Списание горючего по GPS-мониторингу: основания и документирование

24.07.2023 1762 0 5

Технический прогресс превращает в атавизм ранее привычные вещи. В частности, контроль соблюдения норм расходования ГСМ, прописанных в устаревшем и оторванном от жизни приказе Минтранса от 10.02.1998 № 43, на практике уже давно прогрессивно заменен GPS-мониторингом. И для управленческих целей эффективность последнего – неопровержимая.

Но можно ли данные GPS-мониторинга использовать для учетных целей и списывать ГСМ на его основании? Если да, то какие документы (приказы, положения) нужно оформить на предприятии, чтобы «узаконить» такое списание. Если для заполнения путевого листа брать данные GPS, не будет ли это нарушением?

Что такое GPS-мониторинг

GPS – система глобального позиционирования – спутниковая система навигации, которая обеспечивает измерение расстояния, времени и определяет место нахождения во всемирной системе координат WGS 84.

Но современные системы GPS-мониторинга (контроля транспорта) – это не только установление местонахождения автомобиля и его маршрута движения (пробега). GPS-трекеры, навигаторы вместе с другими датчиками и программным обеспечением позволяют контролировать как движение автомобиля, так и работу водителя и использование топлива.

Среди задач, которые может решать GPS-мониторинг транспорта, есть такие:

определение и отражение местонахождения транспортных средств (далее – ТС);
запись трека ТС;
онлайн-информирование об аппаратных и дорожных событиях;
геозонирование – контроль ключевых точек маршрута;
формирование отчетов за любой период времени;
регистрация режимов движения и стоянок/остановок автомобиля;
контроль сливов ГСМ (где, когда, сколько горючего было слитно из бака);
контроль заправок (где, когда, сколько горючего попало в бак);
контроль расхода горючего (на 100 км, литров на час);
контроль моточасов (контроль работы двигателей и механизмов);

При этом такой GPS-мониторинг может интегрироваться с внешними учетными системами. То есть информация с GPS-устройства автоматически может «подтягиваться» как для управленческих, так и для бухучетных целей, в частности и для заполнения путевых листов, актов на списание горючего и т. п.

Важно: производители устройств GPS-мониторинга информируют о точности данных по использованию ГСМ на уровне +/– 1% (благодаря цифровым датчикам уровня горючего, встроенным датчикам температуры и наклона и специальным алгоритмам).

Можно ли GPS-устройство (трекер, навигатор) считать измерительным прибором?

А если точнее – измеряет ли он пробег? Ведь это должно было бы осуществляться средством измерительной техники (согласно Закону от 05.06.2014 № 1314-VII «О метрологии и метрологической деятельности»).

Поэтому, если установленное на автомобиль GPS-устройство отвечает требованиям измерительного прибора (средства) по определению километража пройденного пути, на его показатели, однозначно, можно ориентироваться. Если же нет – могут быть споры, особенно если данные GPS отличаются от данных одометра автомобиля (одометр – измерительное средство для километража, пройденного транспортным средством).

Как отмечено выше, с помощью GPS определяется местонахождение, а не фактически пройденный отрезок пути. Последней не сложно рассчитать между точками местонахождения, которые как раз и фиксирует GPS.

Поэтому, хотя само GPS-устройство не определяет пробега, с помощью его, а точнее – расстояния между точками местонахождения, устанавливается длина участка маршрута.

В решении Долинского районного суда Ивано-Франковской области от 03.03.2020 по делу № 343/1677/19 речь идет о том, что данные объемов работ / пройденного маршрута, пробега (километража) и времени работы, зафиксированные системой (спутникового) GPS-мониторинга, которая имеет сертификат соответствия УкрСЕПРО и декларацию о соответствии, является средством контроля фактического места нахождения автомобиля компании, контроля суточного и общего пробега автомобиля, времени и факта работы, фактически использованного горючего и т. п.

GPS-данные как основание для заполнения путевого листа

Сразу скажем, что заполнять путевой лист информацией из системы GPS-мониторинга не запрещено.

