Расчет отпускных: порядок и нюансы

Как уйти в отпуск в 2019

Для кого эта статья: для работодателей, которые предоставляют ежегодные отпуска своим работникам.

Из статьи вы узнаете: как определить сумму оплаты отпуска с учетом всех нюансов исчисления.

Расчет средней зарплаты

Для оплаты времени ежегодных отпусков, дополнительных учебных отпусков, дополнительных отпусков работникам, имеющим детей, творческих отпусков или выплат компенсации за неиспользованные отпуска среднюю заработную плату исчисляют согласно Порядку исчисления средней заработной платы, утвержденному постановлением КМУ от 08.02.95 г. № 100 (далее – Порядок № 100).

Расчет несложный, но имеет ряд нюансов, которые следует учесть во время исчисления.

По общему правилу для определения суммы отпускных следует рассчитать среднедневную зарплату и умножить ее на количество дней отпуска.

В свою очередь, среднедневная зарплата определяется путем деления суммарного заработка за расчетный период на соответствующее количество календарных дней расчетного периода.

Итак, исчисление средней зарплаты состоит из нескольких этапов.

1. Определение расчетного периода

Исчисление средней зарплаты для оплаты отпусков осуществляется исходя из выплат за последние 12 календарных месяцев работы, предшествующих месяцу предоставления отпуска (абзац первый п. 2 Порядка № 100).

Пример 1
Работник, который отработал на предприятии больше года, идет в ежегодный отпуск с 12.06.17 г.

Расчетным периодом для оплаты отпуска в таком случае является: июнь 2016-го – май 2017 года.

Но часто случается так, что работник не отрабатывает на предприятии 12-месячного периода перед наступлением отпуска. Поэтому надо помнить:

• в случае если работник проработал на предприятии меньше года, средняя зарплата исчисляется исходя из выплат за фактическое время работы с 1-го числа месяца после оформления на работу до 1-го числа месяца, в котором предоставляется отпуск;
• в случае если работник не отработал ни одного полного месяца (с 1-го до 1-го числа), средняя зарплата исчисляется согласно абзацу второму п. 4 Порядка № 100, исходя из установленных ему в трудовом договоре тарифной ставки, должностного (месячного) оклада.

Учтите нюанс: если работник принят на работу не в первый календарный день месяца, но этот день является первым рабочим днем этого месяца по графику работы предприятия, то указанный месяц будет учитываться полностью во время исчисления средней зарплаты для работников, отработавших на предприятии меньше года (см. письмо Минсоцполитики от 06.10.14 г. № 493/ 18/99-14).

Пример 2
Работник-инвалид принят на работу 16.01.17 г. А с 10.07.17 г. он идет в отпуск на 24 календарных дня (далее – к. д.) на основании ч. 7 ст. 10 Закона от 15.11.96 г. № 504/96-ВР «Об отпусках» (далее – Закон № 504). Ведь инвалиды относятся к категории работников, которые могут получить отпуск полной продолжительности до окончания 6 месяцев в первый год работы на данном предприятии по их желанию.

В таком случае расчетным периодом для исчисления отпускных является фактическое время работы с 1-го числа месяца после оформления на работу до 1-го числа месяца, в котором предоставляется отпуск. То есть февраль – июнь 2017 года.

Пример 3
Работница принята на работу 15.05.17 г. С 03.07.17 г. она идет в декретный отпуск, но сперва хочет использовать свой ежегодный отпуск полной продолжительности – 24 к. д. на основании п. 1 ч. 7 ст. 10 Закона № 504 с 08.06.17 г. (28.06.17 г. День Конституции Украины не учитывают в продолжительности отпуска).

Итак, в этой ситуации расчетного периода для исчисления отпускных нет (полный месяц с 1-го до 1-го числа). Поэтому среднюю заработную плату исчисляют согласно абзацу третьему п. 4 Порядка № 100 – исходя из установленной в трудовом договоре тарифной ставки (должностного оклада).

