Годовая инвентаризация – 2017: что нужно знать

20.09.2017 64153 0 11

Акценты статьи:

правила организации и проведения инвентаризации;
требования к инвентаризационным документам;
ответственность за организацию и проведение годовой инвентаризации.

Обязательность годовой инвентаризации

Как известно, инвентаризация активов и обязательств – это предусмотренный законом способ их проверки и документального подтверждения, необходимый для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и финансовой отчетности (п. 6 ст. 145 Хозяйственного кодекса; п. 1 ст. 10 Закона от 16.07.99 г. № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине», далее – Закон № 996).

Во время инвентаризации активов и обязательств проверяют и документально подтверждают их наличие, состояние, соответствие критериям признания и оценку. Поэтому проведение инвентаризации является обязательным перед составлением годовой финотчетности. Ведь это предусмотрено нормами:

ч. 1 ст. 10 Закона № 996;
п. 7 разд. І Положения об инвентаризации активов и обязательств, утвержденного приказом Минфина от 02.09.14 г. № 879 (далее – Положение № 879);
п. 12 Порядка представления финансовой отчетности, утвержденного постановлением КМУ от 28.02.2000 г. № 419.

Поэтому ежегодно все предприятия обязаны проводить инвентаризацию своих активов и обязательств.

Основными нормативными документами, которыми следует руководствоваться сельхозпредприятиям при проведении инвентаризации и оформлении ее результатов, являются:

Положение № 879;
Инструкция о порядке приема, транспортировки, хранения, отпуска и учета нефти и нефтепродуктов на предприятиях и организациях Украины, утвержденная совместным приказом Минтопливэнерго, Минэкономики, Минтранссвязи, Госпотребстандарта от 20.05.08 г. № 281/171/578/155;
Методические рекомендации по инвентаризации основных средств, нематериальных активов, товарно-материальных ценностей, денежных средств, расчетов и незавершенного производства сельскохозяйственных предприятий из приложения к письму Минагрополитики от 04.12.03 г. № 37-27-12/14023 (далее – Методрекомендации № 14023).

Объекты инвентаризации

Годовая инвентаризация должна быть сплошной (п. 6 разд. 1 Положения № 879). То есть инвентаризацией охватываются все виды обязательств и все активы предприятия независимо от их местонахождения, в том числе предметы, которые переданы в прокат, аренду или находятся на реконструкции, модернизации, консервации, в ремонте, запасе или резерве независимо от технического состояния.

Проверке также подлежат активы и обязательства, которые учитываются на забалансовых счетах, в частности ценности, которые не принадлежат предприятию, но временно находятся в его пользовании, распоряжении или на хранении (объекты оперативной (операционной) аренды основных средств, материальные ценности на ответственном хранении, переработке, комиссии, монтаже), условные активы и обязательства (непредвиденные активы и обязательства) предприятия (залоги, гарантии, обязательства и т. п.), бланки документов строгой отчетности, прочие активы.

Сроки проведения

По общему правилу, установленному п. 10 разд. І Положения № 879, инвентаризацию следует провести в трехмесячный срок до даты годового баланса, то есть с 1 октября до 31 декабря 2017 года включительно. Однако есть еще рекомендованные Минагрополитики сроки для проведения инвентаризации специфических для сельхозпредприятия активов. Систематизируем их в табл. 1.

