В какой срок работник должен вернуть средства, если командировка не состоялась, а уже выданы деньги на ее проведение?

Согласно п.п. 170.9.4. п. 170.9 ст. 170 Налогового кодекса Украины от 02 декабря 2010 г. № 2755-VI (далее – НКУ), отчет об использовании средств/электронных денег, выданных на командировку или под отчет, составляется и подается в сроки, определенные п.п. 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 НКУ, налогоплательщиком (в бумажной или электронной форме (с соблюдением требований законов Украины от 22 мая 2003 г. № 851-IV «Об электронных документах и электронном документообороте» с изменениями и дополнениями и от 05 октября 2017 г. № 2155-VIII «О электронные доверительные услуги» с изменениями и дополнениями) по форме, установленной центральным органом исполнительной власти, обеспечивающей формирование и реализующую государственную финансовую политику, в случае:

• наличия налогооблагаемого дохода, определенного в соответствии с п.п. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 НКУ с целью расчета суммы налога;
• использование налогоплательщиком наличных сверх суммы суточных расходов (включая полученную с применением платежных инструментов).

Согласно п.п. 170.9.3 п. 170.9 ст. 170 НКУ документальное подтверждение суммы фактических командировочных расходов или выполнения отдельных гражданско-правовых действий путем предоставления подтверждающих документов, удостоверяющих сумму таких расходов, в случае осуществления безналичных расчетов с использованием платежных инструментов, включая корпоративные (бизнесовые) платежные инструменты или личные платежные инструменты, или их реквизиты и возвращение лицу, выдавшему средства/электронные деньги под отчет, суммы излишне израсходованных средств/электронных денег, размер которых рассчитан согласно п.п. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 НКУ, осуществляется налогоплательщиком до истечения месяца, следующего за месяцем, в котором налогоплательщик:

• завершает такую командировку;
• завершает выполнение отдельного гражданско-правового действия по доверенности и за счет лица, выдавшего средства/электронные деньги под отчет.

Кроме того, основным документом, регулирующим командировку работников органов государственной власти, предприятий, учреждений и организаций, полностью или частично финансируемых за счет бюджетных средств, является Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Министерства финансов Украины от 13.03. 1998 № 59 с изменениями и дополнениями (далее – Инструкция № 59). При этом другие предприятия и организации могут использовать Инструкцию №59 в качестве вспомогательного (справочного) документа.

Согласно п. 11 разд. II Инструкции №59 если работник получил аванс на командировку и не уехал, то он должен в течение трех банковских дней со дня принятия решения об отмене поездки вернуть указанные средства в установленном законодательством порядке на соответствующий счет предприятия (или в кассу предприятия в случае получения аванса наличными).

При этом нормами законодательства не предусмотрены дополнительные сроки для возврата средств, полученных как аванс на командировку, в случаях, если командировка не состоялась по уважительным причинам (в том числе в случае болезни работника).

То есть если работник получил аванс на командировку и не уехал, то он должен в течение трех банковских дней со дня принятия решения об отмене поездки вернуть указанные средства в установленном законодательством порядке на соответствующий счет предприятия (или в кассу предприятия в случае получения аванса наличными).

https://evp.tax.gov.ua