Из расчетного периода исключают время, в течение которого работник согласно действующему законодательству или по другим уважительным причинам не работал и за ним не сохранялся заработок или сохранялся частично, в частности:

• время пребывания в отпусках без сохранения заработной платы согласно ст. 25, 26 Закона № 504;
• время простоя не по вине работника с выплатой 2/3 среднего заработка;
• работа по независящим от работников причинам в режиме неполной рабочей недели, в частности если приказом по предприятию работники отдела, цеха и т. п. были переведены на работу на условиях неполной рабочей недели в связи с невозможностью обеспечить их работой в течение нормальной продолжительности рабочей недели (см. письмо Минтруда и соцполитики от 25.05.09 г. № 294/13/84-09);
• период отпуска по уходу за ребенком до достижения им трехлетнего возраста, при наличии медицинского заключения – шестилетнего возраста.

Учтите нюанс: если в периоде, когда работник не работал по уважительным причинам, но ему были осуществлены зарплатные выплаты (например, премия), то календарные дни и выплаты, которые проводились в течение такого месяца, включают в расчет средней зарплаты для оплаты отпусков (см. письмо Минтруда от 20.12.07 г. № 929/13/ 84-07).

2. Определение количества календарных дней в расчетном периоде

Для определения количества календарных дней в расчетном периоде нужно:

• суммировать все календарные дни расчетного периода;
• вычесть все праздничные и нерабочие дни, которые приходятся на расчетный период, определенные ст. 73 КЗоТ;
• вычесть дни, в течение которых работник согласно законодательству или по другим уважительным причинам не работал и за ним не сохранялся заработок или сохранялся частично.

Пример 4
Расчетный период для исчисления отпускных: февраль – май 2017 года. В течение расчетного периода работник находился в отпуске без сохранения зарплаты 7 к. д. и 2 к. д. у него был простой не по его вине, который оплачен в размере 2/3 среднего заработка.

Итак, количество календарных дней в расчетном периоде, которые будут принимать участие в расчете средней зарплаты составляет:

120 к. д. – 5 к. д. – 7 к. д. –
– 2 к. д. = 106 к. д.,

где           120 к. д. – количество календарных дней в расчетном периоде;
                5 к. д. – праздничные дни в расчетном периоде;
                7 к. д. – отпуск без сохранения зарплаты;
                2 к. д. – простой.

3. Определение совокупного дохода за расчетный период

Подытоживая заработок для исчисления средней зарплаты, следует включать выплаты, предусмотренные п. 3 Порядка № 100. А именно:

• основную заработную плату (во время определения выплат руководствуются Инструкцией по статистике заработной платы, утвержденной приказом Госстата от 13.01.04 г. № 5);
• доплаты и надбавки (за сверхурочную работу и работу в ночное время; совмещение профессий и должностей; расширение зон обслуживания или выполнение повышенных объемов работ рабочими-повременщиками; высокие достижения в труде (высокое профессиональное мастерство); условия труда; интенсивность труда; руководство бригадой, выслугу лет и прочие);
• производственные премии и премии за экономию конкретных видов топлива, электроэнергии и тепловой энергии;
• вознаграждение по итогам работы за год и выслугу лет;
• выплаты за время, в течение которого работнику сохраняется средний заработок (за время предыдущего ежегодного отпуска, выполнение государственных и общественных обязанностей, служебной командировки и т. п.);
• пособие в связи с временной нетрудоспособностью;
• пособие по беременности и родам и т. п. (см. письмо Минсоцполитики от 17.06.11 г. № 190/13/116-11).

Учтите нюанс: все выплаты включаются в расчет средней заработной платы в том размере, в котором они начислены, без вычета сумм отчислений на налоги, взыскание алиментов и т. п., за исключением отчислений из заработной платы лиц, осужденных по приговору суда на исправительные работы без лишения свободы.

Премии включаются в заработок того месяца, на который они приходятся, согласно расчетной ведомости на заработную плату. А разовое вознаграждение по итогам работы за год и за выслугу лет включается в средний заработок путем прибавления к заработку каждого месяца расчетного периода 1/12 вознаграждения, начисленного в текущем году за предыдущий календарный год.

