График отпусков – 2017 в вопросах и ответах

Ежегодный отпуск – это один из важных видов времени отдыха работников, в течение которого они не исполняют своих обязанностей по трудовому договору. Законодательством предусмотрено обязательное утверждение графика отпусков и предоставление основных ежегодных отпусков работникам только согласно этому графику. Выполнение данной нормы обязательно как для работодателя, так и для работников. Об особенностях, порядке составления и утверждения графика отпусков читайте в статье.

Каким нормативным документом предусмотрено составление графика отпусков?

Основным нормативным актом, который устанавливает государственные гарантии, права на отпуска, определяет условия, продолжительность и порядок их предоставления, является Закон от 15.11.96 г. № 504/96-ВР «Об отпусках» (далее – Закон № 504). Кроме того, вопросы отпусков регулируются гл. V КЗоТ.

В частности, ст. 79 КЗоТ и ст. 10 Закона № 504 предусмотрено, что очередность предоставления отпусков определяется графиком. Конкретный период предоставления ежегодных отпусков в пределах, установленных графиком, согласовывается между работником и работодателем. Не позднее чем за две недели до начала отпуска работодатель обязан в письменном виде уведомить об этом работника (ст. 10 Закона № 504).

Таким образом, на предприятии должен быть утвержден график отпусков, а дата начала отпуска согласовывается отдельно. Обычно для этого работник пишет заявление на отпуск, учитывая график, а предприятие издает приказ о предоставлении такого отпуска и знакомит с ним работника под подпись.

Когда следует составлять график отпус­ков?

Закон № 504 и современные нормативные акты Украины не содержат требований и ограничений в отношении срока составления графика отпусков. Однако в соответствии с п. 20 Типовых правил внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих предприятий, учреждений, организаций, утвержденных постановлением Госкомитета СССР по труду и социальным вопросам от 20.07.84 г. № 213, которые продолжают действовать в рамках, не противоречащих законодательству Украины (см. письмо Минсоцполитики от 12.07.13 г. № 3187/0/10-13/13), предельный срок составления графиков отпусков на каждый календарный год – 5 января текущего рабочего года. Однако, по нашему мнению, более поздняя дата составления графика не будет нарушением, если ее указать в приказе об учетной политике предприятия.

По какой форме составлять график отпусков?

Действующее законодательство не предоставляет типовой формы графика отпусков. Следовательно, он может составляться в произвольной форме. В нем целесообразно предусмотреть следующие графы:

Ф. И. О. работника; название подразделения и/или должность работника; вид отпуска; год или период, за который предоставляется отпуск; количество дней отпуска; период отпуска (дата или месяцы начала и окончания); данные о переносе отпуска (основание и новый срок); подпись работника; примечания.

Какие отпуска можно включать в график?

График отпусков обязательно составляют на:

ежегодные отпуска (основной и дополнительный) (ч. 10 ст. 10 Закона № 504);

дополнительные оплачиваемые отпуска (16 календарных дней) лицам, которые отнесены к 1–2-й категориям пострадавших в результате аварии на ЧАЭС (п. 6 Порядка использования средств государственного бюджета для выполнения программ, связанных с социальной защитой граждан, пострадавших в результате Чернобыльской катастрофы, утвержденного постановлением КМУ от 20.09.05 г. № 936).

Кроме того, на усмотрение предприятия также можно включать:

ежегодные отпуска, не использованные за прошлые годы (ч. 2 ст. 12 Закона № 504);

социальные отпуска работникам, имеющим детей (ст. 19 Закона № 504);

дополнительные отпуска отдельным категориям ветеранов войны (ст. 162 Закона № 504).

Если работник желает получить денежную компенсацию за ежегодный отпуск, то как это отразить в графике отпусков?

При соблюдении требований ст. 24 Закона № 504 компенсацию за ежегодный отпуск можно отразить в графе «Примечание» графика.

Нужно ли переделывать график отпусков в случае приема на работу новых работников?

В соответствии с письмом Минсоцполитики от 25.08.15 г. № 475/13/116-15 (далее – Письмо
№ 475) в случае заключения трудового договора с работником после утверждения графика отпусков в него могут быть внесены соответствующие изменения и дополнения. По нашему мнению, достаточно составить дополнение к существующему графику в том же порядке, что и сам график отпусков.

Кто имеет право получить отпуск в удобное для себя время?

Категории работников, которым ежегодные отпуска по желанию предоставляются в удобное для них время, приведены в ч. 13 ст. 10 Закона № 504. Впрочем, перечень не исчерпывающий и может быть дополнен коллективным или трудовым договором.

Право на получение отпуска в удобное время в действительности означает лишь то, что при составлении графика отпусков работодатель прежде всего учитывает пожелания таких работников (Письмо № 475). И ни в коем случае не означает право в любое время (по желанию работника) просто пойти в отпуск: самовольное использование без согласования с работодателем дней отгулов, очередного отпуска квалифицируют как прогул (п. 24 постановления Пленума ВСУ от 06.11.92 г. № 9 «О практике рассмотрения судами трудовых споров»).

Каковы особенности составления графика отпусков для мобилизованных работ­ников?

За работниками, призванными на срочную воинскую службу и по призыву во время мобилизации, сохраняется место работы, должность и средний заработок на предприятии (ст. 119 КЗоТ). А время пребывания на воинской службе зачисляется в стаж работы, дающий право на ежегодный основной отпуск (ч. 1 ст. 9 Закона № 504). Для предоставления отпуска за время службы демобилизованным работникам на предприятии целесообразно оформить в случае необходимости дополнение к графику отпусков, согласовав начало и период отпуска (ч. 10 ст. 10 Закона № 504).

Кто подписывает/согласовывает график отпусков?

График отпусков подписывает лицо, ответственное за его составление (кадровик, руководитель кадровой службы). Утверждает график собственник или уполномоченный им орган по согласованию с выборным органом первичной профсоюзной организации (ст. 79 КЗоТ, ст. 10 Закона № 504).
А подписи работников являются свидетельством об их ознакомлении и согласии с установленными сроками выхода в отпуск.

Достаточно ли только утверждения графика директором в случае отсутствия профсоюза?

Нет, недостаточно. При отсутствии профсоюза график отпусков следует согласовать с другим уполномоченным на представительство трудовым коллективом органом, например советом трудового коллектива, а в немногочисленной организации – с уполномоченным представителем трудового коллектива. Представительский орган избирают на общем собрании (конференции) трудового коллектива.

Какова ответственность за отсутствие на предприятии графика отпусков?

Отсутствие графика отпусков подпадает под прочие нарушения требований законодательства
о труде и влечет за собой финансовые санкции в соответствии со ст. 265 КЗоТ в виде наложения штрафа на работодателя в размере минимальной заработной платы. Также в ст. 41 КУоАП предусмот­рено наложение админштрафа в размере от 30 до 100 НМДГ (от 510 до 1 700 грн.), а повторное (в течение года) совершение такого нарушения влечет за собой наложение штрафа от 100 до
300 НМДГ (от 1 700 до 5 100 грн.).

При этом финансовая санкция и административный штраф – это два разных вида наказания за одно и то же нарушение, и налагаются они на должностных лиц предприятия.