Важные сроки в расчетах с подотчетными лицами

25.01.2019 19572 2 2

Подотчетное лицо – это работник учреждения, который получил под отчет средства для будущих расходов (п. 1.2 Порядка бухгалтерского учета отдельных активов и обязательств бюджетных учреждений, утвержденного приказом Минфина от 02.04.14 г. № 372).

Характерной особенностью таких отношений является то, что лица, которым выдали наличность, должны отчитаться по установленной форме перед предприятием о выполнении соответствующего задания и израсходованных средствах.

Субъект хозяйствования может выдавать денежные средства под отчет путем:

1) выдачи наличности из кассы;

2) предоставления возможности пользования корпоративными карточками (далее – КПК);

3) выдачи через личную платежную карточку подотчетного лица.

Сроки использования подотчетных сумм

Использовать наличность, выданную под отчет, можно только в течение срока, установленного законодательством, а именно п. 19 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 29.12.17 г. № 148 (далее – Положение № 148).

Остаток неиспользованных средств нужно вернуть в кассу или на банковский счет предприятия (предпринимателя), выдавшего такие средства. Осуществить такой возврат нужно до или во время представления Отчета об использовании средств, выданных на командировку или под отчет, по форме, утвержденной приказом Минфина от 28.09.15 г. № 841 (далее – Отчет).

Сроки использования подотчетных сумм приведем в табл. 1.

Таблица 1.
Предельные сроки использования подотчетных сумм

№ п / п	Цель выдачи средств	Наличная форма выдачи	Расчеты наличностью, снятой с платежных карточек
1	2	3	4
1	На закупку сельхозпродукции и вторичного сырья	Не более 10 рабочих дней (далее – р. д.) со дня выдачи под отчет
2	На закупку лома черных металлов и лома цветных металлов	Не более 30 р. д. со дня выдачи под отчет
3	На другие производственные (хозяйственные) нужды	Не более 2 р. д., включая день получения наличности
4	На командировку	До окончания срока командировки
5	На командировку и производственные (хозяйственные) нужды одновременно	До окончания срока командировки

Сроки отчетности по подотчетным средствам

После возвращения из командировки или выполнения гражданско-правовых действий, на которые выдавались средства, подотчетное лицо должно:

1) отчитаться;

2) подать документы на проведенные расходы в оригинале;

3) вернуть неизрасходованные или излишне израсходованные средства в кассу или зачислить на банковский счет выдавшего их лица до или во время представления указанного отчета (пп. 170.9.2 Налогового кодекса, далее – НК).

Cрок представления Отчета зависит от способа выдачи и расходования подотчетных сумм (см. табл. 2).

Таблица 2.
Предельные сроки представления Отчета

№ п / п	Цель выдачи подотчетных сумм	Форма выдачи подотчетных сумм
		наличная	безналичная
			подотчетное лицо проводило расчеты наличностью, снятой с корпоративной (или личной) платежной карточки	подотчетное лицо проводило расчеты в безналичной форме корпоративной (или личной) платежной карточкой
1	2	3	4	5
1	Покрытие командировочных расходов	До окончания 5-го банковского дня, следующего за днем завершения командировки (пп. «а» пп. 170.9.2 НК)	До окончания 3-го банковского дня по окончании командировки (пп. «а» пп. 170.9.3 НК)	До окончания 10-го банковского дня после завершения командировки – если карточка использовалась работником только для безналичных расчетов (пп. «б» пп. 170.9.3 НК)*
2	Решение производственных (хозяйственных) вопросов в командировке
3	Выполнение отдельных гражданско-правовых действий	До окончания 5-го банковского дня, следующего за днем приобретения работником товаров (работ, услуг) по доверенности и за счет лица, выдавшего деньги под отчет (пп. «б» пп. 170.9.2 НК)**
* Работодатель может продлить этот срок до 20 банковских дней, если на то будут уважительные причины (в случае расхождений между документами, поданными работником, и данными банковской выписки по картсчету). ** Срок использования наличности, выданной на хознужды, – всего 2 дня (см. табл. 1), меньше срока представления Отчета – 5 дней. Поэтому в случае выдачи подотчетных сумм для производственных (хозяйственных) нужд в наличной форме или снятия наличности с КПК или личной карточки рекомендуем или отчитаться в течение двух дней, или сдать наличность в кассу в срок, установленный Положением № 148, а Отчет в бухгалтерию подать позже.

срок расчетов подотчетные лица школа бухгалтера школа: расчеты