Таблица 1. Сроки и периодичность проведения годовой инвентаризации активов и обязательств

№ п / п	Объект инвентаризации	Срок проведения	Периодичность проведения
1	2	3	4
Согласно Положению № 879 (п. 10 разд. І)
1	Земельные участки, здания, сооружения, другие объекты недвижимости	В течение трех месяцев до даты годового баланса (с 1 октября до 31 декабря)	Один раз в три года*
2	Необоротные активы (кроме незавершенных капитальных инвестиций и объектов основных средств, которые на дату инвентаризации будут находиться за пределами предприятия)		Ежегодно
3	Запасы (кроме незавершенного производства, полуфабрикатов и материальных ценностей, которые на дату инвентаризации будут находиться за пределами предприятия), текущие биологические активы)
4	Текущие биологические активы
5	Дебиторская и кредиторская задолженность
6	Доходы и расходы будущих периодов
7	Прочие обязательства
8	Незавершенные капитальные инвестиции	В течение двух месяцев до даты годового баланса (с 1 ноября до 31 декабря)	Ежегодно
9	Незавершенное производство
10	Полуфабрикаты
11	Финансовые инвестиции
12	Денежные средства
13	Средства целевого финансирования
14	Обеспечения
15	Расчеты с бюджетом
16	Отчисления с ЕСВ
17	Объекты основных средств, в частности автомобили, речные и морские суда, которые отбывают в продолжительные рейсы	До их временного выбытия, но до даты баланса	Ежегодно
18	Прочие ТМЦ, которые находятся за пределами предприятия на дату проведения инвентаризации	До их временного выбытия, но до даты баланса	Ежегодно
19	Инструменты, приспособления, инвентарь	В течение двух месяцев до даты годового баланса (с 1 ноября до 31 декабря)	В течение 3 лет в объеме более 30 % объектов ежегодно
20	Библиотечные фонды**	По решению руководителя может проводиться в течение года согласно установленному графику	Ежегодно
21	Драгоценные металлы в оборудовании, приборах	Одновременно с такими активами	Ежегодно
Согласно п. 1.4 Методрекомендаций № 14023
22	Незавершенное производство в растениеводстве	По состоянию на 1 ноября следует провести инвентаризацию	Ежегодно
23	Продукция сельхозпроизводства (за исключением кормов, семян, кожеи мехосырья, готовых изделий, продукции промышленных и других производств и хозяйств)	Не позже 1 декабря	Ежегодно
24	Корма
25	Семена
26	Минеральные и органические удобрения
27	Гербициды, пестициды и другие средства защиты растений
28	Полуфабрикаты собственного производства	Перед составлением годовых отчетов на 31 декабря	Ежегодно
29	Незавершенное производство в промышленных, вспомогательных, других производствах и хозяйствах
30	Взрослый продуктивный и рабочий скот
31	Молодняк животных, животные на откорме
32	Птица, кролики, звери
33	Плодовые и ягодные питомники и насаждения	До наступления зимы (в IV квартале)	Ежегодно
34	Пчелосемьи	Осенью	Ежегодно
* Это правило не распространяется на недвижимое имущество госпредприятий, их объединений, учреждений и организаций, в т. ч. то, что передано в аренду, концессию, и госимущество, которое не вошло в уставный капитал хозяйственных организаций, созданных в процессе приватизации и корпоратизации. Их инвентаризацию проводят согласно Методике проведения инвентаризации объектов государственной собственности, утвержденной постановлением КМУ от 30.11.05 г. № 1121, и Положению об инвентаризации имущества государственных предприятий, которые приватизируются (корпоратизируются), а также имущества государственных предприятий и организаций, которое передается в аренду (возвращается по окончании срока действия договора аренды или его расторжения), утвержденного постановлением КМУ от 02.03.93 г. № 158. ** При наличии объема библиотечных фондов от 100 до 500 тыс. единиц инвентаризация может проводиться в течение 5 лет с охватом ежегодно не менее 20 % единиц, а свыше 500 тыс. единиц — в течение 10 лет с охватом ежегодно не менее 10 % единиц.

Кто занимается инвентаризацией

Для проведения инвентаризации на предприятии создается инвентаризационная комиссия согласно распорядительному документу руководителя. Это может быть приказ или распоряжение (п. 1 разд. ІІ Положения № 879), в котором также утверждаются объекты, периодичность и сроки проведения инвентаризации (п. 3 разд. ІІ Положения № 879).

