Платежные карточки в командировке: порядок использования

Работнику надо срочно выехать в командировку, а в кассе предприятия нет наличных? Планируется командировка за рубеж, а у вашего предприятия нет инвалютного счета? Вы хотите максимально уйти от работы с наличными и ведения кассовой книги, в том числе при расчетах с работниками по командировкам?

Из всех этих ситуаций есть один выход – использовать платежные карточки. Рассмотрим применение этого инструмента в учете.

Общие положения

В настоящее время использование платежных карточек регламентируется:

· Законом от 05.04.01 г. № 2346-III «О платежных системах и переводе средств в Украине» (далее – Закон № 2346);

· Положением, утвержденным постановлением Правления НБУ от 05.11.14 г. № 705 (далее – Положение № 705), которое вступило в силу 12.11.14 г.

Напомним, что платежная карточка относится к электронным платежным средствам (далее – ЭПС). Она может использоваться для перевода денег со счета плательщика при оплате товаров и услуг, для перевода денег на счета других лиц, снятия наличных через кассы банков или банкоматы, а также для прочих операций, предусмотренных договором с банком (п. 1.27 Закона № 2346). То есть с помощью платежной карточки можно распоряжаться денежными средствами, находящимися на текущем счете, к которому «привязана» карточка.

Пользователями ЭПС (в т. ч. и платежной карточки) могут быть как юридические, так и физические лица (под пользователем понимается лицо, на счете которого осуществляются операции с использованием ЭПС). Для них банки могут эмитировать два типа ЭПС (п. 2 разд. II Положения № 705):

• личные ЭПС (в т. ч. и личные платежные карточки, далее – ЛПК) – эмитируются для физических лиц по операциям, не связанным с ведением предпринимательской деятельности;
• корпоративные ЭПС (в т. ч. и корпоративные платежные карточки, далее – КПК) – эмитируются для субъектов хозяйствования (юридических лиц и физических лиц – предпринимателей).

Осуществлять операции с денежными средствами на текущем счете с помощью ЭПС (в т. ч. и ЛПК, и КПК) на законных основаниях может только физлицо – держатель этого ЭПС (п. 1.4 ст. 1 Закона № 2346). Для КПК – это сотрудник (доверенное лицо) предприятия, на имя которого выпущена карточка (и/или данные которого «привязаны» к карточке при ее активации). Если вы хотите, чтобы несколько сотрудников могли без проблем пользоваться денежными средствами со счета предприятия с помощью КПК, тогда каждого из них рекомендуем обеспечить отдельной дополнительной КПК, для которой именно он будет авторизованным держателем. Использование платежных карточек по доверенности не допускается (п. 14.12 Закона № 2346).

Договор об использовании ЭПС заключается в письменной форме (п. 6 разд. II Положения № 705). Существенные условия такого договора перечислены в п. 8 разд. II Положения № 705. В частности, в договоре обязательно указывается: используемая платежная схема (дебетовая, дебетово-кредитная или кредитная – см. п. 2 разд. III Положения № 705), порядок установления курса продажи, обмена или конвертации иностранной валюты, тарифы банка на обслуживание ЭПС и порядок уведомления пользователя об изменении тарифов, периодичность и порядок получения выписок с текущего счета, к которому эмитирована карточка.

При выпуске карточки пользователю может быть открыт новый текущий счет (договор на его открытие также заключается в письменной форме – п. 1.9, 8.1 Инструкции, утвержденной постановлением Правления НБУ от 12.11.03 г. № 492, далее – Инструкция № 492). Но если у пользователя уже есть текущий счет, тогда достаточно заключить договор об использовании ЭПС и включить в договор об открытии текущего счета дополнительное условие о том, что операции на этом счете могут осуществляться с использованием ЭПС. То есть КПК на сегодня может быть привязана либо к отдельному текущему счету, специально открытому предприятием для использования КПК (для удобства назовем его картсчетом), либо к обычному текущему счету предприятия.

Какие есть возможные режимы использования платежной карточки?

Режим использования платежной карточки определяется в договоре с банком. Например, к одному текущему счету может быть оформлено несколько платежных карточек. Или другой вариант – одной платежной карточкой можно управлять движением средств сразу по нескольким счетам (п. 4, 5 разд. III Положения № 705).

