ПФУ разъясняет на практических примерах как вносить изменения в трудовую книжку

Два месяца тому назад я сменила место работы. Как мне в личном кабинете на портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины изменить работодателя для предоставления ему возможности видеть мою оцифрованную трудовую книжку?

Работодатель может видеть ваши документы в личном кабинете на портале Пенсионного фонда только в случае, когда застрахованное лицо самостоятельно создало запись о предоставлении согласия на получение ЭТК работодателем.

Для формирования перечня работодателей, которым пользователь дает согласие на получение ЭТК, необходимо воспользоваться в пункте меню «Доступ до ЕТК» функцией «Додати», по которой открывается экранная форма. В этой форме код по ЕГРПОУ необходимо ввести вручную, а название страхователя автоматически заполняется по данным Единого реестра страхователей.

Важно! Запись должна находиться в статусе «актуальний».

Хочу оцифровать свою трудовую книжку, но обратила внимание, что печать предприятия, с которого я уволилась в 2015 году, размыта, четко не читается. Нужно ли мне добавлять для оцифровки документы, подтверждающие факт увольнения?

Периоды трудовой деятельности до 01.01.2004 зачисляются в страховой стаж согласно Закону от 05.11.1991 № 1788-XII «О пенсионном обеспечении» (далее – Закон № 1788), а после 01.01.2004 – согласно Закону от 09.07.2003 № 1058-IV «Об общеобязательном государственном пенсионном страховании». Следовательно, основанием для зачисления страхового стажа будут именно данные, имеющиеся в Реестре застрахованных лиц, с учетом уплаты ЕСВ, так что дополнительные подтверждающие документы не требуются. Но если вы работали на предприятии, которое дает право на льготную пенсию, то для зачисления именно льготного стажа нужны подтверждающие документы – справки, выписки из приказов по предприятию и т. д.

В 1998–2000 годах я училась в техникуме, в 2000 году родила ребенка, а в 2002 году трудоустроилась. Записей об учебе и периоде ухода за ребенком в трудовой книжке, которую я на сегодняшний день оцифровала, нет. Нужно ли добавить документы и какие?

Периоды трудовой деятельности до 01.01.2004 засчитываются в страховой стаж согласно Закону № 1788 на основании записей в трудовой книжке и других документов. Для зачисления в трудовой стаж лет обучения и времени ухода за ребенком вам необходимо добавить отсканированные копии документов об образовании и свидетельство о рождении ребенка. После проверки и обработки Пенсионным фондом Украины данных и внесения их в Реестр застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования новые периоды будут добавлены к электронному варианту трудовой книжки. Результат оцифрования можно просмотреть на вкладке «Відцифрована ЕТК».

Я начала свою трудовую деятельность в 1994 году, но только сейчас, при проведении аудита трудовой книжки перед оцифровкой, заметила, что в ней до сих пор указана моя девичья фамилия. Кто и как может изменить?

Если в трудовой книжке обнаружено неправильное написание фамилии, исправить эти данные может работодатель, у которого вы сейчас работаете. Прежняя фамилия должна быть зачеркнута одной чертой и записана новая. При этом на внутренней стороне обложки трудовой книжки необходимо обязательно указать информацию о документе, на основании которого исправлена запись (паспорт, свидетельство о браке и т. п.), его реквизиты: номер и дата выдачи. Эта информация должна быть заверена подписью ответственного лица и скреплена печатью (при наличии). Если вы не работаете, для исправления записи можно обратиться на предприятие, где такая запись была сделана. Если предприятие, которое внесло в трудовую книжку неправильную или неточную запись, ликвидировано, соответствующую запись делает его преемник.

Неделю назад осуществила загрузку сканированной копии трудовой книжки, до сих пор в личном кабинете на портале нет никаких изменений. Почему так?

Загрузка электронного варианта трудовой книги в Реестр застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования происходит после проверки и обработки данных сканированных копий документов Пенсионным фондом Украины. Срок обработки составляет 30 дней. Но, как правило, проработка составляет две недели. Результаты обработки документов можно посмотреть в разделе «Мої звернення» в личном кабинете на портале Пенсионного фонда Украины. Если статус обработки «відхилено» или «скасовано виконання», документ не обработан. Причины отмены могут быть разными, в том числе несоблюдение требований к сканированным документам, несоответствие фамилии, имени, отчества и т. д.