Сомнения здесь понятны.

Во-первых, в старой типовой форме путевого листа данные пробега берутся из «показаний спидометра» при выезде из гаража и при возвращении. Но форма путевого листа, как и требования по его заполнению, не действительной. Поэтому можно пользоваться самостоятельно разработанными формами, главное – чтобы были реквизиты первичного документа из ст. 9 Закона от 16.07.1999 № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине». И, соответственно, в ячейке для определения пробега следует указать «данные системы GPS», а не по «показаниям спидометра». Ведь нет специальных требований относительно источников получения информации, на основании которых фиксируем данные в первичном документе на расходование ГСМ.

Во-вторых, как сказано выше, статус измерительного прибора для фиксации пробега GPS-устройств уступает спидометру (а точнее – одометру). Однако в пп. 3.5.4 Приказа № 43 предусмотрено, что фактические потребности и нормативные расходы топлива определяют по отчетным документам (установленным предприятиями, в том числе с использованием современных информационных технологий и спутниковых систем навигации и т. п.) с приведением условий эксплуатации, к которым могут быть применены соответствующие коэффициенты корректировки базовой нормы, учитывающие влияние на потребление топлива тех или иных условий. Поэтому Приказ № 43 не отбрасывает возможность пользоваться информацией с устройств системы GPS для контроля за расходованием ГСМ.

Убеждены, что само руководство предприятия принимает решение, на основании каких данных заполнять путевой лист (а именно – использовать систему GPS-мониторинга или показатели бортовых приборов).

Важно: в судебных спорах данные GPS-мониторинга принимают во внимание. Но если налоговики докажут, что ГСМ использованы не на служебные цели (не в рамках деятельности предприятия), то лишь тогда могут быть негативные последствия. Подтверждение этому – решение Пятого апелляционного административного суда от 23.06.2022 по делу № 420/18114/21.

Рекомендуем в положении (распоряжении, приказе) по предприятию указать, что информация о маршруте движения, пробеге автомобиля для заполнения путевых листов (актов списания ГСМ) определяется на основании GPS-мониторинга.

Итак, с пробегом и маршрутом движения понятно – можно по информации из GPS-мониторинга.

Но остается еще один вопрос.

Расход ГСМ по факту из GPS-мониторинга

На самом ли деле можно списывать ГСМ по фактическим расходам, определенным системой GPS-мониторинга, и не ориентироваться на нормы?

Уверены, что да, можно, если GPS-мониторинг предусматривает и контроль слива (датчики специальные, которые фиксируют слив ГСМ). Поэтому перерасход (сверх норм) возможен разве что из-за неудовлетворительного техсостояния автомобиля, а не в связи с использованием для личных нужд или иным нехоздеятельным использованием.

Но как бы логично это не звучало, вероятнее всего, с контролерами придется спорить, если факт, определенный по GPS-мониторингу, будет превышать норму из Приказа № 43.

Судебная практика в данном вопросе, к счастью, на стороне налогоплательщика:

Решение Ровенского окружного админсуда от 09.04.2021 по делу № 460/74/21 (оставлено без изменений постановлением Восьмого апелляционного админсуда от 12.08.2021):

«суд приходит к выводу, что для списания топлива субъекты хозяйствования могут использовать разработанные свои формы документов, в т. ч. списание горючего осуществлять согласно путевым листам, актам списания или отчетам GPS/GPRS, что и было осуществлено истцом.

Кроме того, Договором о предоставлении телепатических услуг № 40 от 01.09.2019 года, заключенным с ФЛП ОСОБА 2 (Оператор) установлено круглосуточное обслуживание объектов (транспортных средств), которые находятся в пределах и за пределами Украины, в т.ч. в целях отслеживания с помощью GPS/GPRS уровня расхода горючего».

Решение Пятого апелляционного административного суда от 23.06.2022 по делу № 420/18114/21:

«в предоставленных суду путевых листах с приложением маршрутов автотранспортных средств, которые выполнены с помощью услуг по GPS мониторингу транспорта, пройденный километраж автомобилей, указанный на маршрутах транспорта, полностью совпадает с километражем, указанным в путевых листах.