Если у предприятия имеются текущие счета в иностранной валюте, то можно использовать КПК гривневые и валютные (например, в долларах, евро) или мультивалютные (одна карточка привязана к нескольким счетам в разных валютах).

ЛПК тоже могут быть открыты в разных валютах. Однако большинство работников предприятий имеют только гривневые зарплатные ЛПК.

Ограничения на использование средств с ЛПК и КПК

Ограничения для ЛПК

С помощью ЛПК нельзя осуществлять:

• расчеты, связанные с ведением предпринимательской деятельности (п. 7.7 Инструкции № 492);
• инвестиции за рубеж (п. 8.4 Инструкции № 492).

Может ли работник, находясь в командировке, оплачивать с ЛПК расходы в безналичной форме?

Возможность расплачиваться в безналичной форме зависит от вида расходов и от территории, на которой находится командированный работник.

Например, командировочные расходы (на проезд, проживание), указанные в пп. 170.9.1 Налогового кодекса (далее – НК) и в Инструкции, утвержденной приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59 (далее – Инструкция № 59), работник может оплачивать с ЛПК (т. е. в безналичной форме) без ограничений:

• либо за счет аванса, перечисленного на его ЛПК,
• либо за счет своих средств, а предприятие потом компенсирует ему расходы.

Что касается приобретения ТМЦ, работ, услуг для предприятия, то здесь ситуация неоднозначная. НБУ в своем письме от 09.08.05 г. № 25-213/1237-7880, ссылаясь на п. 7.7 Инструкции № 492, утверждает, что расходы, не относящиеся к командировочным, осуществлять с ЛПК в безналичной форме нельзя.

Но, по нашему мнению, для командировок по Украине таких ограничений нет. Ведь у работника будет чек РРО и квитанция платежного терминала, подтверждающие понесенные им расходы.

Что касается зарубежной командировки, то работник не может приобретать ТМЦ, работы или услуги для предприятия ни с помощью ЛПК по безналичному расчету, ни за наличные. Потому что расчеты с нерезидентами юрлица-резиденты должны осуществлять только в безналичной форме через учреждения банка (п. 1 ст. 7 Декрета КМУ от 19.02.93 г. № 15-93, далее – Декрет № 15-93). Отметим, что эксплуатационные расходы, связанные с автомобилем, в том числе приобретение топлива, согласно п. 12 разд. III Инструкции № 59 относятся к командировочным. Поэтому во время загранкомандировок их можно оплачивать как в наличной (п. 3.1 Правил, утвержденных постановлением Правления НБУ от 30.05.07 г. № 200, далее – Правила № 200), так и в безналичной форме.

Ограничения для КПК

С инвалютного счета предприятия с помощью КПК за пределами Украины можно (абзацы второй – четвертый п. 8.3 Инструкции № 492):

• снимать наличные для оплаты командировочных расходов;
• оплачивать в безналичной форме расходы, связанные с командировкой (оплата проживания в гостиницах, покупка билетов и т. п.), расходы представительского характера, а также эксплуатационные расходы, связанные с содержанием и нахождением воздушных, морских, автотранспортных средств за пределами Украины, в соответствии с условиями Кодекса торгового мореплавания от 23.05.95 г. № 176/95-ВР, Воздушного кодекса от 19.05.11 г. № 3393-VI, Конвенции о международной гражданской авиации от 07.12.44 г., Международной конвенции о дорожном движении от 08.11.68 г.

При этом существует исчерпывающий перечень запрещенных операций, которые нельзя проводить с применением КПК ни в национальной, ни в иностранной валюте. Так, держатель КПК не имеет права использовать карточку для получения заработной платы и прочих выплат социального характера, расчетов по ВЭД-контрактам, осуществления иностранных инвестиций в Украину и инвестиций резидентов за ее пределы (абзац первый п. 8.3 Инструкции № 492).

