В какой валюте составляется Отчет о загранкомандировке, если неиспользованные денежные средства возвращаются в иностранной валюте

В какой валюте составляется Отчет об использовании денежных средств/электронных денег, выданных на командировку или под отчет за границу, если возврат неиспользованных денежных средств работником производится в иностранной валюте? 

Согласно ч. 4 ст. 5 Закона от 21.06.2018 № 2473-VIII «О валюте и валютных операциях» порядок проведения расчетов по валютным операциям определяется НБУ. 

В соответствии с п. 42 разд. VI Положения об осуществлении операций с валютными ценностями, утвержденного постановлением Правления НБУ от 02.01.2019 № 2, резиденты – юридические лица и физические лица – предприниматели, представительства юридических лиц – нерезидентов вправе проводить расчеты по обеспечению командировочных расходов работников за границу, а также расчеты по оплате представительских расходов на организацию официальных мероприятий за границей, с использованием снятой для этих целей с собственных текущих счетов наличной иностранной валюты. 

Согласно п. 5 разд. III Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.1998 № 59 (далее – Инструкция № 59), предприятие, которое командирует работника за границу, обеспечивает его авансом в национальной валюте государства, в которое командируется работник, либо в долларах США/евро, либо в гривневом эквиваленте по официальному курсу НБУ, установленному на день предоставления уполномоченному банку расчета командировочных расходов. 

В соответствии с п. 17 разд. III Инструкции № 59 по возвращении из командировки работник обязан до окончания пятого банковского дня, следующего за днем прибытия к месту постоянной работы, подать Отчет об использовании денежных средств/электронных денег, выданных на командировку или под отчет (далее – Отчет). Сумма излишне израсходованных денежных средств (остатка средств сверх суммы, израсходованной согласно Отчету) подлежит возврату работником (в денежных единицах, в которых был предоставлен аванс) на соответствующий счет предприятия, которое их предоставило, в установленном законодательством порядке, а в случае получения аванса наличными сумма излишне израсходованных средств подлежит возврату работником в кассу соответствующего государственного органа, военного формирования, соответствующего учреждения или организации. 

Если откомандированный работник получил аванс на служебную командировку наличными, он подает Отчет и возвращает сумму излишне израсходованных средств до окончания третьего банковского дня, следующего за днем прибытия к месту постоянной работы. 

Если во время служебной командировки командированный работник применил платежные карты для проведения расчетов в безналичной форме, при наличии уважительных причин руководитель может продлить срок подачи Отчета до 20 банковских дней (до выяснения вопроса в случае выявления разногласий между соответствующими отчетными документами). 

Отчет подается подотчетным лицом по форме, утвержденной приказом Минфина от 28.09.2015 № 841 «Об утверждении формы Отчета об использовании средств/электронных денег, выданных на командировку или под отчет, и Порядка его составления» (в редакции приказа Минфина от 09.05.2023 № 239). Вместе с Отчетом подаются подтверждающие документы, удостоверяющие стоимость понесенных в связи с командировкой расходов, с указанием формы их оплаты (наличными, чеком, платежными картами, безналичным перерасчетом). 

Сроки подачи Отчета установлены в пп. 170.9.3 Налогового кодекса. При этом суммы неизрасходованных средств возвращаются налогоплательщиком в кассу или зачисляются на банковский счет предприятия до или при подаче Отчета. 

Пунктом 19 разд. III Инструкции № 59 предусмотрено, что при составлении Отчета перерасчет произведенных в командировке расходов, подтвержденных документально, осуществляется в соответствии с фактическим обменным курсом, примененным банком, в случае отсутствия подтверждающих документов об обмене валюты – ввиду кросс-курса, рассчитанного по официальному обменному курсу. валютным курсом, установленным НБУ на день утверждения Отчета. 

Учитывая изложенное, Отчет составляется в национальной валюте Украины по кросс-курсу, рассчитанному по официальному обменному валютному курсу, установленному НБУ на день утверждения Отчета. При этом сумма излишне израсходованных денежных средств (остатка средств сверх суммы, израсходованной согласно Отчету) подлежит возврату работником в кассу или зачислению на банковский счет предприятия, которое их предоставило, в денежных единицах, в которых был предоставлен аванс, в установленном законодательством порядке. 

ОИР, категория 109.19