Таким образом, информация апеллянта о том, что пройденный километраж автомобилей в разрезе по дням значительно меньше, чем ГП «…». указывает в путевых листах, опровергается предоставленными маршрутами автотранспортных средств, которые выполнены с помощью услуг по GPS мониторингу транспорта.

Указанные обстоятельства, в свою очередь, подтверждают факт списания топлива и являются документами, подтверждающими хозяйственное использование списанного топлива.

Кроме того, в подтверждение указанных обстоятельств истцом предоставлены в суд сводные акты списания горюче-смазочных материалов (дизельное топливо), приказ об установлении норм расхода топлива, протоколах проверки индивидуальных расходов норм дизельного топлива».

Как «узаконить» списание ГСМ по GPS-мониторингу

Выше мы доказали, что можно использовать информацию из GPS-мониторинга для списания ГСМ в бухучете и для налоговых целей. Но это же не единственный вариант. Поэтому, если желаете пользоваться системой GPS и для учетных (а не только управленческих) целей, нужно утвердить внутренним документом по предприятию правила заполнения путевых листов (откуда берем информацию) и использования GPS-мониторинга для учета фактических расходов ГСМ. Это можно сделать отдельным приказом или положением, либо прописать в правилах документирования. Конкретный вариант документирования выбирается предприятием в зависимости от особенностей его деятельности.

Важно: списание горючего на предприятии должно быть обязательно урегулировано внутренними приказами на предприятии и подтверждено соответствующими расчетами (определение ВАСУ от 16.02.2016 по делу № 809/1074/151 (решение № 56155915)

Приведем образцы возможного оформления положения по использованию GPS-мониторинга, в т. ч. и для учетных целей, и приказа о его утверждении (из практики применения одним из предприятий, бухгалтер которого щедро поделился образцом).

Образец 1

ТОВАРИСТВО З ОБМЕЖЕНОЮ ВІДПОВІДАЛЬНІСТЮ

«________________________»

Код ЄДРПОУ_____________

НАКАЗ № ___

«__»__________ 20_______р. м. ___________

«Про затвердження та введення в дію Положення про Положення про системи навігаційного моніторингу засобів глобальної системи GPS моніторингу транспортних засобів транспортного відділу товариства»

З метою належного контролю за використанням службових транспортних засобів товариства, забезпечення належної організації та функціонування моніторингу пробігу автотранспортних засобів, контролю за витрачанням паливно-мастильних матеріалах та відображенням операцій з роботи транспортних засобів та використання паливно-мастильних матеріалах у бухгалтерського обліку та звітності, керуючись підпунктом 3.5.4 Норм витрат палива і мастильних матеріалів на автомобільному транспорті, затверджених наказом Міністерства транспорту України від 10.02.1998 № 43,

НАКАЗУЮ:

Ввести в дію і дотримуватися Положення про системи навігаційного моніторингу засобів глобальної системи GPS моніторингу транспортних засобів транспортного відділу товариства (додається).
Начальнику транспортного відділу ознайомити керівників структурних підрозділів товариства та водіїв із Положенням про системи навігаційного моніторингу засобів глобальної системи GPS-моніторингу транспортних засобів транспортного відділу товариства.
Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

Директор

ТОВ «________________»

Образец 2

ПОЛОЖЕННЯ
про системи навігаційного моніторингу засобами глобальної системи GPS транспортних засобів транспортного відділу товариства

1. ВИЗНАЧЕННЯ ТА СКОРОЧЕННЯ ОСНОВНИХ ТЕРМІНІВ

У цьому Положенні нижченаведені терміни та скорочення вживаються в такому значенні:

GPS-трекер – приймально-передавальний пристрій автотранспортного засобу, призначений для дистанційного моніторингу за положенням автотранспортного засобу (далі – АТЗ). GPS-трекер розташовується на об’єкті, за яким ведеться спостереження (моніторинг), та визначає місцезнаходження об’єкта за допомогою GPS-приймача. Дані місцезнаходження передаються до системи GPS-моніторингу, або безпосередньо на сервер.

