Новогодние подарки за средства предприятия: отражаем в учете

Из этой статьи вы узнаете: как задокументировать и отразить на счетах бухучета выдачу новогодних подарков работникам предприятия и их детям, а также другим физлицам-неработникам.

Приближается Новый год, и предприятия начинают планировать обеспечение подарками работников, их детей и т. п. Итак, как правильно делать добрые дела, чтобы в канун новогодних праздников и работники чувствовали, что работают на благодарного работодателя, и бухгалтеры были уверены в своих учетных действиях? Начнем с прописной бухгалтерской истины, которая актуальна и для учета новогодних расходов: факт осуществления предновогодних расходов, а также их связь с хоздеятельностью предприятия должны быть подтверждены документально.

Оформляем приобретение и предоставление подарков

Основанием для осуществления хозяйственных операций, которые подлежат отражению в бухгалтерском учете, являются распорядительные документы руководства.

Поэтому для закупки новогодних подарков в первую очередь оформляется приказ руководителя по предприятию. Здесь прописываются все существенные требования относительно порядка закупки и выдачи подарков, в частности определяется ответственное лицо, стоимостный предел подарков, место закупки подарков и порядок их выдачи и т. п. (см. образец 1).

________

* Для закупки подарков целесообразно составить смету (на основании перечня подарков, их количества и стоимости). Кстати, в 2017 году подарок, который не облагается НДФЛ и военным сбором, в расчете на месяц стоит 800 грн. Подробнее об этом – см. в консультации «Новогодние подарки и корпоративы: НДФЛ, ЕСВ».
** Целесообразно составить отдельный список на детей согласно копиям свидетельств о рождении детей (или копиям паспортов). До какого возраста лицо считается ребенком, определено ст. 6 Семейного кодекса – до 18 лет. При этом предприятие может самостоятельно установить ограничение на возраст детей, которым будут выдаваться подарки.

На предприятии работает только директор: нужен ли приказ о предоставлении новогодних подарков?

Составлять или не составлять распорядительный документ, не зависит от того, сколько работников трудится на предприятии. Ведь в соответствии с внутренними нормативными и уставными документами предприятия полномочия по изданию приказов закрепляются за руководителем предприятия. Поэтому в любом случае издавать приказ нужно – это будет дополнительным подтверждением связи понесенных расходов с хоздеятельностью.

Конечно, в нашей ситуации должна быть несколько другая формулировка распорядительной части приказа (например: «1. Составить список всех работников предприятия и их детей, которым по состоянию до 01.01.18 г. не исполнится 18 лет...»). А контроль за его выполнением возлагается на директора.

Первичным документом, подтверждающим закупку подарков по безналичному расчету, будет банковская выписка из счета. Если имел место наличный расчет, доверенное на покупку подарков лицо предоставляет авансовый отчет, к которому прилагает накладные, кассовые или товарные чеки, квитанции и т. п.

Раздача подарков осуществляется по ведомости согласно утвержденному списку под подпись работников, где указываются Ф. И. О. работников (с указанием регистрационного номера учетной карточки налогоплательщика) и их детей, число, месяц и год рождения детей.

В случае необходимости можно также указывать и регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика – ребенка, если такой есть (тогда налогообложение стоимости подарков для работников и детей будет осуществляться отдельно – см. в консультации «Новогодние подарки и корпоративы: НДФЛ, ЕСВ») (см. образец 2).

Образец 2

После раздачи подарков оформляется акт на списание подарков (произвольной формы на основании ведомости).

Отражаем на счетах бухучета

Приобретенные подарки целесообразно оприходовать на субсчет 209 «Прочие материалы» по первоначальной стоимости, которая формируется из таких расходов (п. 9 П(С)БУ 9 «Запасы»):

• сумм, уплаченных поставщику (продавцу) согласно договору, за вычетом НДС;
• транспортно-заготовительных расходов.

Дальше нужно определиться со статусом подарка: можно ли его считать поощрением в составе зарплаты, или расценивать как дополнительное благо, предоставленное работнику?

Дополнительное благо — это денежные средства, материальные или нематериальные ценности, услуги, прочие виды дохода, которые выплачиваются (предоставляются) налогоплательщику налоговым агентом, если такой доход не является зарплатой и не связан с исполнением обязанностей трудового найма или не является вознаграждением по гражданско-правовым договорам (соглашениям), заключенным с таким налогоплательщиком (пп. 14.1.47 Налогового кодекса, далее – НК).

Поэтому если подарок предоставляется по результатам работы или за высокие показатели в работе, он будет связан с исполнением трудовых обязанностей и будет подпадать под определение зарплаты. А дополнительным благом может быть подарок, предоставление которого не предусмотрено коллективным или трудовым договором и который предоставляется как разовая помощь или благо.

В нашей ситуации работникам предоставляют подарки как дополнительные благо, то есть его предоставление никоим образом не связано с исполнением трудовых обязанностей и не предусмотрено колдоговором.

