Об особенностях отражения в бухучете расходов, не подтвержденных первичными документами контрагентов

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ УКРАИНЫ

22.04.2016 № 31-11410-06-5 / 11705

Министерства, другие центральные органы
исполнительной власти Украины

Об особенностях отражения в бухгалтерском учете расходов

Министерство финансов Украины относительно отражения в бухгалтерском учете и финансовой отчетности расходов, не подтвержденных первичными документами контрагентов, сообщает.

Законом Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине (далее - Закон) определены принципы, на которых основываются бухгалтерский учет и финансовая отчетность. Согласно принципу начисления и соответствия доходов и расходов для определения финансового результата отчетного периода необходимо сравнить доходы отчетного периода с расходами, которые были осуществлены для получения этих доходов. При этом доходы и расходы отражаются в бухгалтерском учете и финансовой отчетности в момент их возникновения, независимо от даты поступления или уплаты денежных средств.

Методологические основы формирования в бухгалтерском учете информации о расходах предприятия и ее раскрытия в финансовой отчетности определены Положением (стандартом) бухгалтерского учета 16 «Расходы», утвержденным приказом Министерства финансов Украины от 31.12.99 № 318 (далее - П(С)БУ 16).

В соответствии с пунктом 7 П(С)БУ 16 расходы признаются расходами определенного периода одновременно с признанием дохода, для получения которого они осуществлены. Расходы, которые невозможно прямо связать с доходом определенного периода, отражаются в составе расходов того отчетного периода, в котором они были осуществлены.

Требования о признании расходов, определенных П(С)БУ 16, соответствуют требованиям международных стандартов финансовой отчетности. Признание расходов в бухгалтерском учете и их отражение в финансовой отчетности не зависит от периода получения первичных документов от контрагентов. В частности, предприятия должны отражать расходы в финансовой отчетности в периоде получения доходов, для которых они совершены, или их фактического возникновения, если расходы невозможно связать с доходом. При этом в соответствии с пунктом 6 П(С)БУ 16 расходы отражаются в сумме, которая является достоверно оцененной.

Под  достоверной оценкой суммы расходов следует понимать максимально точную, объективную расчетную сумму расходов. Расчетная сумма расходов должна основываться на актуальной, доступной и надежной информации.

К источникам такой информации могут относиться условия договоров; статистическая информация о расходах предприятия за предыдущие периоды; информация об изменениях тарифных ставок; другие источники, определенные предприятием.

Поскольку подходы к определению расчетной суммы расходов, по которым на момент составления финансовой отчетности не получено первичных документов от контрагентов, не урегулированы нормативно-правовыми актами по бухгалтерскому учету, предприятия могут самостоятельно определять методику такой оценки, которую целесообразно включать в распорядительный документ об учетной политике предприятия вместе с перечнем ответственных лиц и сроков представления ими соответствующей информации.

При этом предприятия могут классифицировать расходы по группам (например, коммунальные расходы, расходы на связь и т.п.) и определять методику оценки для каждого вида затрат или для каждой группы расходов отдельно.

Такая методика должна применяться для отражения в бухгалтерском учете и финансовой отчетности расходов на постоянной основе. Однако, при необходимости (например, в случае изменения условий начисления расходов) предприятия могут вносить в настоящую методику изменения.

В соответствии со статьей 9 Закона основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы, фиксирующие факты осуществления хозяйственных операций.

Первичные документы должны быть составлены во время осуществления хозяйственной операции, а если это невозможно - непосредственно после ее окончания. Первичные документы должны иметь определенные Законом обязательные реквизиты.

Согласно пункту 2.7 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 05.06.95 № 88, первичные документы составляются на бланках типовых и специализированных форм, утвержденных соответствующим органом государственной власти. Документирование хозяйственных операций может осуществляться с использованием изготовленных самостоятельно бланков, которые должны содержать обязательные реквизиты или реквизиты типовых или специализированных форм.

Учитывая указанное, для признания расходов, по которым на момент составления финансовой отчетности не получено первичных документов от контрагентов, ответственным лицом составляется и передается в бухгалтерскую службу документ (например, бухгалтерская справка) с указанием расчетной суммы расходов.