В инвентаризационную комиссию следует включить (п. 1 разд. II Положения № 879):

представителей аппарата управления предприятия;
работников бухгалтерской службы (представителей аудиторской фирмы, централизованной бухгалтерии, субъекта предпринимательской деятельности – физического лица, которое осуществляет ведение бухгалтерского учета на предприятии на договорных началах);
опытных работников предприятия, которые знают объект инвентаризации, цены и первичный учет (инженеров, технологов, механиков, исполнителей работ, товароведов, экономистов, бухгалтеров и т. п.).

По решению руководителя предприятия в состав инвентаризационной комиссии могут быть включены члены ревизионной комиссии хозяйственного общества.

Если из-за большого объема работ одна комиссия не может обеспечить проведение инвентаризации, то для непосредственного проведения инвентаризации в местах хранения и производства создают рабочие инвентаризационные комиссии. Требования к их составу изложены в п. 2.1 разд. ІІ Положения № 879. Также могут быть включены члены инвентаризационной комиссии.

В таком случае функции комиссий разграничивают (п. 2.5 разд. ІІ Положения № 879) следующим образом:

Таблица 2. Функции инвентаризационной и рабочих инвентаризационных комиссий

№ п / п	Инвентаризационная комиссия	Рабочая инвентаризационная комиссия
1	2	3
1	Организует проведение инвентаризаций	Осуществляет инвентаризацию активов в местах хранения и производства
2	Осуществляет инструктаж членов рабочих инвентаризационных комиссий	Принимает участие вместе с бухгалтерской службой в определении результатов инвентаризации и разрабатывает предложения по зачету недостач и излишков по пересортице, а также по списанию недостач в пределах норм естественной убыли
3	Осуществляет контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций, а также выборочные инвентаризации активов и обязательств по решению руководителя предприятия	Оформляет протокол с указанием в нем информации, которая требуется для составления протокола инвентаризационной комиссии
4	Проверяет правильность определения инвентаризационных разниц, обоснованность предложений по зачету пересортицы ценностей во всех местах их хранения
5	Проводит повторную инвентаризацию в случае установления серьезных нарушений правил проведения инвентаризации и в других случаях по решению руководителя предприятия
6	Рассматривает причины выявленных недостач и потерь от порчи активов, формирует предложения по зачету вследствие пересортицы, списанию недостач в пределах норм естественной убыли, а также сверхурочных недостач и потерь от порчи ценностей с указанием причин и принятых мер по предотвращению таких потерь и недостач и отражает соответствующую информацию в протоколе

Инвентаризационную комиссию возглавляет руководитель предприятия (его заместитель) или руководитель структурного подразделения предприятия, уполномоченный руководителем предприятия. Это может быть и главный бухгалтер. Обратите внимание: запрещается назначать председателем рабочей инвентаризационной комиссии для проверки активов, которые находятся на ответственном хранении у одних и тех же материально ответственных лиц (далее – МОЛ), одного и того же работника два года подряд (п. 2.4 разд. ІІ Положения № 879).

МОЛ в состав инвентаризационной комиссии не включают, поскольку они являются лицами, которые проверяются (п. 2.4 разд. ІІ Положения № 879). Однако МОЛ обязаны присутствовать во время проверки (п. 1 разд. II Положения № 879): они дают в инвентаризационной описи расписки о том, что до начала инвентаризации все приходные и расходные документы на активы сданы в бухгалтерию, что все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны. Кроме того, по необходимости МОЛ должны предоставлять письменные объяснения (в случае выявления недостачи, порчи ценностей, которые находятся на ответственном хранении).

В п. 1 разд. ІІ Положения № 879 предусмотрено, что инвентаризация проводится полным составом инвентаризационной комиссии и в присутствии МОЛ. Поэтому если член инвентаризационной комиссии не может по определенным причинам принять участие в ее работе, он должен быть заменен (в состав комиссии должны быть внесены изменения).

