При расчетах карточкой «ключ к счету» надо составлять авансовый отчет

Карточка «ключ к счету» считается корпоративной: разъяснение НБУ

НБУ в письме от 24.04.19 г. № 57-0007/22460 разъяснил, чем, с точки зрения банковского законодательства, является продукт «ПриватБанка» карточка «Ключ к счету». Это корпоративное электронное платежное средство, иначе говоря – корпоративная платежная карточка (КПК).

Как работает такая КПК? Она «запускает» платежную операцию – внесение, снятие наличных со счета или расчет в безналичной форме с банковского счета субъекта хозяйствования (пп. 7 п. 4 разд. I Положения, утвержденного постановлением Правления НБУ от 05.11.14 г. № 705). А это означает, что на такую операцию распространяются общие законодательные требования к КПК.

Но главный нюанс состоит в том, что банк выпускает карточку «Ключ к счету» только для руководителей предприятий с правом первой подписи, частных предпринимателей и/или лиц с нотариальной доверенностью на распоряжение счетом.

Поэтому, например, если директор предприятия снял наличные с помощью карточки «Ключ к счету» для использования на хознужды или на командировочные расходы, то приходовать эту сумму в кассу предприятия не нужно (п. 20 Положения, утвержденного постановлением Правления НБУ от 29.12.17 г № 148, далее – Положение № 148).

А дальше – все как обычно. В законодательно установленные сроки подотчетное лицо обязано представить Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, по форме, утвержденной приказом Минфина от 28.09.15 г. № 841, вместе с документами, подтверждающими расходы и получение наличных с текущего счета (например, чек банкомата).

Ну а если вместе с Отчетом не будут представлены документы, подтверждающие получение наличных с помощью карточки? Тогда бухгалтерия все равно должна принять такой Отчет от доверенного лица, а при необходимости должностное лицо (бухгалтер) может взять выписку из банка о движении средств на счете и при этом будет обязано принять меры, чтобы подтвердить факт снятия наличных с текущего счета предприятия (ОИР, категория 109.21). Неизрасходованную сумму наличных надо сдать в кассу.

Не забывайте, что при расчетах наличными, снятыми с КПК, действуют ограничения:

• не более 10 000 грн. – при расчетах с одним субъектом хозяйствования за день;
• не более 50 000 грн. – при расчетах с одним физлицом за день.

Количество контрагентов за день не ограничено (п. 6 Положения № 148).

Вместе с тем если расчеты с контрагентами будут проводиться напрямую с КПК (без снятия наличных), тогда эти ограничения не действуют (ОИР, категория 109.13).