Относительно срока хранения бухгалтерских документов

Согласно пункту 44.1 статьи 44 НКУ для целей налогообложения плательщики налогов обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством. Плательщикам налогов запрещается формирование показателей налоговой отчетности, таможенных деклараций на основании данных, не подтвержденных документами, которые определены абзацем первым этого пункта.

Плательщики налогов обязаны обеспечить хранение документов, определенных в пункте 44.1 этой статьи, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, не менее 1095 дней со дня представления налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы, а в случае ее неподачи – с предусмотренного НКУ предельного срока представления такой отчетности (пункт 44.3 статьи 44 НКУ).

Если документы, определенные в пункте 44.1 этой статьи, связаны с предметом проверки, проведением процедуры административного обжалования принятого по ее результатам налогового уведомления-решения или судебного рассмотрения, такие документы должны храниться до окончания проверки и предусмотренного законом срока обжалования принятых по ее результатам решений и/или решения дела судом, но не меньше сроков, предусмотренных пунктом 44.3 настоящей статьи (пункт 44.4 статьи 44 НКУ).

То есть, статьей 44 НКУ установлено, что минимальный срок хранения документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, – 1095 дней со дня представления соответствующей налоговой отчетности с увеличением этого срока при проведении процедуры обжалования в случае определения сумм обязательства контролирующими органами.

Порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской отчетности предприятиями установлен Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного Приказом Министерства финансов Украины от 24.05.1995 №88 и зарегистрированного в Министерстве юстиции Украины 05.06.1995 за №168/704 (далее – Положение №88).

Согласно подпункта 6.6 Положения №88, срок хранения первичных документов, учетных регистров, бухгалтерской и другой отчетности в архиве предприятия, учреждения определяется согласно нормативно-правовым актом по вопросам определения сроков хранения документов, утвержденным центральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

Приказом Министерства юстиции Украины от 12.04.2012 №578/5 (зарегистрированным 17.04.2012 за №571/20884) установлен Перечень типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения (далее – Перечень № 578/5).

Перечень № 578/5 включает список типовых документов, которые создаются на предприятии, с указанием сроков их хранения и дополнительных примечаний к статьям, которые комментируют и уточняют сроки хранения документов.

Сроки хранения именно бухгалтерской документации конкретизирует следующее примечание к статьям: «При условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства, а для органов исполнительной власти, государственных фондов, бюджетных организаций, субъектов хозяйствования государственного сектора экономики, предприятий и организаций, которые получали средства из бюджетов всех уровней и государственных фондов или использовали государственное или коммунальное имущество, – ревизии, проведенной органами государственного финансового контроля по совокупным показателям финансово-хозяйственной деятельности. В случае возникновения споров (споров), возбуждения уголовных дел, открытия судами производства по делам – хранятся до принятия окончательного решения» (пункт 2.11 Перечня №578/5, далее – Примечание).

Указанное Примечание уточняет сроки хранения почти всех документов бухгалтерского учета и отчетности, которые определены подпунктом 4.2 пункта 4 «Учет и отчетность» раздела I Перечня № 578/5.

В частности, первичные документы и приложения к ним, являющиеся основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета и налоговых документах, договоры, соглашения, документы о приемке выполненных работ, учетные регистры бухгалтерского учета и т. хранятся 3 года после истечения срока действия договора с учетом сроков, определенных Примечанием, то есть при условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства (статьи 330, 334, 336, 351 подпункта 4.2 пункта 4 раздела I Перечня № 578/5).

Согласно статье 311 подпункта 4.2 пункта 4 раздела I Перечня № 578/5 годовая финансовая отчетность сохраняется до ликвидации организации, квартальная — 3 года (при отсутствии годовой отчетности – до ликвидации).

Таким образом, с учетом вышеизложенного, срок хранения первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности и других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов составляет три года при условии завершения проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства (годовой финансовой отчетности – до ликвидации предприятия).

Дополнительно:

Налоговая консультация - помощь контролирующего органа конкретному налогоплательщику относительно практического использования конкретной нормы закона или нормативно-правового акта по вопросам администрирования начисления и уплаты налогов или сборов, контроль за взиманием которых возложен на такой контролирующий орган (пп. 14.1.172 пункт 14.1 статья 14 НКУ).

Согласно положениям статьи 52 НКУ налоговая консультация имеет индивидуальный характер и может использоваться исключительно налогоплательщиком, которому предоставлено такую консультацию.

Контролирующие органы имеют право предоставлять консультации исключительно по тем вопросам, относящимся к их полномочиям.

Для получения необходимой информации и исчерпывающих устных ответов по вопросам налогового законодательства Вы имеете возможность обращаться в контролирующий орган, в котором Вы, как налогоплательщик, состоите на учете и Информационно – справочного Департамента Государственной фискальной службы Украины по многоканальному телефонному номеру 0-800-501-007 (бесплатно со стационарных телефонов). Режим работы Информационно - справочного Департамента Государственной фискальной службы Украины с 8 час.00хв. до 20 час.00хв. ежедневно, кроме субботы и воскресенья. Ответы также предоставляются Контакт-Центром Государственной фискальной службы Украины по факсу и электронной почте через сеть Интернет (idd@minrd.gov.ua).

Источник: http://dp.sfs.gov.ua/baner/podatkovi-...