Поскольку такой доход работника в виде подарков можно персонифицировать, то его следует провести через субсчет 663 «Расчета по другим выплатам», на котором учитывают выплаты, не от-носящиеся к фонду оплаты труда. Это дает возможность провести начисление и удержание НДФЛ и военного сбора (далее – ВС). Следовательно:

начисление такого дохода отразится проводкой Дт 949 «Прочие расходы операционной деятельности» (или 96 «Прочие расходы» – если предприятие использует Упрощенный план счетов) – Кт 663. Датой расходов является отчетный период, в котором они были осуществлены (дата, указанная в актах на списание подарков) (п. 7 П(С)БУ 16 «Расходы»);

выдача подарков работникам и их детям – Дт 663 – Кт 209.

Важно: поскольку начисление (предоставление) работникам дохода в виде подарка, который имеет неденежную форму, осуществляется за счет собственных средств работодателя, именно он как налоговый агент за свои средства может по желанию уплатить НДФЛ и ВС из стоимости подарка, перечислив их сумму в соответствующий бюджет. Тогда в Дт 949 будет сумма, которая превышает учетную стоимость подарка, поскольку на этот счет в этом случае целесообразно списать и начисление НДФЛ и ВС. Также на Дт 949 начислят налоговые обязательства по НДС согласно п. 185.1 НК (см. пример ниже).

Однако на практике чаще всего НДФЛ и ВС от стоимости предоставленного работникам подарка платят за счет их зарплаты. Соответственно на счетах бухучета такое содержание отражают записями: Дт 661 – Кт 641/НДФЛ, 641/ВС.

Отметим: бухгалтерский доход (на счетах 7-го класса) в случае безвозмездной раздачи новогодних презентов не возникает в принципе. Ведь не выполняются критерии его признания – в результате такой операции не увеличиваются экономические выгоды предприятия (п. 5, 8 П(С)БУ 15 «Доход»).

Все бухгалтерские проводки и расчеты, связанные с предоставлением подарка, покажем на условном примере.

Пример
В декабре 2017 года работодатель (плательщик единого налога четвертой группы, плательщик НДС) предоставил работникам подарки в неденежной форме. В частности, Куриленко Петру Ивановичу выданы два подарка: один (планшет) — для него, стоимостью 1 500 грн. (без НДС), второй (новогодний подарочный набор конфет) — для его ребенка, стоимостью 200 грн. (без НДС). Базой налогообложения будет совокупная стоимость подарков (работника и его ребенка), уменьшенная на 800 грн. Сумма НДФЛ и ВС включена в прочие расходы операционной деятельности, то есть оплачиваются за счет предприятия (Дт 949).

Бухгалтерский учет будет таким.

(грн.)

Подарки неработникам предприятия (собственникам земельных паев)

Приобретение и выдача подарков неработникам предприятия (собственникам земельных паев) оформляется в аналогичном порядке, приведенном выше.

Нужно ли с физлицами-неработниками предприятия оформлять договора дарения?

Считаем, что этого делать не нужно. Ведь с позиции обложения НДФЛ и ВС подарок неработнику – это его дополнительное благо (пп. 14.1.47 НК) без каких-либо условий. Исключением является разве что подарок в виде недвижимого имущества, поскольку оно подлежит госрегистрации вещных прав, а также транспортных средств, относительно которых обязательна государственная регистрация.

А для бухучета расчетов с такими физическими лицами будет применяться счет 377 «Расчеты с другими дебиторами» (вместо субсчета 663). В частности, следует формировать следующие проводки:

• Дт 949 – Кт 377 – на сумму дохода физического лица в размере учетной стоимости подарка;
• Дт 377 – Кт 641/НДФЛ (641/ВС) – на сумму надлежащих налогов и сборов с одновременным списанием на расходы на сумму надлежащих налогов и сборов (с одновременным списанием на расходы, т. е. Дт 949 – Кт 377 – если указанные налоги оплачивает предприятие собственными средствами);
• Дт 377 – Кт 209 – на учетную стоимость выданного физическому лицу подарка;
• Дт 949 – Кт 641/НДС – в сумме налогового обязательства по НДС согласно п. 198.5 НК;

Выводы

1. Для надлежащего документирования операций по приобретению и выдаче новогодних подарков необходимы: списки физических лиц и их детей согласно копиям свидетельств о рождении детей (или копиям паспортов); смета расходов на приобретение подарков (следует указать перечень и количество подарков, которые будут раздаваться); соответствующий приказ руководителя о закупке и раздаче подарков в связи с праздниками; соответствующие документы, подтверждающие понесенные расходы на приобретение подарков (приходные накладные, авансовые отчеты, доверенности, товарные и кассовые чеки и т. п.); ведомость на выдачу подарков с подписями получателей; акт на списание розданных подарков (его может составить постоянно действующая комиссия предприятия на списание ТМЦ).

2. Для отражения операций с новогодними подарками применяют следующие счета бухучета: 209 – для учета наличия и движения подарочных наборов; 663 – для бухгалтерского отражения расчетов с работниками по выданным подаркам; 377 – для отражения операций с подарками для неработников предприятия; 949 – для учета всех расходов, связанных с предоставлением подарков.

Читайте также «Новогодние подарки и корпоративы: обложение НДС и налогом на прибыль»