Как единщику избежать рисков, связанных с отсутствием первичных документов на товар

Что происходит на практике: предприниматель-единщик (далее – единщик) приобретает за плату различные товары для использования в своей хозяйственной деятельности, но не всегда сохраняет документы, подтверждающие понесенные расходы.

В чем риски предпринимателя: при проверке бездокументные товары могут посчитать бесплатно полученными, а это грозит крупными неприятностями.

Почему возникает проблема: бытует мнение, что единщику необязательно иметь и хранить первичные документы о приобретении товара, ведь для определения размера единого налога, подлежащего уплате в бюджет, имеет значение доход единщика, а не его расходы. Это мнение подкрепляется тем, что прямой нормы законодательства, обязывающей единщиков иметь и хранить первичные документы, нет.

Давайте разберемся, нужно ли единщику иметь первичные документы, подтверждающие приобретение товара и понесенные в связи с этим расходы.

Каковы общие правила налогового учета?

По общему правилу налогоплательщики независимо от того, какую систему налогообложения они применяют, обязаны:

- вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объек­та налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных и других документов по начислению и уплате налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством (п. 44.1 Налогового кодекса, далее – НК);

- обеспечить хранение документов, указанных в п. 44.1 НК, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на органы ГФС, не менее 1 095 дней со дня подачи налоговой отчетности, для составления которой используются эти документы, а в случае ее неподачи – со дня истечения предельного срока подачи такой отчетности (п. 44.3 НК).

Как ведут налоговый учет единщики?

Для ведения налогового учета единщики используют:

- Книгу учета доходов – плательщики единого налога первой, второй и третьей групп, не являющиеся плательщиками НДС (пп. 296.1.1 НК);

- Книгу учета доходов и расходов – плательщики единого налога третьей группы, являющиеся плательщиками НДС (пп. 296.1.2 НК).

Формы Книг учета и Порядки их ведения утверждены приказом Минфина от 19.06.15 г. № 579 (далее – Приказ № 579).

На основании данных Книг учета единщики составляют налоговые декларации плательщиков единого налога. Формировать показатели деклараций, используя данные, не подтвержденные этими книгами, запрещено (п. 8 каждого из Порядков, утвержденных Приказом № 579, п. 44.1 НК).

Данные Книг учета должны подтверждаться первичными документами. Такой вывод следует из п. 44.1 НК, поскольку исходя из данных этих книг единщик определяет сумму единого налога, подлежащую уплате в бюджет.

Может ли орган ГФС проверять един­щиков?

Орган ГФС вправе проводить документальные проверки налогоплательщиков независимо от того, на какой системе налогообложения они находятся (пп. 20.1.4 НК). Проверяющие вправе запрашивать и изучать первичные документы, используемые в налоговом учете, отчетность, связанную с начислением и уплатой налогов, сборов, платежей, выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на органы ГФС (пп. 20.1.6, п. 41.1 НК).

При документальной проверке единщика представители органа ГФС наверняка проверят не только наличие и правильность ведения Книг учета, но и соблюдение порядка определения доходов на основании первичных документов, а также их состав, то есть требования ст. 292 НК.

Защитит ли единщика мораторий на проверки?

В 2016 году продолжает действовать мораторий на проверки субъектов хозяйствования, доход которых за предыдущий (т. е. 2015-й) календарный год не превысил 20 млн грн. (п. 3 разд. II Закона от 28.12.14 г. № 71-VIII). Это значит, что единщикам налоговые проверки пока не грозят, ведь установленный для них п. 291.4 НК предел годового дохода не достигает указанной величины.

Однако у любого правила есть исключения. Предусмотрены они и в части применения моратория. Так, единщиков могут проверять (п. 3 разд. II Закона от 28.12.14 г. № 71-VIII):

- по разрешению КМУ;

- заявлению самого единщика;

- решению суда;

- в соответствии с требованиями Уголовного процессуального кодекса;

- относительно соблюдения норм законодательства по вопросам наличия лицензий;

- полноты начисления и уплаты НДФЛ и ЕСВ;

- возмещения НДС (касается единщиков третьей группы – плательщиков НДС);

- применения РРО (касается единщиков второй и третьей групп, кроме тех, кто осуществляет свою деятельность на рынках, продает товары в мелкооптовой торговой сети через средства передвижной торговли);

- по основаниям, предусмотренным пп. 78.1.1 и 78.1.4 НК (внеплановые проверки большей частью касаются единщиков третьей группы – плательщиков НДС). Вопрос начисления и уплаты НДС по-прежнему находится под пристальным вниманием фискальной службы, и чаще всего как раз проверяется соблюдение налогоплательщиками законодательства, касающегося НДС).

Кроме того, после окончания срока действия моратория проверки единщиков возобновятся
и вопрос о наличии первичных документов, относящихся к проверяемому периоду, снова станет актуальным.

В чем заключается риск в случае отсутствия документов на товар?

Одним из видов доходов, который включается в состав доходов единщика, является стоимость бесплатно полученных им товаров (п. 292.3 НК). Напомним, бесплатно полученными считаются товары (работы, услуги), предоставленные плательщику единого налога согласно письменным договорам дарения и другим письменным договорам, заключенным в соответствии с законодательством, по которым не предусмотрена денежная или иная компенсация стоимости таких товаров (работ, услуг) или их возврат, а также товары, переданные единщику на ответственное хранение и использованные им.

Если первичные документы, подтверждающие платное приобретение товара, отсутствуют, то проверяющие, скорее всего, признают этот товар бесплатно полученным (нет затрат, значит, получен бесплатно). С такой логикой трудно согласиться, ведь, как указано выше, п. 292.3 НК предусматривает необходимость документального подтверждения, в частности письменными договорами, бесплатного получения единщиком товара.

Тем не менее на практике представители фискальной службы в случае отсутствия первичных документов на товар указывают на это в акте проверки и включают стоимость таких товаров в доход единщика.

Что грозит единщику за отсутствие документов на товар?

Если проверяющие отражают в акте факт отсутствия у предпринимателя документов на приобретенный товар, то следствием этого является применение установленного ст. 121 НК штрафа в размере (ОИР, категория 107.11):

- 510 грн., если нарушение совершено впервые;

- 1 020 грн., если в течение года на единщика уже налагался штраф за аналогичное нарушение.

Если в результате проверки орган ГФС придет к выводу, что общий объем дохода, полученного единщиком в течение календарного года (с учетом стоимости товара, на который нет первичных документов и получение которого проверяющие признали бесплатным), превысил ограничение, введенное п. 291.4 НК, то ему будет доначислен единый налог в размере 15 % суммы превышения. В случае несогласия предприниматель может обжаловать действия проверяющих в административном или судебном порядке.

Чтобы уменьшить риски, связанные с уплатой доначисленных в результате проверки штрафов и единого налога, и избежать судебных разбирательств по результатам проверок, сохраняйте первичные документы, подтверждающие приобретение товара.