Организация хранения электронных документов
Налогоплательщики обязаны обеспечить хранение документов, определенных п. 44.1 ст. 44 НКУ, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, в течение определенных законодательством сроков, но не менее определен ст. 44 НКУ.
Согласно ст. 13 Закона Украины от 22 мая 2003 года № 851-IV «Об электронных документах и электронном документообороте» (далее - Закон №851) с изменениями и дополнениями субъекты электронного документооборота должны хранить электронные документы на электронных носителях информации в форме, позволяющей проверить их целостность на этих носителях.
Срок хранения электронных документов на электронных носителях информации должен быть не меньше срока, установленного законодательством для соответствующих документов на бумаге.
В случае невозможности хранения электронных документов на электронных носителях информации в течение срока, установленного законодательством для соответствующих документов на бумаге, субъекты электронного документооборота должны принимать меры по дублированию документов на нескольких электронных носителях информации и осуществлять их периодическое копирование в соответствии с порядком учета и копирования документов, установленного законодательством. Если невозможно выполнить указанные требования, электронные документы должны храниться в виде копии документа на бумаге (в случае отсутствия оригинала этого документа на бумаге). При копировании электронного документа с электронного носителя информации обязательно осуществляется проверка целостности данных на этом носителе.
При хранении электронных документов обязательно соблюдение следующих требований:
- информация, содержащаяся в электронных документах, должна быть доступной для дальнейшего использования;
- должна быть обеспечена возможность восстановления электронного документа в том формате, в котором он был создан, отправлен или получен;
- при наличии должна храниться информация, которая позволяет установить происхождение и назначение электронного документа, а также дату и время его отправления или получения.
Субъекты электронного документооборота могут обеспечивать соблюдение требований по хранению электронных документов путем использования услуг посредника, в том числе архивного учреждения, если такое учреждение соблюдает требования этой статьи. Создание архивов электронных документов, представление электронных документов в архивные учреждения Украины и их хранение в этих учреждениях осуществляется в порядке, определенном законодательством.
Частью третьей ст. 8 Закона Украины от 16 июля 1999 года №996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» с изменениями и дополнениями установлено, что ответственность, в частности, за сохранение обработанных документов, регистров и отчетности в течение установленного срока, но не менее трех лет несет уполномоченный орган (должностное лицо), осуществляющий руководство предприятием, или владелец в соответствии с законодательством и учредительными документами.
Итак, электронные формы первичных документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов (кроме единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование), а также архив файлов отчетности, представленной контролирующим органам в электронном виде, должны храниться плательщиками налога на электронных носителях информации в форме, позволяющей осуществить проверку их целостности на этих носителях, в течение срока, установленного законодательством для хранения соответствующих документов на бумаге.
ОИР 129.03
Комментарии к материалу