Выплаты, которые не учитываются во время исчисления средней зарплаты для оплаты отпусков, приведены в п. 4 Порядка № 100. Среди них разовые выплаты, в частности матпощь, выходное пособие, выплаты за выполнение отдельных поручений, компенсационные выплаты на командировку, переводы и за несвоевременную выплату зарплаты, дотации, выплаты, связанные с юбилейными датами, зарплата по совместительству и т. п.

4. Корректировка среднего заработка

В случае повышения тарифных ставок и должностных окладов на предприятии, в учреждении, организации согласно актам законодательства, а также по решениям, предусмотренным в коллективных договорах (соглашениях), как в расчетном периоде, так и в периоде, в течение которого за работником сохраняется средний заработок, заработная плата, включая премии и другие выплаты, которые учитываются при исчислении средней заработной платы, за промежуток времени до повышения корректируются на коэффициент их повышения (п. 10 Порядка № 100).

Коэффициент, на который нужно корректировать выплаты, включенные в заработок для исчисления средней зарплаты, рассчитывается путем деления тарифной ставки (оклада), установленного работнику после повышения, на тарифную ставку (оклад), которую он имел до повышения.

Учтите нюанс: если изменения тарифной ставки (должностного оклада) работника происходят в связи с присвоением более высокого разряда, переводом на другую вышеоплачиваемую работу (должность) и т. п., а также если в расчетном периоде или периоде, в течение которого за работником сохраняется средний заработок, на предприятии произошло повышение тарифных ставок (окладов) только отдельной категории работников, корректировка среднего заработка не осуществляется (см. письмо Минтруда и соцполитики от 03.08.05 г. № 18-441-1).

На хозрасчетных предприятиях и в организациях корректировка заработной платы и других выплата производится с учетом их финансовых возможностей.

5. Определение среднедневной зарплаты

Чтобы определить среднедневную зарплату для оплаты отпусков, нужно поделить суммарный заработок за расчетный период на соответствующее количество календарных дней расчетного периода.

Расчет суммы оплаты отпуска

Определив среднюю зарплату, можем рассчитать сумму оплаты отпуска. Для этого среднедневную зарплату умножаем на количество календарных дней отпуска.

Пример 5
Работник принят на работу 16.05.16 г., а с 12.07.17 г. он идет в ежегодный основной отпуск на 24 к. д. В течение работы на предприятии работнику начислялась зарплата исходя из должностного оклада – 5 000 грн. и ежемесячная производственная премия – 600 грн. Кроме того, в мае 2017 года ему выплачивалась разовая матпомощь в связи с семейными обстоятельствами в размере 2 000 грн.
С 12 до 16 июня 2017 года работник находился на больничном 5 к. д. За это время ему оплачен больничный в сумме 960 грн. Зарплата за июнь – 2 850 грн.

Расчетный период для исчисления отпускных: июль 2016-го – июнь 2017 года. Количество календарных дней в расчетном периоде 354 к. д. (365 к. д. – 11 к. д.).

Производственная премия, которая имеет систематический характер и относится к фонду дополнительной зарплаты (пп. 2.2.2 Инструкции № 5), принимает участие в расчете средней зарплаты в составе совокупного заработка (п. 3 Порядка № 100). Также включается в расчет пособие по временной нетрудоспособности (абзац четвертый п. 3 Порядка № 100).

Не включают в расчет разовую помощь в размере 2 000 грн, выплаченную в мае 2017 года (пп. «б» п. 4 Порядка № 100).

Итак, совокупный заработок за расчетный период составляет:

5 000 грн. х 11 мес. + 600 х 12 мес. +
+ 960 грн. + 2 850 грн. = 66 010 грн.

Среднедневная зарплата составляет:

66 010 грн : 354 к. д. = 186,47 грн.

Сумма отпускных за 24 к. д. ежегодного отпуска:

186,47 грн. х 24 к. д. = 4 475,28 грн.

И напоследок напомним, что отпускные должны быть выплачены работникам за три дня до начала отпуска (ч. 3 ст. 115 КЗоТ, ч. 1 ст. 21 Закона № 504).