В письме Минфина от 15.12.03 г. № 31-04200-30-23/191 указано, что руководитель предприятия или другое должностное лицо, которое утвердило состав инвентаризационной комиссии, соответствующим распорядительным документом может осуществить замену председателя инвентаризационной комиссии в случае, если отсутствие ранее назначенного председателя вызвано, в частности, его болезнью, командировкой.

Кроме того, согласно п. 18 разд. ІІ Положения № 879 ответственность за полноту и точность внесения в инвентаризационные описи данных о фактических остатках имущества, материальных ценностей, денежных средств и документов, ценных бумаг и задолженности в расчетах несут все члены рабочих инвентаризационных комиссий.

В штате предприятия числится один человек – директор. Как в таком случае провести инвентаризацию?

Прямых распоряжений для подобной ситуации законодательство не дает. Однако среди форм ведения бухучета на предприятии законодательством предусмотрено и самостоятельное ведение бухгалтерского учета и составление отчетности непосредственно собственником или руководителем предприятия (ч. 3, 4 ст. 8 Закона № 996). Поэтому наличие в штате единственного работника не освобождает предприятие от обязанности проведения инвентаризации. Но мы считаем: если на предприятии работает только один руководитель, то вполне вероятно, что инвентаризационная комиссия будет состоять только из него. В письме Минфина от 27.05.14 г. № 31-08410-0-29/12918 находим подтверждение: в такой ситуации руководитель предприятия может утвердить соответствующим распорядительным документом состав постоянно действующей комиссии из одного человека или включить в комиссию специалистов, нанятых по гражданско-правовому договору.

Порядок проведения

Любая инвентаризация, в том числе и годовая, состоит из нескольких этапов (см. табл. 3).

Таблица 3. Этапы инвентаризации

№ п / п	Этап инвентаризации	Характеристика
1	2	3
1	Организационный	Издается соответствующий приказ (распоряжение) о проведении годовой инвентаризации, в котором отражаются основные организационные моменты, касающиеся процедуры, а именно: сроки начала и окончания, объекты инвентаризации, места проведения, состав инвентаризационной комиссии, которая непосредственно занимается проверкой, и т. п. Перед началом проведения инвентаризации членам инвентаризационной комиссии вручается приказ (распоряжение), а председателям – также контрольный пломбиратор
2	Подготовительный	До начала инвентаризации: – проверяется исправность всех весоизмерительных приборов; – завершается обработка всех документов по движению активов и формируются последние на момент проведения инвентаризации реестры приходных и расходных документов или отчетов о движении активов; – определяются остатки на дату инвентаризации; – активы группируются, рассортировываются и раскладываются по названиям, сортам, размерам в порядке, удобном для подсчета; – председатель инвентаризационной комиссии (рабочей комиссии) визирует все приходные и расходные документы, которые прилагаются к реестрам (отчетам), с записью «До инвентаризации на (дата)»; – бухгалтерия на основании завизированных председателем комиссии документов определяет остаток активов на начало инвентаризации по данным учета; – МОЛ предоставляются в инвентаризационных описях расписки о том, что до начала инвентаризации все приходные и расходные документы на активы сданы в бухгалтерию, все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны
3	Проверка фактического наличия	Это главный этап инвентаризации, в ходе которого проверяется наличие материальных ценностей, их состояние, порядок хранения: – комиссия в присутствии МОЛ определяет фактическое наличие активов путем обязательного подсчета, перевеса, обмера; – все сведения об объектах проверки инвентаризационная комиссия отражает в инвентаризационных описях (актах инвентаризации); – инвентаризационные описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии (рабочей инвентаризационной комиссии) и МОЛ; – в конце инвентаризационной описи МОЛ дает расписку, которая подтверждает: проведение проверки в их присутствии; отсутствие претензий к работе комиссии; прием на ответственное хранение перечисленных в описи активов. Если инвентаризацию в помещении невозможно завершить за один день, председатель комиссии должен оставить в этом помещении инвентаризационную опись и опечатать его пломбиратором
4	Сопоставление фактического наличия с данными бухучета	После окончания проверки: – оформленные инвентаризационные описи (акты инвентаризации) передают в бухгалтерию; – бухгалтерия проверяет все подсчеты. На последней странице делается отметка о проверке цен, таксировке и подсчетах результата за подписями лиц, проводивших проверку; – результаты инвентаризации сверяются с данными бухучета. Для этого данные бухучета проставляют напротив соответствующих данных инвентаризационных описей. И путем сопоставления определяют расхождения между данными инвентаризации и бухучета; – в случае выявления расхождений (излишков, недостач, пересортиц) составляют сличительные ведомости
5	Анализ и оформление результатов	На этом этапе обобщаются результаты инвентаризации: – инвентаризационная комиссия на своем заседании рассматривает все документы, которые у нее есть, составляет заключения и принимает соответствующие решения; – итоги заседания оформляются протоколом, который утверждается руководителем предприятия в 5-дневный срок; – утвержденные результаты инвентаризации отражаются в бухучете предприятия в месяце ее окончания, но не позже декабря отчетного года; – при необходимости работников предприятия, виновных в недостаче или порче ценностей, привлекают к материальной ответственности

