документов? Особенно если есть утвержденная типовая форма документа.

Вопрос спорный, но мы считаем, что не обязательно. Приведем наши аргументы.

Во-первых, в сфере бухучета приоритет имеют нормативные документы, регламентирующие эту сферу, а именно:

• Закон от 16.07.99 г. № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине»;
• Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88 (далее – Положение № 88).

Именно в этих нормативных актах приведены требования к первичным документам, в том числе к наличию в них обязательных реквизитов. И указания на необходимость применения к первичным документам правил национального стандарта, регламентирующего делопроизводство, в этих нормах нет.

Во-вторых, ДСТУ 4163:2020 распространяется на организационно-распорядительные документы, создаваемые в результате деятельности юрлиц (п. 1.1 ДСТУ 4163:2020), а именно:

• организационные (положения, уставы, должностные инструкции, штатные расписания и т. п.);
• распорядительные (постановления, решения, приказы, распоряжения);
• информационно-аналитические (акты, справки, докладные записки, пояснительные записки, служебные письма и т. п.).

Но можно ли первичные документы отнести к организационно-распорядительным?

Из определения первичного документа, приведенного в п. 2.1 Положения № 88, сделать однозначный вывод сложно. Там сказано, что первичные документы – это документы, созданные в письменной или электронной форме, которые содержат сведения о хозяйственных операциях, включая распоряжения и разрешения администрации (собственника) на их проведение.

А пока вопрос остается спорным, советуем при составлении первичных документов придерживаться требований ДСТУ 4163:2020 в добровольном порядке.

Однако если речь идет об утвержденной типовой форме документа и в эту форму не были внесены изменения в соответствии с национальным стандартом, тогда пользоваться нужно утвержденной типовой формой.