Завершение учетного года: что надо сделать бухгалтеру

Главная задача бухгалтера в конце года – подготовка и составление финансовой и налоговой отчетности. И еще надо завершить все, что не было сделано в течение года. Кроме того, бухгалтер (особенно на небольших предприятиях) – это универсальный солдат. Поэтому список его дел в этот период содержит не только бухгалтерские. В консультации остановимся на тех важных действиях, которые предстоит выполнить бухгалтеру в конце года.

Проверяем первичные документы

Первичными являются документы, которые содержат сведения о хозяйственных операциях и подтверждают факт их совершения (ст. 9 Закона № 996). Данное определение будет работать до 4 января 2017 года. После этой даты бухгалтеры будут пользоваться новым определением первичного документа (изменения внесены Законом № 1724), а именно: это документ, содержащий сведения о хозяйственной операции. Фразу о том, что первичный документ подтверждает факт совершения хозяйственной операции исключили. В результате статус первичного получит, например, счет (инвойс).

При проверке деятельности предприятия специалисты ГФС уделяют пристальное внимание первичке. Ведь согласно п. 44.1 и 44.2 НК в целях налогообложения плательщики обязаны вести учет доходов и расходов, других показателей на основании первичных документов, регистров бухучета и прочих документов, связанных с начислением и уплатой налогов и сборов, оформление которых предусмотрено законодательством. При этом запрещается формировать показатели налоговой отчетности, таможенных деклараций исходя из данных, не подтвержденных соответствующими документами.

В связи с этим в конце года бухгалтеру следует проверить:

• подтверждение факта осуществления каждой хозяйственной операции первичным документом. Если в наличии не окажется, например, накладных на отпуск товаров, то сделка может быть признана недействительной;
• правильность оформления первичных документов, наличие в них всех обязательных реквизитов. Первичные документы имеют юридическую силу и доказательность лишь при наличии всех реквизитов, предусмотренных ч. 2 ст. 9 Закона № 996, п. 2.3 и 2.4 Положения № 88;
• наличие подписи в документах. Если документ подписан не тем лицом, то это послужит основанием для его признания непервичным. Руководитель предприятия утверждает список лиц, имеющих право давать разрешение (подписывать первичные документы) на осуществление операций, связанных с отпуском (расходованием) денежных средств и документов, ТМЦ, другого имущества предприятия.

Если при проверке выявлены ошибки в первичных документах, то их нужно исправить (подробнее см. «Как исправить ошибку в первичных документах и учетных регистрах»). А отсутствующие документы придется восстановить.

Ревизия первички убережет ваше предприятие от штрафных санкций, позволит составить достоверную финансовую и налоговую отчетность.

Исправляем ошибки в бухучете

При отражении хозяйственной операции в регистрах бухгалтерского учета могут быть допущены ошибки. А при составлении финансовой отчетности могут быть неправильно указаны статьи, сальдо по статьям и т. д. Порядок исправления ошибок в бухучете регулируется П(С)БУ 6 (подробнее об этом см. «Исправление ошибок в бухучете и финотчетности»).

Предприятия, которые обязаны обнародовать финансовую отчетность согласно ст. 14 Закона № 996, в случае выявления ошибок прошлых лет должны повторно обнародовать правильную финотчетность за эти годы в том же порядке, что и отчеты с ошибками. Данный факт должен быть отражен в примечаниях к финотчетности (п. 20.3 П(С)БУ 6). Это следует делать, только если допущенные ошибки являются существенными (письмо Минфина Украины от 13.01.05 г. № 31-04200-20-10/508 «Относительно порядка отражения исправления ошибок, допущенных при составлении финансовой отчетности в предыдущих годах», письмо Минфина Украины от 22.09.03 г. № 31-04220-20-10/2515). Порог существенности предприятие определяет самостоятельно в приказе об учетной политике, а за основу можно брать критерии, приведенные в Методрекомендациях № 635.

Контролируем правильность отражения результатов инвентаризации

Достоверность данных бухучета перед составлением финотчетности призвана обеспечить инвентаризация имущества и всех обязательств (п. 5 разд. I Положения № 879). При этом могут быть выявлены активы, которые утратили свои первоначальные качества и устарели. Предприятие должно установить их реальную стоимость для отражения в балансе. Только полная инвентаризация даст возможность предприятию увидеть реальное состояние своих активов и обязательств. Поэтому важно, чтобы все инвентаризационные разницы в годовой финотчетности были отражены правильно.

Анализируем задолженности

Вначале установим наличие одинаковых контрагентов в составе дебиторов и кредиторов. А затем проведем взаимные расчеты по предоплатам и отгрузкам.

Анализ дебиторской задолженности на предмет сомнительности или безнадежности ее погашения проводится во время инвентаризации расчетов с дебиторами и кредиторами перед составлением годовой финотчетности. Для подтверждения сальдо расчетов с контрагентами составляют акты сверок произвольной формы. Сверку проводят только по задолженности с неистекшим сроком исковой давности. Если нет уверенности в погашении задолженности, то она считается сомнительной, а если есть уверенность в том, что задолженность не будет погашена или по ней истек срок исковой давности, она признается безнадежной (п. 4 П(С)БУ 10).

