Гоструда объяснила как правильно отразить должности в штатном расписании

Часто перед предприятием возникает вопрос, как правильно в штатном расписании отразить должности, а также, допускается ли создавать расширенные названия профессий дополняющими словами или через дефис или с наведением уточнений в скобках. Ведь бывает, например, когда на предприятии работает несколько менеджеров по сбыту, выполняющих разные работы, а в Национальном классификаторе Украины ДК 003:2010 «Классификатор профессий» (далее - КП) для них предназначена профессия с кодом 1475.1.

«Продавец-грузчик», «Инженер-электрик» и т. д. – многие кадровики, не располагая соответствующими нормативными документами или трактуя их по собственному усмотрению, вносят записи в трудовые книжки работников именно в таком виде. Конечно, это не соответствует ни положениям КП, ни Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины и Министерства социальной защиты населения Украины от 29 июля 1993 г. № 58 (далее – Инструкция № 58). Выясним, каких распространенных на предприятиях, но неверных названий профессий (должностей) следует избегать и какими официальными названиями их можно заменить.

Для того чтобы получить ответ, в первую очередь, необходимо разобраться, что такое «штатное расписание», каким нормативно-правовым документом регулируется его ведение и применяется ли какая-либо ответственность за неправильное заполнение вышеприведенного документа или вообще за его отсутствие.

Для организации своей деятельности предприятие самостоятельно определяет свою организационную структуру, количество работников, должности, которые они будут занимать, а также причитающиеся им оклады, отражающие в едином документе, который называется «штатное расписание». Также на сегодняшний день ни одним нормативным документом не утверждена типовая форма «штатного расписания», кроме предприятий, учреждений, организаций с бюджетным финансированием, составляющих его в соответствии с типовой формой, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 28.1.002г. №57. Но многие хозрасчетные организации используют ее как методическую помощь для своей формы. Согласно письму Минтруда от 27.06.2007 г. № 162/06/187-07 утверждение «штатного расписания» обязательно. Таким образом, принятие (утверждение) штатного расписания осуществляется в виде издания руководителем предприятия нормативного акта (приказа), в котором будет определяться количество штатных единиц в разрезе должностей. Сами должности в штатном расписании отражаются согласно записям трудовой книжки работника. Согласно Инструкции N 58 (с изменениями), записи профессий и должностей в трудовую книжку заносятся согласно наименованию должностей, указанных в Классификаторе профессий. Таким образом, в «штатном расписании» наименование должности должно соответствовать профессиональным названиям работ КП.

Поскольку утверждение на предприятии «штатное расписание» обязательно, то отсутствие последнего ведет к нарушению требований трудового законодательства, за что должностное лицо согласно ч. 1 ст. 41 Кодекса Украины об административных правонарушениях может нести административную ответственность

Приведем перечень типичных ошибок в записях к трудовым книжкам, которые относятся к наименованию профессий (должностей): Руководитель хозяйства - согласно КП Председатель коллективного хозяйства 1210.1, Агроном-семеновод - согласно КП Агроном по семеноводству 2213.2, Ветврач - согласно КП Врач 2223.2, Скотарь или Телятница - согласно КП Животновод 6121, Рабочая- согласно КП Рабочий плодоовощного хранилища 9211.

Приведенные ложные наименования должностей (профессий) можно разделить на следующие группы:

Бытовые названия профессий (должностей) ― не имеют никакого отношения к нормативной базе, содержат сугубо «разговорные» термины профессиональной деятельности, кое-где применяются как наименование профессии (должности) при внесении в трудовые книги как «Ветврач», «Комбайнер», профессии с «русизмами» (в записях на украинском языке) и т.д.

«Женские» названия профессий – содержат гендерный профессиональный признак, также нарушающий методологию профессиональной классификации, например, «Телятница», «Рабочая». Следует отметить, что согласно нормам КП все профессиональные названия работ определяются только в мужском роде. Такой подход несет чисто технический характер, традиционно используемый классификаторами профессий многих стран. Исключением является лишь несколько профессий, которым присуще использование только в женском роде, в частности: «Швея», «Нянька», «Горничная», «Сестра-хозяйка», «Экономка», «Печатка». Такая редакция названий профессий была официально определена Институтом украинского языка НАН Украины и применена в КП. Предоставление же гендерного признака другим имеющимся в КП профессиональным названиям работ (например, в виде «Заведующая лабораторией», «Секретарша руководителя», «Паспортистка») неправильно и не только в штатных росписаниях, трудовых договорах, трудовых книжках и других официальных документах, а и в рекламе.

ЗАПРЕЩЕНО: в объявлениях (рекламе) о вакансиях предлагать работу только женщинам или только мужчинам, за исключением специфической работы, которая может выполняться исключительно лицами определенного пола, а также выдвигать требования, предпочитающие одну из статей (ч. 3 ст. 11 Закона Украины «О занятости населения» от 5 июля 2012 г. № 5067-VI).

Двойные названия профессий – это названия профессий, выписанные через дефис.

Желание отдельных работодателей и кадровиков зафиксировать в трудовой книжке работника совмещение должностей в задачах и обязанностях конкретного работника (когда он фактически выполняет, например работы продавца и грузчика) приводит к появлению таких профессиональных названий работ как: «Тесляр-бетоняр», Продавец-грузчик, Кассир-бухгалтер и подобные.