Я оцифровала свою трудовую книжку, а теперь выяснилось, что в ней пропущена запись о переводе на другую должность. В книгу изменения внесены. Как мне теперь внести изменения в электронную трудовую книжку: сканировать всю или только страницы с изменениями?

В случае исправления записей в случае обнаружения неправильной или неточной записи о периодах работы после 01 июля 2000 года или создания неправильной или неточной электронной записи в электронном кабинете страхователя ибо застрахованного лица на веб-портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины сведения о трудовой деятельности подаются повторно. При повторном представлении сведений о трудовой деятельности приведены титульная страница и страницы с изменениями. Эта норма утверждена постановлением Правления Пенсионного фонда от 12.03.2021 № 11-1 «Об утверждении Порядка представления сведений о трудовой деятельности работника, физического лица – предпринимателя, физического лица, обеспечивающего себя работой самостоятельно, в электронной форме». Если в результате анализа обнаружены неточные/ошибочные записи за периоды страхового стажа после 01.07.2000 или создана неправильная или некорректная электронная запись, необходимо:

•  авторизироваться в личном кабинете на веб-портале с использованием КЭП (квалифицированной электронной подписи);
•  создать повторное обращение (застрахованные лица – во вкладке «Відомості про трудові відносини», работодатели – во вкладке «Відомості про трудові відносини робітника»);
•  заполнить экранную форму;
•  повторно скачать сканированную копию титульного листа трудовой книжки (для идентификации принадлежности документа);
•  добавить сканированную копию страницы с записями, требующими уточнения;
•  добавить сканированную копию уточняющей справки (при необходимости).

Каким образом добавить в мой страховой стаж годы обучения в педагогическом институте с 01.09.1989 по 30.06.1994?

Согласно действующему законодательству сведения о трудовой деятельности представляются в Пенсионный фонд Украины через веб-портал электронных услуг Пенсионного фонда Украины в электронной форме с обязательным наложением квалифицированной электронной подписи страхователем или работником, представляющим информацию одним из следующих способов:

•  посредством копий предусмотренных законодательством документов, изготовленных путем сканирования;
•  в оцифрованном виде – путем создания соответствующей электронной записи в электронном кабинете, к которой добавляются сканированные копии документов, на основании которых создается запись. Для предоставления сведений о трудовой деятельности необходимо зайти с помощью квалифицированной электронной подписи в личный кабинет веб-портала, в мен слева «Комунікації з ПФУ» нажать пункт «Відомості про трудові відносини», заполнить соответствующие поля и прикрепить сканированные документы. Итак, для зачисления в страховой стаж периода получения вами образования в педагогическом институте вы можете добавить диплом средствами веб-портала. Обращаем внимание, что в случае отсутствия в дипломе даты начала обучения, вам необходимо также направить сканированную копию приложения к диплому.

Результат обработки обращения можно получить в режиме просмотра вкладки «Мої звернення.

Моя бумажная трудовая книжка была уничтожена по местонахождению последнего работодателя в результате военных действий. Как я могу получить электронную копию всех записей трудовой книги?

В вашем личном кабинете на веб-портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины в разделе «Електронна трудова книжка» можно ознакомиться с имеющейся информацией о периодах работы, отраженных страхователями в составе отчетности начиная с 2000 года. Также вам предоставлена возможность самостоятельно получить электронные справки с помощью квалифицированной электронной подписи или по номеру своей банковской карты (BankID). Для получения сведений о трудовой деятельности из реестра застрахованных лиц в личном пользовательском кабинете назначен пункт меню «Комунікації з ПФУ» – «Запит на отримання електронних документів». Необходимо выбрать тип обращения «Витяг з ЕТК», дать согласие на передачу и обработку персональных данных и отправить запрос в ПФУ. Результат обработки обращения можно получить в режиме просмотра вкладки «Мої звернення». Наличие страхового стажа в разрезе страхователей вы можете проверить, сформировав в личном кабинете на веб-портале электронных услуг Пенсионного фонда Украины индивидуальные сведения о застрахованном лице по форме ОК-5.

ПФУ