В результате выявляется задолженность, которую можно списать с баланса.

Корректируем резервы и обеспечения

В конце года предприятие обязано уточнить начисленные резервы и обеспечения, в частности обеспечение (резерв) оплаты отпусков работникам (п. 18 П(С)БУ 11). По сомнительной дебиторской задолженности по состоянию на 31 декабря отчетного года определяется соответствующая сумма резерва сомнительных долгов с помощью метода, предусмотренного п. 8 П(С)БУ 10 и закрепленного в приказе об учетной политике предприятия.

Основанием для корректировки являются данные инвентаризации обеспечений и резервов, которая обязательно проводится в конце года.

В бухгалтерском учете на конец года данное обеспечение либо доначисляется, либо уменьшается .

Принимаем решение о переоценке основных средств и нематериальных активов

Если на дату баланса (на конец года) остаточная стоимость объекта основных средств (далее – ОС) существенно отличается от его справедливой стоимости, то предприятие может провести его переоценку (п. 16 П(С)БУ 7). При принятии решения о переоценке ОС учитывается порог существенности, который закрепляется в приказе об учетной политике и обычно устанавливается на уровне 10%-ного отклонения остаточной стоимости объектов ОС от их справедливой стоимости (п. 34 Методрекомендаций № 561).

Решение о переоценке принимается в отношении всех объектов группы ОС. Если группа переоценивалась хотя бы раз, в дальнейшем ее объекты обязательно переоцениваются при условии, что отклонение остаточной стоимости от справедливой превышает порог существенности.

Предприятие также может принять решение о переоценке нематериальных активов до справедливой стоимости на дату баланса по тем из них, по которым существует активный рынок (п. 19 П(С)БУ 8). В случае переоценки отдельного объекта нематериального актива следует переоценивать все другие активы группы, к которой он принадлежит (кроме тех, по которым нет активного рынка).

Формируем финрезультат

Финансовый результат формируется на одноименном счете 79 после сверки всех операций за отчетный год. Перед этим по предварительной оборотно-сальдовой ведомости по состоянию на 31 декабря проверяют, нет ли остатков на счетах классов 7 (кроме счета 79), 8 и 9. Все указанные счета должны быть закрыты. Если же есть остатки, следует выяснить причины незакрытия счетов, а затем уточнить суммы списания со счетов классов 7–9 на счет 79.

После того как сумма прибыли (убытка) отчетного года зафиксирована, сальдо счета 79 закрывается проводкой Дт 79 – Кт 44 (если получена прибыль) или Дт 44 – Кт 79 (если получен убыток). В результате у нас будет показатель прибыли (убытка) за отчетный год. Данная информация необходима для принятии решения о распределении прибыли (в т. ч. и на выплату дивидендов).

Определяем состав финансовой отчетности

Проведите тест на соответствие вашего предприятия критериям ст. 55 ХК и определите, к какой категории субъектов хозяйствования вы относитесь (крупным, средним, малым или микро) по итогам года. В зависимости от этого надо будет подавать финотчетность – в полном объеме (формы № 1–6) или сокращенную.

Например, в течение года предприятие было субъектом малого предпринимательства и составляло формы № 1-м и № 2-м. В IV квартале из-за увеличения численности работников оно перешло в категорию средних. Поэтому финотчетность за 2016 год придется подать в полном объеме (п. 3 разд. I П(С)БУ 25).

Анализируем деятельность

На основании данных финотчетности и управленческого учета рекомендуем провести анализ хозяйственной деятельности. Это позволит, в частности, определить рентабельность, платежеспособность предприятия и другие показатели, необходимые для принятия стратегических решений.

Оптимизируем документооборот

На предприятии обязательно должен быть график документооборота (п. 5.1–5.5 Положения № 88). Возможно, в конце года его придется уточнить. Причинами такого уточнения могут быть:

• организационно-производственная структура предприятия;
• вид и объемы документов, поступающих со стороны;
• сроки обработки документов.

После внесения изменений с новым графиком документооборота нужно ознакомить исполнителей (под подпись) и выдать каждому из них извлечение из графика, которое касается непосредственно этого лица. Контроль за соблюдением графика на предприятии осуществляет главный бухгалтер. Поэтому его требования относительно подачи в бухгалтерию необходимых документов и данных должны выполняться всеми подразделениями и службами предприятия (п. 5.5 Положения № 88).

Готовим документы к архивированию

Положением № 88 (п. 6.1) установлено, что первичные документы, учетные регистры и бухгалтерские отчеты после обработки должны храниться в архиве предприятия. Обеспечить их хранение в архиве обязан главный бухгалтер (п. 6.7 Положения № 88). Соответственно и выдаваться документы из архива предприятия могут только по решению главного бухгалтера (п. 6.8 Положения № 88).

