Хранение и предоставление для проверки НН, составленных в электронной форме

Согласно п. 201.1 ст. 201 Налогового кодекса Украины (далее - НКУ) на дату возникновения налоговых обязательств налогоплательщик обязан составить налоговую накладную в электронной форме с соблюдением условия относительно регистрации в порядке, определенном законодательством, квалифицированного электронной подписи уполномоченного плательщиком лица и зарегистрировать ее в Едином реестре налоговых накладных в установленный НКУ срок.

Согласно п. 2 Порядка заполнения налоговой накладной, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 31.12.2015 №1307, налоговая накладная и приложения к ней состоят в электронной форме с соблюдением условия относительно регистрации в порядке, определенном законодательством, подписи уполномоченного плательщиком лица.

Пунктом 44.3 ст. 44 НКУ определено, что налогоплательщики обязаны обеспечить хранение документов, определенных п. 44.1 ст. 44 НКУ, а также документов, связанных с выполнением требований законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, в течение определенных законодательством сроков, но не менее 1095 дней (2555 дней - для документов и информации, необходимой для осуществления налогового контроля за трансфертным ценообразованием в соответствии с ст.ст.39 и 39 прим. 2 НКУ) со дня подачи налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы, а в случае ее непредставления - с предусмотренного НКУ предельного срока представления такой отчетности и документов, связанных с выполнением требований другого законодательства, контроль за соблюдением которого возложен на контролирующие органы, - не менее 1095 дней со дня осуществления соответствующей хозяйственной операции (для соответствующих разрешительных документов - не менее 1095 дней со дня окончания срока их действия).

При ликвидации налогоплательщика документы, определенные п. 44.1. ст.44 НКУ, за период деятельности налогоплательщика не менее 1095 дней (2555 дней - для документов и информации, необходимой для осуществления налогового контроля за трансфертным ценообразованием в соответствии со ст.ст. 39 и 39 прим. 2 НКУ), предшествующие дате ликвидации налогоплательщика, в установленном законодательством порядке передаются в архив.

Предусмотренные настоящим пунктом сроки хранения документов продлеваются на период приостановления отсчета срока давности в случаях, предусмотренных п. 102.3 ст. 102 НКУ.

В соответствии с п. п. 20.1.2 п. 20.1 ст. 20 НКУ для осуществления функций, определенных законом, получать безвозмездно от налогоплательщиков, в том числе благотворительных и других неприбыльных организаций, всех форм собственности в порядке, определенном законодательством, справки, копии документов, заверенные подписью плательщика или его должностным лицом и скрепленные печатью (при наличии), о финансово-хозяйственной деятельности, полученных доходах, расходах налогоплательщиков и другую информацию, связанную с исчислением и уплатой налогов, сборов, платежей, о соблюдении требований законодательства, осуществление контроля за которым возложен на контролирующие органы, а также финансовую и статистическую отчетность в порядке и на основаниях, определенных законом.

Согласно ст. 13 Закона Украины от 22 мая 2003 №851-IV «Об электронных документах и ​​электронном документообороте» с изменениями и дополнениями (далее - Закон № 851) субъекты электронного документооборота должны хранить электронные документы на электронных носителях информации в форме, позволяющей проверить их целостность на этих носителях.

При этом оригиналом электронного документа считается электронный экземпляр документа с обязательными реквизитами, в том числе с электронной подписью автора или подписью, приравненным к собственноручной подписи в соответствии с Законом Украины от 5 октября 2017 «Об электронных доверительных услугах».

Учитывая указанное, налоговые накладные и расчеты корректировки к налоговым накладным, составленные в электронной форме, должны храниться плательщиками налога на электронных носителях информации в форме, позволяющей осуществить проверку их целостности на этих носителях.

При проведении проверки плательщики НДС обязаны предоставить должностным (служебным) лицам контролирующего органа доступ к таким электронных носителей информации, а в случаях, определенных законом, также предоставить копии налоговых накладных и расчетов корректировки к налоговым накладным, заверенные в порядке, установленном законодательством.

tr.tax.gov.ua