КП ДК 003:2010 не предусмотрено образование расширенных (двойных) названий должностей (профессий) через дефис, кроме внесенных в КП а, поэтому такое объединение двух названий профессий, как например «маникюрщик-педикюрщик», не соответствует положениям КП (см. письмо Минтруда Украины от 20.01.07 г. № 10/13/116-07).

В то же время Общими положениями Справочника квалификационных характеристик профессий работников, утвержденного приказом Министерства труда и социальной политики Украины от 29.12.04 г. № 336, предусмотрено, что в случае выполнения работником работ, принадлежащих к разным должностям (профессиям), трудовой договор заключается по соглашению сторон по должности, которая признана основной. Основной считается должность с наибольшим объемом выполняемых работ по сравнению с другими должностями (см. также письмо Минсоцполитики Украины от 18.03.16 г. № 106/13/116-16).

Кроме того, указанными выше Общими положениями установлено, что конкретный перечень обязанностей определяется должностными (рабочими) инструкциями работников, разрабатываемых и утверждаемых работодателями. При этом учитывают конкретные задачи и обязанности работника, а также особенности штатного расписания предприятия. В частности, если возникает необходимость, круг задач и обязанностей отдельных работников может быть расширен с поручением им работ, предусмотренных для разных групп профессий, равных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности, квалификации.

Следовательно, у работодателя всегда есть возможность (с согласия работника) включить в должностную инструкцию по основной должности дополнительные задачи и обязанности. Например, «Оператор компьютерного набора» выполняет работу по компьютерному набору текстов в течение 6 часов, а оставшиеся 2 часа — работу архивариуса. В этом случае профессиональное название работы для исполнителя определяется как: «Оператор компьютерного набора», а в его должностную инструкцию включаются дополнительно обязанности архивариуса.

Но все же, в случае выполнения обязанностей, относящихся к двум или даже трем разным должностям, имеющимся в штатном расписании, целесообразно оформлять:

• либо внутреннее совместительство, когда сотрудник работает на двух должностях по двум разным графикам, выполняя работу по совместительству в свободное от основной работы время, либо совмещение, по которому предусматривается доплата за исполнение обязанностей по другой должности без отрыва от основной работы. Для этого должность, по которой выполняют работу по совмещению, должна быть внесена в штатное расписание и быть вакантной. Совмещение и размер доплаты по нему следует предварительно согласовать с работником, после чего оформить приказом. Установление совмещения по инициативе работодателя является изменением существенных условий труда, о котором работника следует предупредить за два месяца (ст. 32 КЗоТ).

За нарушение требований законодательства по оформлению трудовой книжки и других требований, определяющих юридические отношения между предприятием и работником, предусматривается как административная, так и уголовная ответственность. Так, нарушение установленных сроков выплаты пенсий, стипендий, заработной платы, выплата их не в полном объеме, а также другие нарушения требований законодательства о труде (в частности, несоответствие наименований работ, профессий или должностей КП) влекут согласно ч. 1 ст. 41 Кодекса Украины об административных правонарушениях наложение штрафа на должностных лиц предприятий независимо от формы собственности и граждан-субъектов предпринимательской деятельности в размере от 30 до 100 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан. Кроме того, в ч. 1 ст. 173 Уголовного кодекса Украины предусмотрено, что грубое нарушение соглашения о труде должностным лицом предприятия независимо от формы собственности, а также отдельным гражданином или уполномоченным ими лицом путем обмана или злоупотребления доверием или принуждения к выполнению работы, не оговоренной соглашением, карается штрафом до 50 не облагаемых налогом минимумов доходов граждан или лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью сроком до пяти лет, или арестом сроком до шести месяцев, или ограничением свободы сроком до двух лет.

В случае обнаружения неправильной или неточной записи сведений о работе, исправления выполняются собственником предприятия или уполномоченным им органом, где была сделана соответствующая запись, в разделе «Сведения о работе» (графа 3). В любом случае рекомендуем в обязательном порядке выдавать на предприятиях приказы (распоряжения), приводящие в соответствие профессиональные названия работ, утвержденные штатным расписанием предприятия, с профессиональным названием работ по КП. Также в штатное расписание следует вносить и соответствующие изменения, если название определенной должности было изначально записано верно, но впоследствии, вследствие введения изменений и дополнений в КП или с изданием новой редакции КП, претерпело изменения. Если же в штатном расписании ошибки отсутствуют, но, например, приказ о принятии работника на работу был издан с ошибкой (скажем, указанная в нем должность не соответствует ни КП, ни штатному расписанию), то необходимо издать приказ о внесении изменений в «ложную». приказа, а после этого – внести соответствующие записи и в трудовую книжку работника. При этом никаких заявлений от работника требовать не нужно, поскольку в данном случае это не перевод на другую работу (должность), а только смена названия должности (работы).

Следовательно, руководителям предприятий, учреждений и организаций, а также всем работникам кадровых служб, которые на предприятии оформляют кадровые документы, необходимо постоянно следить за периодически происходящими изменениями в КП, чтобы в дальнейшем не допускать нарушений трудового законодательства и юридически грамотно применять имеющиеся профессиональные названия работ , а при необходимости – вовремя их корректировать.

kr.dsp.gov.ua