Обратите внимание! Сумма денежных средств (в национальной или иностранной валютах), которую можно перечислить на ЛПК или на КПК, а затем вывезти на карточке за рубеж и использовать там на разрешенные цели (см. выше), не ограничивается. А вот если работник вывозит из Украины наличную инвалюту, тогда действуют специальные правила. Можно вывезти наличными не более 10 000 евро в эквиваленте без письменного декларирования. Если сумма свыше 10 000 евро (или эквивалента) – тогда с обязательным письменным декларированием полной суммы и предъявлением документов, которые подтверждают снятие суммы, превышающей лимит в 10 000 евро (или эквиваленте), со счета в банке (п. 2 гл. 2 Инструкции, утвержденной постановлением Правления НБУ от 27.05.08 г. № 148).

Нужно ли соблюдать при использовании платежной карточки ограничения по наличным расчетам?

Если работник, находящийся в командировке на территории Украины, приобретает товары, работы или услуги для нужд предприятия, то он действует от имени и по поручению предприятия. Поэтому если такая оплата производится наличными, в том числе снятыми с ЛПК или КПК, следует соблюдать ограничение (п. 2.3 Положения, утвержденного постановлением правления НБУ от 15.12.04 г. № 637, далее – Положение № 637). Предельная сумма наличных расчетов с одним контрагентом по одному или нескольким платежным документам составляет в день (п. 1 постановления Правления НБУ от 06.06.13 г. № 210):

• 10 000 грн., если контрагент – предприятие или предприниматель;
• 150 000 грн., если контрагент – физическое лицо.

Обратите внимание! Согласно пп. 3 п. 2.3 Положения № 637, указанные ограничения не распространяются на расчеты при оплате командировочных расходов (т. е. командировочные расходы в один день можно оплатить наличными в любой сумме). Однако это правило действует только для расходов, которые являются командировочными согласно пп. 170.9.1 НК (например, на оплату проезда, проживания). Если же работник, находящийся в командировке на территории Украины, приобретает за наличные ТМЦ, работы или услуги для предприятия, тогда ограничение нужно соблюдать (см. ОИР, категория 109.13).

Не нужно соблюдать ограничение предельной суммы наличных расчетов в таких случаях (п. 2.3 Положения № 637):

если оплата производится с платежной карточки в безналичной форме (см. ОИР, категории 109.13);

если оплата товаров, работ или услуг, не относящаяся к командировочным расходам, осуществляется не напрямую через кассу контрагента, а наличными через кассу банка с последующим зачислением на текущий счет контрагента (см. ОИР, категория 109.13).

Выдача аванса на ЛПК и КПК

Как определить дату выдачи аванса, перечисленного на платежную карточку?

Действующее сегодня Положение № 705 не регламентирует этот вопрос, он фактически отдан на откуп предприятиям. При поиске ответа можно ориентироваться на старое и утратившее силу Положение, утвержденное постановлением Правления НБУ от 19.04.05 г. № 137 (далее – Положение № 137).

ЛПК. Как было установлено Положением № 137, дата выдачи аванса на командировку – это дата поступления денежных средств на ЛПК. Считаем, что это правило можно использовать и сейчас. Обычно день поступления денег на ЛПК совпадает с днем их списания с текущего счета предприятия.

Документом, подтверждающим выдачу аванса, будет платежное поручение о перечислении денежных средств на ЛПК работника на основании приказа на командировку. Отметим, что документ о снятии наличных с ЛПК через банкомат работник может и не представлять. Ведь такой документ не свидетельствует о получении аванса и не подтверждает понесенные расходы.

КПК. В старом Положении № 137 было сказано, что дата выдачи аванса – это дата списания денежных средств с КПК. Однако иногда дата снятия средств в чеке банкомата (или дата оплаты услуг проживания и прочих расходов по безналичному расчету в квитанции платежного терминала) не совпадает с датой списания средств с КПК (деньги могут списываться с задержкой в 1–2 дня, а при расчетах в иностранной валюте – до 30 дней). То есть в данном случае есть два варианта, что считать датой аванса:

дату снятия наличных по чеку банкомата или дату безналичной оплаты командировочных расходов;

дату списания средств с КПК.

На наш взгляд, логичнее привязаться именно к дате снятия наличных (или безналичного расходования средств). Ведь работник получает деньги именно в этот момент. Документальным подтверждением даты выдачи денег под отчет будет:

• чек банкомата – подтверждает снятие наличных с КПК;
• слип импринтера или квитанция платежного терминала – подтверждает проведение безналичных расчетов с использованием КПК.