GPS (Global Positioning System) – система глобального позиціонування, супутникова система навігації, яка забезпечує вимірювання відстані, часу і визначає місце розташування у всесвітній системі координат WGS 84.

GPRS (General Packet Radio Service) – пакетний радіозв’язок загального користування, надбудова над технологією мобільного зв’язку GSM, що здійснює пакетну передачу даних. GPRS дозволяє користувачеві мережі стільникового зв’язку здійснювати обмін даними з іншими пристроями в мережі GSM і із зовнішніми мережами, в тому числі Інтернет.

Уповноважена особа – особа, яка призначена до виконання певних дій в межах своєї посадової інструкції або призначена відповідним наказом, дорученням, розпорядженням.

Система моніторингу – система навігаційного моніторингу засобами глобальної системи GPS моніторингу включає в себе: комплект навігаційного обладнання (далі – КНО), який змонтовано на АТЗ та включає в себе GPS-трекер (контролер), антену GPS-трекеру, блок живлення GPS-трекеру та кабелі GPS-трекеру, цифровий датчик рівня палива.

Автоматизоване робоче місце (АРМ) – програмний комплекс, який надає дистанційний віддалений доступ до обробленої інформації, яка міститься на сервері та надає можливість візуалізації інформації даних по GPS-моніторингу. Включає в себе спеціалізований web-сайт та картографічні сервіси.

2. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

Цим Положенням визначаються функціонал і структура роботи системи моніторингу АТЗ транспортного відділу товариства, порядок експлуатації КНО та порядок використання даних GPS-моніторингу, які отримано з серверу.

Система моніторингу використовує систему глобального позиціонування GPS, з подальшою передачею первинних даних з АТЗ через канали GPRS до серверу для обробки та подальшого дистанційного доступу та використання оброблених даних за допомогою АРМ.

Уповноважені особи, відповідальні за експлуатацію КНО та АРМ, використання даних системи GPS –моніторингу, призначаються окремим наказом, розпорядженням або посадовою інструкцією.

3. МЕТА СТВОРЕННЯ СИСТЕМИ МОНІТОРИНГУ

Метою створення системи моніторингу є:

забезпечення аналізу даних пробігу АТЗ, дотримання водіями транспортного відділу товариства встановлених маршрутів і швидкісних режимів АТЗ;
визначення місцезнаходження відповідного транспортного засобу у певний період часу;
контроль за цільовим використання АТЗ;
контроль за фактичною витратою палива АТЗ;
запобігання зливу паливно-мастильних матеріалів;
формування звітів щодо роботи АТЗ та витрат паливно-мастильних матеріалів;
використання даних GPS-моніторингу для заповнення первинних документів бухгалтерського обліку щодо витрат палива та відображення у регістрах бухгалтерського обліку та звітності.

4. ФУНКЦІОНАЛ ТА ТЕХНІЧНІ МОЖЛИВОСТІ СИСТЕМИ МОНІТОРИНГУ

Система моніторингу забезпечує:

моніторинг місцезнаходження АТЗ у режимі реального часу, тобто безперервний контроль за використанням комплексу навігаційного обладнання, встановленого на АТЗ;
відображення розташування, напрямку руху АТЗ, робочого режиму на електронній карті у вигляді мітки, яка супроводжується поясненнями (марка АТЗ і контактні дані водія);
ведення журналу (історії) в електронному вигляді на сервері, який приймає і обробляє первинні дані від КНО по кожному окремому АТЗ, так і у сукупності всіх АТЗ транспортного відділу товариства;
контроль швидкості АТЗ за певний відрізок часу;
графічне моделювання пересування АТЗ на картографічному сервісі;
контроль, проходження АТЗ встановлених географічних зон в заданий період часу;
контроль початку і закінчення роботи АТЗ і обладнання, встановленого на ньому;
дотримання запланованих маршрутів пересування, контроль цільового використання АТЗ;
генерування звітів про рух та пробіг АТЗ за певний період часу з використанням АРМ;
зберігання (архівування) отриманої інформації, в тому числі в разі тимчасової відсутності покриття GPRS;
можливість інтеграції з АРМ в існуючі облікові та інформаційно управлінські системи;
експорт даних із АРМ у MS Word, MS Exel, для систем обліку і заповнення подорожніх листів, формування звітів.