Формы инвентаризационных документов и правила их оформления

Положение № 879 не устанавливает типовых форм инвентаризационных документов. Как указано в п. 14 разд. II этого документа, инвентаризационные описи, акты инвентаризации, сличительные ведомости оформляют согласно Положению о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденному приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88 (далее – Положение № 88).

Поэтому предприятия, разрабатывая инвентаризационные документы, могут взять за базу:

формы первичной учетной документации для предприятий и организаций, утвержденные постановлением Госкомстата СССР от 28.12.89 г. № 241 (см. письма Госкомстата от 26.05.04 г. № 03-04-05/41 и от 30.01.03 г. № 03-04-05/18);
типовые формы для отражения бюджетными учреждениями результатов инвентаризации, утвержденные приказом Минфина от 17.06.15 г. № 572. Они обязательны для применения бюджетными учреждениями, а другие субъекты хозяйствования могут их использовать по желанию. На это прямо указывает п. 2 указанного приказа. При этом ничто не запрещает включать в инвентаризационные формы другие реквизиты, если этого требует специфика деятельности предприятия;
специализированные формы, приведенные в приложениях к Методрекомендациям № 14023.

Можно вообще не привязываться к установленным формам и документировать процесс инвентаризации на самостоятельно изготовленных бланках (письмо Госкомстата от 15.07.10 г. № 14/2-18/72).

В инвентаризационных описях (актах инвентаризации) помарки и подчистки не допускаются. На это указывает п. 17 разд. ІІ Положения № 879. Если же все-таки возникла необходимость исправить ошибку, следует зачеркнуть неправильную запись и написать над ней правильную. Причем такое исправление следует сделать во всех экземплярах документа. Исправления должны быть подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии (рабочей инвентаризационной комиссии) и МОЛ.

Правильно оформленные и подписанные всеми членами комиссии инвентаризационные описи (акты инвентаризации) передают в бухгалтерию для проверки, выявления и отражения в учете результатов инвентаризации.

Ответственность за непроведение (ненадлежащее проведение) годовой инвентаризации

Поскольку проведение инвентаризации перед составлением годовой финансовой отчетности является обязательным, отчетность, не подтвержденная инвентаризацией, может быть квалифицирована как неправильная и недостоверная. Это, свою очередь, грозит негативными последствиями. Какими именно – рассмотрим дальше.