Эти расчетные документы должны содержать обязательные реквизиты, предусмотренные п. 7 разд. VII Положения № 705. В частности, дату, время и вид операции, сумму и валюту операции, сумму комиссий, реквизиты платежной карточки, идентификатор платежного устройства и код авторизации операции.

Зафиксируйте в Положении о командировках вариант определения даты выдачи аванса с применением КПК. Это особенно актуально для командировок за рубеж, когда при исчислении суммы расходов нужно привязываться к курсу НБУ, действующему на день выдачи аванса.

Если работник будет снимать наличные с КПК (или оплачивать командировочные расходы по безналичному расчету) несколько раз в разные дни, то будет несколько дат выдачи средств под отчет. Данный факт не будет нарушением пп. 170.9.3 НК и не повлечет за собой применение санкций, предусмотренных абзацем пятым ч. 1 ст. 1 Указа Президента от 12.06.95 г. № 436/95 (за выдачу нового аванса без получения авансового отчета за ранее выданные суммы). Причина: по всем этим суммам общий срок сдачи отчета – после возвращения работника из командировки.

Нужно ли при выдаче аванса на КПК или ЛПК отражать суммы аванса в кассовой книге предприятия?

Нет, не нужно, поскольку в данном случае нет движения денежных средств в наличной форме (п. 2.12 Положения № 637). Касса будет задействована только в том случае, если работник после возвращения из командировки вернет неиспользованную часть полученного аванса (эта возвращенная часть и будет оприходована в кассе).

В какой валюте выдавать аванс?

Среди норм НК специальных указаний по поводу валюты аванса – нет. В Инструкции № 59 сказано, что валютой аванса могут быть:

• при командировках по Украине – гривни;
• при командировках за рубеж – свободно конвертируемая валюта (далее – СКВ) или валюта страны, в которую командируется работник (п. 5 разд. III Инструкции № 59). Если сметой расходов предусмотрено, что часть затрат работник будет нести в Украине (например, суточные или приобретение билетов), то эту часть работнику можно выдать в гривнях (письмо Минфина от 21.05.14 г. № 31-07250-06-29/12181).

Предприятие отправляет работника за границу с гривневой КПК. За границей он снимает с этой карточки суммы в евро. В какой валюте ему выдан аванс – в гривнях или в евро?

Аванс считается выданным не в момент зачисления денег на КПК, а в момент снятия средств с КПК. Значит, валютой аванса в нашем случае будет евро (сумма снятых работником евро будет указана в чеке банкомата). При этом авансовый отчет работник должен составить тоже в евро. И если осталась на руках неиспользованная часть снятой инвалюты – то этот остаток он должен вернуть в кассу тоже в евро. Такой порядок подтверждается письмом Минфина от 30.10.08 г. № 31-26030-13-25/39646.

Авансовый отчет

Авансовый отчет о командировке при использовании как ЛПК, так и КПК, подается по общей форме, утвержденной приказом Миндоходов от 24.12.13 г. № 845. Напомним сроки подачи отчета.

КПК. Для КПК установлены специальные сроки подачи отчета (пп. 170.9.3 НК), а именно:

• если работник снимал наличные с карточки – до окончания 3-го банковского дня после завершения командировки (пп. «а»);
• если работник рассчитывался в безналичной форме – в течение 10 банковских дней, а при наличии уважительных причин (расхождений в отчетных документах) по решению руководителя срок сдачи отчета может быть продлен до 20 дней (пп. «б»).

ЛПК. Подпункт 170.9.3 НК посвящен только КПК (что следует из первого абзаца этого подпункта), ЛПК в нем не упоминаются. Поэтому логично предположить, что при использовании ЛПК нужно применять общий 5-дневный срок подачи авансового отчета, предусмотренный пп. 170.9.2 НК. Однако, по мнению центрального налогового органа (см. письмо ГНС от 06.12.12 г. № 2292/6/23-50.0214), при снятии наличных с использованием ЛПК надо отчитаться в течение трех дней, как и при использовании КПК. Мы считаем, что, пользуясь этой логикой, при осуществлении исключительно безналичных расчетов с использованием ЛПК можно придерживаться срока в 10 (20) дней.