5. ПОРЯДОК УСТАНОВКИ ТА ОПЛОМБУВАННЯ КОМПЛЕКТУ НАВІГАЦІЙНОГО ОБЛАДНАННЯ

5.1. КНО монтується та пломбується на АТЗ транспортного відділу товариства постачальником послуг у присутності членів комісії, до складу якої входять: представник постачальника послуг, представник транспортного відділу товариства, уповноважений на роботу з АРМ (уповноважена особа), начальник транспортного відділу товариства, водій АТЗ, на якому встановлюється КНО та датчик рівня палива, про що складається відповідний акт. В акті вказуються: дата монтажу та опломбування, місце установки КНО та датчика рівня палива на кожному окремому АТЗ, серійній номер GPS-трекеру, номер і марка АТЗ, на яку було встановлено обладнання.

Акт підтверджується підписами вищезазначених осіб.

5.2. Змонтований на АТЗ КНО та датчик рівня палива реєструється у системі моніторингу за погодженням з уповноваженою особою у програмних засобах та АРМ з прив’язкою марки, моделі, типу, року випуску, інвентарного номера, державного реєстраційного номера конкретного АТЗ.

Уповноваженою особою проводиться перевірка працездатності КНО та датчика рівня палива, відображення в АРМ.

5.3. КНО, датчик рівня палива, який вмонтований на АТЗ та введений в експлуатацію, закріплюється за водієм АТЗ транспортного відділу товариства, який несе матеріальну відповідальність відповідно до норм чинного законодавства.

6. ПОРЯДОК ЕКСПЛУАТАЦІЇ КОМПЛЕКТУ НАВІГАЦІЙНОГО ОБЛАДНАННЯ ТА ОПРАЦЮВАННЯ ІНФОРМАЦІЇ, ОТРИМАНОЇ З АВТОМАТИЗОВАНОГО РОБОЧОГО МІСЦЯ

6.1. Кожного робочого дня відповідальна особа, яка здійснює збір інформації про пробіг АТЗ та кількість паливно-мастильних матеріалів у баку з АРМ, перевіряє наявність сигналу від КНО та датчику рівня пального до АРМ.

6.2. Уповноважена особа, відповідальна за ведення дорожньої документації (подорожніх листів), проводить аналіз та порівнює дані дорожньої документації в частині пробігу АТЗ та витрачання пально-мастильних матеріалів з інформацією АРМ.

6.3. Розбіжності показників штатних приладів обліку АТЗ (Одометру), занесені до дорожньої документації, та показників, отриманих з АРМ, більш ніж на 10% в будь-який бік є підставою для проведення перевірки технічної справності АТЗ та коректності роботи АРМ.

6.4. Відповідальними за контроль та належне виконання п. 6.3 є уповноважені особи, які несуть дисциплінарну відповідальність за своєчасність інформування та вжиття відповідних заходів реагування.

6.5. Відповідальність за достовірність даних показників обліку роботи АТЗ під час внесення їх до дорожньої документації (подорожніх листів) несе особа, відповідальна за ведення дорожньої документації, що передбачено посадовою інструкцією або окремим наказом.