Требование о хранении первичных документов, регистров бухучета, финотчетности и других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, содержится также в п. 44.3 НК. Согласно этой норме налогоплательщик обязан хранить указанные документы не менее 1 095 дней со дня подачи налоговой отчетности, при составлении которой были использованы данные этих документов. Если налоговая отчетность не подавалась в установленные сроки, то отсчет 1 095 дней начинается от предельного срока подачи отчетности за соответствующий налоговый период. За несоблюдение установленных ст. 44 НК требований предусмотрена финансовая ответственность (ст. 121 НК) – штраф в размере 510 грн., а при повторном нарушении в течение года – размер штрафа увеличивается вдвое.

Кроме того, срок хранения документов установлен в Перечене типовых документов, которые создаются во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденном приказом Минюста Украины от 12.04.12 г. № 578/5, и обычно составляет три года при условии проведения проверки.

Для некоторых документов срок хранения составляет более 3 лет, а именно: для расчетно-платежных документов акционеров – 5 лет, налоговых накладных – 3 года, положения о структурных подразделениях, филиалах, представительствах и штатных расписаний – 75 лет.

Исчисление сроков хранения документов начинается с 1 января года, следующего за годом их завершения делопроизводством.

Проводим перерасчет НДС и НДФЛ

НДС. Плательщики НДС, которые осуществляют как облагаемые, так и не облагаемые налогом операции, распределяют налоговый кредит по НДС согласно доле налогооблагаемых операций, определенной по данным либо прошлого года, либо первого месяца осуществления не облагаемых НДС операций, если в прошлом году таких операций не было (п. 199.2, 199.3 НК).

Распределению подлежит только налоговый кредит по товарам, работам, услугам, необоротным активам, которые одновременно используются и в облагаемых, и в не облагаемых НДС операциях. В конце года таким плательщикам предстоит произвести перерасчет такого налогового кредита, исходя из фактического соотношения указанных операций за календарный год (п. 199.4 НК).

НДФЛ. Каждый работодатель в конце года обязан осуществить перерасчет доходов своих работников, начисленных в виде зарплаты, а также суммы предоставленной налоговой социальной льготы (далее – НСЛ) (пп. 169.4.2 НК). Фактически этот перерасчет заключается в повторной проверке правильности исчисления НДФЛ и НСЛ отдельно за каждый месяц, без какого-либо усреднения за год. Цель данной операции – выявить арифметические ошибки при расчете НДФЛ, а также установить правомерность применения НСЛ.

Исправляем ошибки в налоговой отчетности

Необходимо также проверить правильность начисления налоговых обязательств. Ведь ошибка в налоговой отчетности может быть следствием ошибки в бухучете либо некорректного применения норм НК.

НК установлены два способа исправления ошибок в налоговой отчетности:

• путем подачи уточняющего расчета. В этом случае налогоплательщик должен уплатить штраф в размере 3 % суммы занижения налоговых обязательств;
• путем отражения суммы недоплаты в текущей декларации по этому налогу. Тогда налогоплательщику придется помимо самой недоплаты уплатить также штраф в размере 5 % ее суммы.

Ели вы успеете исправить выявленную ошибку до истечения предельного срока подачи декларации, то штраф вообще не надо будет платить (п. 50.1 НК). Обойтись без штрафа можно и в случае, если исправляются показатели декларации в связи с выполнением требований п. 169.4 НК (перерасчет НДФЛ).

Определяем вероятность проведения проверки

ГФС в своем Приказе № 723 привело критерии, по которым предприятия могут попасть в план проведения проверок. Рекомендуем протестировать деятельность предприятия на соответствие таким критериям. Это позволит предпринять упреждающие действия и избежать визитов проверяющих.

Кроме того, вы можете проверить, попали ли вы в план комплексных плановых мероприятий государственного надзора (контроля) органов госнадзора (контроля) на 2017 год, утвержденный Приказом № 1909.

Проверяем данные в реестрах

Рекомендуем проверить также данные о предприятии и его имуществе в электронных реестрах. И прежде всего наличие самого предприятия в Едином госреестре и данные об учредителях. Стоит проверить регистрацию налогоплательщиком, в частности НДС. Если на предприятии есть РРО, проверьте их наличие в Реестре РРО. Если вдруг окажется, что регистрация вашего РРО аннулирована, то все расчетные операции, проведенные после даты аннулирования, будут считаться непроведенными через РРО, а это грозит штрафом. Вы можете также проконтролировать наличие данных о недвижимости предприятия в Едином реестре вещных прав на недвижимое имущество.

Выводы

Рекомендуем бухгалтеру в конце года провести ревизию первичных документов и проверить правильность заполнения финансовой и налоговой отчетности.

Необходимо также проверить правильность отражения результатов инвентаризации, провести анализ задолженностей. Все это позволит вам грамотно составить годовую финансовую и налоговую отчетность.

Не лишним будет и проанализировать хозяйственную деятельность предприятия и определить слабые и сильные стороны. На основании полученных данных руководитель сможет выработать стратегию действий на следующий год.