Случаи непроведения (или ненадлежащего проведения) годовой инвентаризации подпадают под действие норм КУоАП, а именно:

ст. 164² (нарушение законодательства по финансовым вопросам) предусматривает ответственность, в частности, за внесение неправдивых данных в финотчетность, несвоевременное или некачественное проведение инвентаризации денежных средств и материальных ценностей. Штраф составляет от 8 до 15 НМДГ (от 136 до 255 грн.). Те же действия, совершенные лицом, на которое в течение года было наложено админвзыскание за правонарушение, указанное в ч. 1 этой статьи, влекут за собой штраф от 10 до 20 НМДГ (от 170 до 340 грн.);
ст. 186³ предусматривает наказание, в частности, за представление органам Госстата недостоверных данных для проведения госстатнаблюдений. Такие действия влекут за собой штраф с должностных лиц предприятия – от 10 до 15 НМДГ (от 170 до 255 грн.). Эти же, совершенные повторно в течение года после наложения админвзыскания, действия приведут к штрафу на должностных лиц в размере от 15 до 20 НМДГ (от 255 до 340 грн.).

Рассматривают такие дела и налагают админсанкции:

в первом случае – орган государственного финконтроля (Государственная аудиторская служба);
втором – органы Госстата.

Вместе с тем доказательством выявления админнарушений является составленный надлежащим образом админпротокол. А право на его составление имеют только уполномоченные лица органов внутренних дел, а именно Национальной полиции (ст. 255 КУоАП, письмо МВД от 25.09.09 г. № 18401/ВР). Поэтому маловероятно, что полицейские будут «копать» в этом деле.

Также, проанализировав ст. 2 Закона от 26.01.93 г. № 2939-XII «Об основных принципах осуществления государственного финансового контроля в Украине», приходим к выводу, что Госаудитслужба может «дотянуться» только до госорганов или госпредприятий или до предприятий, которые имеют дело с бюджетными средствами и/или имуществом. Аналогичный вывод следует и из положений самого Положения о Государственной аудиторской службе Украины, утвержденного постановлением КМУ от 03.02.16 г. № 43.

Поэтому напрашивается вывод, что руководители предприятий частной формы собственности, которые не финансируются со стороны государства, не могут быть наказаны на основании норм cт. 164² КУоАП. Вместе с тем советуем не злоупотреблять этим фактом и проводить годовую инвентаризацию согласно требованиям законодательства.

Выводы

На обязательность проведения инвентаризации перед составлением годовой финансовой отчетности указывает как Закон № 996, так и «инвентаризационное» Положение № 879. Дело в том, что инвентаризация позволяет проверить и документально подтвердить наличие, состояние и оценку собственных активов и обязательств предприятия, а также ценностей, которые ему не принадлежат, но учитываются на забалансовом учете. То есть с помощью инвентаризации вы можете убедиться в правильности данных бухучета и достоверности составленной на основании этих данных финансовой отчетности.

Непроведение инвентаризации может вызвать для предприятия неприятные последствия: или административное наказание в виде штрафа, или вмешательство судебных органов. Поэтому советуем исполнять свою обязанность по осуществлению инвентаризации. Таким образом и проблем можно избежать, и данные бухгалтерского учета еще раз проверить.

На этом организационные аспекты годовой инвентаризации завершаются. Однако сама инвентаризация только начинается.

Об особенностях инвентаризации отдельных групп активов и обязательств, документальном оформлении процедуры, а также учете и налогообложении ее результатов читайте:

«Инвентаризация незавершенного производства»
«Инвентаризация расчетов за товары, работы, услуги»
«Отражаем результаты инвентаризации на счетах бухучета»
«Налогообложение инвентаризационных разниц»
«Материальная ответственность работников за вред, нанесенный предприятию»

инвентаризация на предприятии запасы инвентаризация основных средств НМА инвентаризация НМА инвентаризация запасов штраф ответственность инвентаризационная опись документальное оформление инвентаризационная комиссия основные средства акт инвентаризации инвентаризация активов сроки инвентаризации