7. ПОРЯДОК ДІЙ УПОВНОВАЖЕНОЇ ОСОБИ В РАЗІ ВИЯВЛЕННЯ ЗБОЮ В РОБОТІ СИСТЕМИ МОНІТОРИНГУ ТА КОМПЛЕКТУ НАВІГАЦІЙНОГО ОБЛАДНАННЯ

7.1. Дії уповноваженої особи в разі виявлення несправності системи моніторингу:

1) у день виявлення несправності системи моніторингу повідомити у телефонному режимі постачальника послуг обслуговування системи моніторингу згідно з договором та начальника транспортного відділу товариства про виявлені порушення в роботі;

2) у разі неможливості усунення вищезазначених недоліків у віддаленому доступі, підготувати та того ж дня надіслати звернення до постачальника послуг із зазначенням дати та часу настання збою у роботі системи моніторингу, марки, моделі, типу, року випуску, державного реєстраційного номера АТЗ, який відсутній в АРМ, та передбачуваної причини несправності (за можливості);

3) узгодити з представником постачальника послуг обслуговування системи моніторингу дату обстеження КНО, датчика рівня пального на місці, про що того ж дня повідомити начальника транспортного відділу службовою запискою.

7.2. Уповноважена особа несе дисциплінарну відповідальність за невчасне повідомлення про збій у роботі АРМ та КНО, датчика рівня пального та невжиття вичерпних заходів щодо організації відновлення працездатності КНО, датчика рівня пального.

8. ПОРЯДОК ЗАМІНИ КОМПЛЕКТУ НАВІГАЦІЙНОГО ОБЛАДНАННЯ

8.1. Заміна КНО, датчика рівня пального (тимчасова, на час ремонту раніше встановленого, або постійна) проводиться в разі виявлення його несправності, пошкодження тощо та неможливості усунення несправності на місці, за результатами роботи комісії, про що у двох примірниках складається відповідний акт (пункт 5.1 Розділу 5).

Період відновлення несправності або заміни КНО, датчика рівня пального не повинен перевищувати 5 робочих днів.

8.2. Умисним пошкодженням КНО, датчика рівня пального вважається:

несанкціоноване відкривання корпусів GPS-трекеру (контролера), антен чи пошкодження цілісності пломб, встановлених на корпусі GPS-трекеру (контролера) чи корпусі антени, за винятком неякісного монтажу чи заводських (прихованих) дефектів корпусу;
потрапляння будь-якої рідини в середину корпусу GPS-трекеру (контролера) чи антени, за винятком неякісного монтажу чи заводських (прихованих) дефектів корпусу;
наявність механічних або термічних пошкоджень цілісності корпусів GPS-трекеру (контролера) чи антени, за винятком неякісного монтажу чи заводських (прихованих) дефектів корпусу;
пошкодження антенних кабелів та кабелів живлення, вчинених у будь-який спосіб, за винятком неякісного монтажу чи заводських (прихованих) дефектів;
роз’єднання штатних роз’ємів антенних кабелів та кабелів живлення, за винятком випадків їх неякісного монтажу чи заводського дефекту;
умисне під’єднання GPS-трекеру (контролера) антени до напруги, вищезазначеної у паспорті пристрою.

8.3. Відповідальність за навмисне пошкодження КНО несе водій АТЗ транспортного відділу товариства згідно з вимогами чинного законодавства.

Конечно, это не отменяет необходимости составлять первичные документы для списания ГСМ (это могут быть путевые листы, акты списания и т. п.).

Детально о заполнении путевых листов мы рассказывали в статье «Как избежать рисков при оформлении путевого листа».

Кстати: если планируете все же ориентироваться на нормы, достойны внимания статьи:

Выводы

Первичные документы о расходовании ГСМ можно оформлять в форме, установленной предприятием (путевом листе, акте списания), в т. ч. с использованием современных информационных технологий и спутниковых систем навигации – системы GPS-мониторинга транспорта.
Списывать ГСМ можно по фактическому расходу по показателям GPS-мониторинга. Отсутствие нехозяйственных расходов горючего будет просто доказать, если на автомобиле установлены датчики слива. Но, вероятнее всего, налоговики даже в таком случае будут ориентироваться на нормы из Приказа № 43.
Использование системы GPS-мониторинга для целей бухучета (для заполнения путевых листов, списания ГСМ по факту) нужно закрепить во внутренних документах предприятия (приказах, распоряжениях, положениях и т. п.).

Зразок1_НАКАЗ.doc

Скачать

Зразок2_ПОЛОЖЕННЯ.doc