О порядке предоставления во время проверок документов, созданных в электронной форме

ГОСУДАРСТВЕННАЯ ФИСКАЛЬНАЯ СЛУЖБА УКРАИНЫ

ПИСЬМО

от 05.05.2016 № 10089/6 / 99-99-14-03-03-15

О рассмотрении запроса

Государственная фискальная служба Украины рассмотрела запрос ... о предоставлении в соответствии со статьей 52 НАЛОГОВОГО КОДЕКСА УКРАИНЫ  (далее - Кодекс) налоговой консультации относительно порядка предоставления во время проведения контролирующими органами проверок документов, созданных в электронной форме, и сообщает следующее.

Согласно пункту 44.1 статьи 44 Кодекса для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и / или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством.

Пунктом 2 статьи 9 Закона Украины от 16 июля 1999 года № 996-XIV О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине (далее - Закон № 996) определено, что первичные и сводные учетные документы могут быть составлены на бумажных или машинных носителях и должны иметь обязательные реквизиты, определенные этим пунктом.

Первичные документы, созданные в электронном виде, применяются в бухгалтерском учете при условии соблюдения требований законодательства об электронных документах и ​​электронном документообороте (пункт 2.3 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Министерства финансов Украины Об утверждении Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете от 24.05.95 № 88).

Налогоплательщик обязан предоставить должностным (служебным) лицам контролирующих органов в полном объеме все документы, принадлежащие или связанные с предметом проверки. Такая обязанность возникает у налогоплательщика после начала проверки (пункт 85.2 статьи 85 Кодекса).

В случае составления и хранения первичных документов и регистров бухгалтерского учета на машинных носителях информации предприятие обязано за свой счет изготовить их копии на бумажных носителях по требованию других участников хозяйственных операций, а также правоохранительных органов и соответствующих органов в пределах их полномочий, предусмотренных законами ( пункт 6 статьи 9 Закона № 996).

Кроме того, должностное (служебное) лицо контролирующего органа, проводящего проверку, в случаях, предусмотренных Кодексом, вправе получать от налогоплательщика или его законных представителей копии документов, относящихся к предмету проверки. Такие копии должны быть заверены подписью налогоплательщика или его должностного лица и скреплены печатью (при наличии) (пункт 85.8 статьи 85 Кодекса).

Таким образом, налогоплательщики, осуществляющие ведение документов по учету доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения (налоговых обязательств), первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов в электронном виде, обязаны при проведении проверок предоставить должностным лицам контролирующего органа по их требованию копии документов, относящихся к предмету проверки.

При этом копией документа на бумаге для электронного документа является визуальное представление электронного документа на бумаге, которое удостоверенное в порядке, установленном законодательством (статья 7 Закона Украины от 22 мая 2003 года № 851-IV Об электронных документах и электронном документообороте).
 
 
Первый заместитель Председателя                                                                   С.В. Билан