Как быть, если работник во время одной командировки снимал с карточки наличные и рассчитывался в безналичной форме?

В таком случае есть два пути:

• либо подать два разных авансовых отчета: по снятым наличным – в течение трех дней, а по расчетам в безналичной форме – в течение 10 (или 20) дней,
• либо подать один отчет, но это придется сделать в самые «жесткие» сроки (т. е. в течение трех дней, чтобы не допустить нарушения).

Обратите внимание! Если на КПК после возвращения работника из командировки остались неизрасходованные средства, работнику не нужно за них отчитываться. Ведь под отчет он их не получал.

Компенсация командировочных расходов

Перечень и состав командировочных расходов, которые могут быть возмещены работнику, а также перечень документов, которые подтверждают командировочные расходы при использовании ЛПК и КПК, такие же, как и при выдаче аванса в наличной форме. Единственная особенность – если работник расплачивался с помощью ПК в безналичной форме, то расчетным документом (документом об оплате) будет не чек РРО (ПКО или товарный чек), а слип или квитанция платежного терминала.

Не стоит оплачивать по безналичному расчету с использованием КПК расходы, которые не имеют хозяйственной направленности и которые работник осуществляет за счет суточных (например, расходы на питание, покупку сувениров, сигарет, предметов личного пользования в супермаркете и т. п.).

Есть риск, что если предприятие возместит работнику такие расходы, то при проверке сумму возмещения могут посчитать дополнительным благом. Поэтому работнику лучше снять наличные в сумме суточных в банкомате, а потом уже использовать их по назначению.

Можно ли компенсировать работнику расходы, связанные с использованием платежной карточки: банковскую комиссию при снятии наличных; расходы на конвертацию валюты (т. е. разницу между курсом (кросс-курсом) НБУ и коммерческим курсом покупки инвалюты с помощью карты)?

Ответ на этот вопрос зависит от того, какая платежная карточка используется – КПК или ЛПК.

КПК. Вышеуказанные расходы фактически являются расходами предприятия, а не работника. В банковской выписке будет видно, сколько денег фактически получил работник на руки (это и будет сумма аванса) и какова сумма комиссии или расходы на конвертацию. При этом суммы комиссии и расходов на конвертацию не нужно включать в авансовый отчет – их следует отнести на расходы предприятия напрямую согласно банковской выписке.

ЛПК. Во-первых, текущий счет, с которого списываются деньги, не принадлежит предприятию – это счет работника. Во-вторых, компенсация таких расходов напрямую не предусмотрена ни КЗоТом, ни новой редакцией пп. 170.9.1 НК, в котором с 01.01.15 г. прописан состав командировочных расходов. Поэтому если предприятие решит компенсировать такие расходы работнику, то их придется обложить НДФЛ и военным сбором.

Учесть коммерческий курс обмена можно только в ситуации, если аванс был перечислен на ЛПК в СКВ (при этом такая ЛПК должна быть валютной или мультивалютной), а документы о расходах работник представил в валюте страны пребывания. В такой ситуации можно воспользоваться п. 19 разд. III Инструкции № 59 и пересчитать расходы, выраженные в валюте страны пребывания, в валюту аванса по коммерческому обменному курсу покупки, указанному в подтверждающих документах об обмене валюты (в нашем случае подтверждающим документом может служить выписка банка со счета ЛПК, в которой четко должен быть виден курс, по которому СКВ обменяли на валюту страны пребывания).

Это же справедливо и для ситуации, когда работник снял за границей наличные в СКВ со своей инвалютной (или мультивалютной) ЛПК, а потом обменял ее на валюту страны пребывания в обменном пункте (подтверждающим документом будет квитанция об обмене).

При отсутствии подтверждающих документов сумму расходов, выраженных в валюте страны пребывания, надо пересчитать в валюту аванса по кросс-курсу НБУ (п. 19 разд. III Инструкции № 59).

Как быть, если в командировку направляют несколько работников, а КПК оформлена только на одного из них? Какие расходы работник, имеющий КПК, может оплатить «один за всех»?