При получении первичных документов от контрагентов (после составления и утверждения финансовой отчетности) фактическая сумма расходов, указанная в таких первичных документах, может отличаться от расчетной суммы, предварительно признанной в периоде их возникновения. Эти различия являются основанием для корректировки предварительно признанной суммы расходов предыдущего отчетного периода (в том числе методом «красного сторно»), кроме случая, если такая разница является ошибкой и существенно влияет на финансовую отчетность предыдущих отчетных периодов. Разница должна быть признана в составе расходов периода, когда возникли основания для уточнения суммы, например, были фактически получены первичные документы от контрагента.

Такую ситуацию нельзя рассматривать как изменение учетных оценок (пункты 3 и 6 Положения (стандарта) бухгалтерского учета «Исправление ошибок и изменения в финансовых отчетах», утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 28.05.99 № 137 (далее - П(С)БУ 6), поскольку обстоятельства, на которых базировалась оценка, не изменяются. Примерами изменения учетных оценок являются изменения оценки безнадежной задолженности или изменения правил расчета амортизации.

Учитывая указанное, при оценке расходов следует различать ситуации, когда существует неопределенность в сумме или времени погашения обязательства, возникающая в результате прошлых событий. В таком случае в соответствии с пунктом 13 Положения (стандарта) бухгалтерского учета 11 «Обязательства», утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 31.01.2000 № 20 (далее - П(С)БУ 11), создаются обеспечения для возмещения последующих (будущих) операционных расходов, перечень которых не является исчерпывающим, в частности к нему можно отнести обеспечение под судебные дела, иски и т. п.

Суммы созданных обеспечений признаются расходами (за исключением суммы обеспечения, которая включается в первоначальную стоимость основных средств в соответствии с Положением (стандартом) бухгалтерского учета 7 «Основные средства», утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 27.04.2000 № 92).

Обеспечение создается при возникновении вследствие прошлых событий обязательства, погашение которого вероятно приведет к уменьшению ресурсов, воплощающих в себе экономические выгоды, и его оценка может быть расчетно определена. Запрещается создавать обеспечение для покрытия будущих убытков от деятельности предприятия.

Обеспечение используется для возмещения только тех расходов, для покрытия которых оно было создано.

Остаток обеспечения пересматривается на каждую дату баланса и, в случае необходимости, корректируется (увеличивается или уменьшается).

Если обеспечение не создавалось согласно П(С)БУ 11 в соответствующем периоде, например, из-за использования любого существенно неверного предположения при расчете обязательства при его признании, такую ​​ситуацию следует рассматривать как ошибку.

Исправление ошибок, допущенных при составлении финансовых отчетов в предыдущих годах, осуществляется в соответствии с П(С)БУ 6.

Для отражения начисления расходов, по которым на момент составления финансовой отчетности не получено первичных документов от контрагентов, предприятие может вводить новые субсчета в план счетов предприятия, поскольку в соответствии с Планом счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций предприятий и организаций, утвержденного приказом Министерства финансов Украины 30.11.99 № 291, субсчета к синтетическим счетам вводятся предприятиями самостоятельно, исходя из потребностей управления, контроля, анализа и отчетности.

Таким образом, расходы, по которым на момент составления финансовой отчетности не получено первичных документов от контрагентов, признаются в периоде получения дохода, для получения которого они осуществлены, или их фактического возникновения, если расходы невозможно прямо связать с доходом. При этом достаточным до момента получения первичных документов от контрагента являетя применение первичных документов, созданных предприятием самостоятельно в произвольной форме с соблюдением требований Закона об обязательных реквизитов первичного документа.

При получении первичных документов после составления и утверждения финансовой отчетности фактическая сумма расходов, указанная в таких документах, может отличаться от расчетной суммы, предварительно признанной в периоде их возникновения. Эти различия являются основанием для корректировки предварительно признанной суммы расходов, за исключением случая, если такая разница является ошибкой и существенно влияет на финансовую отчетность предыдущих отчетных периодов.

Заместитель Министра                                                                                                Е. МАКЕЕВА