Как закрыть предприятие, если документы утеряны?

Предприятие (ООО) до 2015 года находилось в г. Донецке. В 2015 году предприятие перерегистрировалось в г. Киеве. Первичные документы предприятия за 2014 год утрачены в связи с ведением в Донецке боевых действий, восстановить эти документы не представляется возможным. Сейчас учредители предприятия приняли решение о его ликвидации. Можно ли закрыть это предприятие, если документы длительного хранения (касающиеся зарплаты работников) так и не восстановлены? Не будет ли это препятствием при ликвидации предприятия?

Предприятие закрыть можно, но для этого понадобится сертификат Торгово-промышленной палаты (далее – ТПП), подтверждающий наступление обстоятельств непреодолимой силы (форс-мажора) на территории, где находилось предприятие. В данном случае это проведение антитеррористической операции (далее – АТО).

Поясним подробнее, как надо действовать, чтобы у предприятия не возникло проблем.

Прежде всего надо соблюсти процедуру «самоликвидации» юрлица. Сначала учредители предприятия принимают решение о ликвидации хозобщества и оформляют его протоколом собрания участников ООО. В протоколе следует отразить необходимую информацию, а именно:

• указать причины закрытия предприятия;
• назначить ликвидационную комиссию (ликвидатора);
• зафиксировать сроки для предъявления претензий кредиторов (не менее 2 месяцев и не более 6 месяцев со дня публичного уведомления о решении относительно прекращения юрлица, что закреплено в ч. 5 ст. 105 Гражданского кодекса, далее – ГК).

Подписи учредителей на протоколе заверяются нотариально!

Подписанный протокол подается субъекту госрегистрации – для внесения записи о принятии решения о прекращении юрлица в Единый государственный реестр юридических лиц, физических лиц – предпринимателей и общественных формирований (далее – ЕГР).

Порядок ликвидации юрлица регламентируется ст. 111 ГК. Так, с момента внесения записи о принятом решении в ЕГР ликвидационная комиссия (ликвидатор) обязана принять все необходимые меры по взысканию задолженностей и письменно уведомить должников о ликвидации предприятия, а также заявить требования и иски о взыскании задолженностей (ч. 1 ст. 111 ГК).

Затем идет процесс прохождения проверок в ГФС, Пенсионном фонде, органах социального страхования, формируется окончательный ликвидационный баланс, а в архив передаются документы предприятия, которые подлежат длительному хранению.

На этапе прохождения проверок у контролирующих органов могут возникать вопросы из-за отсутствия у предприятия первичных документов. В данном случае нужно ссылаться на п. 38.11 подразд. 10 разд. ХХ «Переходные положения» Налогового кодекса. Там сказано, что контролирующий орган не проверяет периоды, за которые утрачены документы в связи с проведением АТО.

Когда все этапы пройдены, можно зарегистрировать в ЕГР факт прекращения юрлица по решению собственника. Для этого субъекту госрегистрации подаются (ч. 12 ст. 17 Закона от 15.05.03 г. № 755-IV):

• заявление о государственной регистрации прекращения юридического лица в результате ликвидации (форма 7, утвержденная приказом Минюста от 18.11.16 г. № 3268/5);
• справка из архивного учреждения о принятии документов, которые в соответствии с законом подлежат длительному хранению.

Дела передаются в архив на основании Правил, утвержденных приказом Минюста от 18.06.15 г. № 1000/5 (разд. ХIV) (далее – Правила № 1000/5). При этом оформляется акт приема-передачи документов (приложение 49 к Правилам № 1000/5).

К сожалению, в Правилах № 1000/5 ничего не сказано о случаях, когда документы утрачены в связи с проведением АТО. Однако в других нормативных документах эти моменты прописаны. Так, для удостоверения форс-мажорных обстоятельств следует руководствоваться Законом от 02.09.14 г. № 1669-VII «О временных мерах на период проведения антитеррористической операции» (далее – Закон № 1669). Согласно ст. 10 Закона № 1669, единственным надлежащим и достаточным документом, подтверждающим наступление обстоятельств непреодолимой силы (форс-мажора) на территории проведения АТО, является сертификат ТПП. Полномочия ТПП по удостоверению форс-мажорных обстоятельств закреплены в ст. 14 Закона от 02.12.97 г. № 671/ 97-ВР «О торгово-промышленных палатах в Украине», а процедура выдачи сертификатов предусмотрена в ст. 14¹ этого Закона.

Таким образом, при передаче документов в архив отсутствие документов длительного хранения предприятию следует подтвердить сертификатом ТПП.

А запрета на закрытие предприятия, которое утратило документы в связи с проведением АТО, в законодательстве нет.