Такой работник может оплатить с помощью КПК стоимость проживания всех командированных работников. Но при этом оригиналы счетов (квитанций) гостиницы должны содержать информацию о фамилиях этих людей, о стоимости проживания и расходах, включенных в счет (см. письма Минфина от 11.03.06 г. № 31-26030-12-13/5020, от 08.01.14 г. № 31-07250-06-29/19; письмо НБУ от 07.04.06 г. № 25-209/827-3767). При этом он должен включить всю эту сумму оплаты в свой авансовый отчет.

Считаем, что в таком же порядке можно использовать КПК для приобретения билетов на транспортные средства. Что касается суточных, то работник – доверенное лицо может их снять с КПК только на себя (если он снимет суточные и на остальных, для него это при проверке могут признать дополнительным благом, поскольку у него не будет документов, подтверждающих передачу сумм суточных другим лицам). Работникам, у которых нет КПК, суточные следует выплатить либо из кассы, либо на их ЛПК.

Сумма фактических расходов работника отличается от суммы аванса – каковы последствия?

Если расходы командированного работника согласно Отчету:

• оказались меньше суммы выданного аванса – работник должен вернуть остаток строго в валюте аванса (п. 17 разд. III Инструкции № 59) до или в момент утверждения авансового отчета (пп. 170.9.2 НК). Возвращаемая сумма приходуется в кассу предприятия с оформлением ПКО. При этом если в кассу была получена инвалюта, то предприятие должно зачислить ее на свой текущий счет (или продать, если у него нет текущего инвалютного счета) в течение пяти банковских дней со дня ее поступления (п. 8.4 Правил № 200); п. 11 разд. III Положения, утвержденного постановлением Правления НБУ от 10.08.05 г. № 281, далее – Положение № 281).Если работник не вернет излишек полученного аванса вовремя, сумму излишка надо будет включить в его налогооблагаемый доход и обложить НДФЛ с применением натурального коэффициента и военным сбором (п. 164.5, пп. 170.9.1, пп. 1.2 п. 161 подразд. 10 разд. XX НК; ОИР, категория 132.02);
• превысили сумму выданного аванса – образовавшаяся сумма задолженности предприятия перед работником должна быть выплачена работнику. Срок погашения такой задолженности для командировок по Украине не установлен, а для командировок за границу – до окончания третьего банковского дня после утверждения Отчета (п. 19 разд. III Инструкции № 59). Хотя за несоблюдение этого срока штрафы предприятию не грозят.

Можно ли погасить задолженность перед работником напрямую с КПК?

Нет, так нельзя. Ведь из п. 2.12 Положения № 637 следует, что все денежные средства, снятые с текущего счета предприятия с помощью КПК, являются выданными работнику под отчет. Поэтому он их должен либо потратить на определенные цели, либо вернуть в кассу предприятия, и подать Отчет. Кроме того, согласно п. 8.3 Инструкции № 492, выплата заработной платы и прочих выплат социального характера (а компенсацию командировочных расходов можно считать такой выплатой) напрямую через КПК запрещена.

Выплатить работнику сумму задолженности можно только через кассу или перечислить на его ЛПК.

Возможные варианты выплаты работнику задолженности за счет средств на КПК таковы:

• вариант 1 – бухгалтер предприятия перечисляет деньги со счета, к которому «подвязана» КПК, на ЛПК работника;
• вариант 2 – работник снимает наличные в сумме задолженности с КПК, сдает деньги в кассу предприятия, кассир оформляет приходный кассовый ордер. А затем из кассы эта сумма выплачивается работнику с оформлением расходного кассового ордера.

Обратите внимание! При командировках за рубеж задолженность выплачивается работнику не в иностранной валюте, а в гривнях по курсу НБУ на день ее погашения (п. 19 разд. III Инструкции № 59). Сумма задолженности является монетарной статьей, и если она погашается не в день утверждения авансового Отчета, то по ней должны быть рассчитаны курсовые разницы. Считаем, что учет курсовых разниц нужно вести вплоть до даты фактической выплаты задолженности работнику (даже если она не была погашена в трехдневный срок). Работнику-нерезиденту задолженность может быть выплачена по его желанию как в гривнях, так и в инвалюте (п. 2.5 Правил № 200).