Трудовая книжка онлайн: разъяснение Комитета соцполитики

Больше по теме:

Может ли работник подать в ПФУ свою бумажную трудовую книжку для оцифровки без участия работодателя?

С 2021 года Украина перешла на электронный учет трудовой деятельности (основание – Закон от 05.02.2021 № 1217-ІХ «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме»).

Это означает, что данные о вашем стаже хранятся не только в бумажных книжках, но и в Государственном реестре общеобязательного государственного социального страхования.

Зачем это нужно

Упрощение: пенсию можно будет назначить автоматически без сбора бумажных справок.

Надежность: ваши данные не потеряются, не сгорят и не испортятся, что критически важно во время военного положения.

Доступность: вы можете проверить свой стаж онлайн в любой момент.

Подтверждение страхового стажа

С 1 января 2004 года страховой стаж исчисляется по данным Реестра застрахованных лиц. Бумажные документы о стаже, в том числе бумажная трудовая книжка, необходимы только для подтверждения страхового стажа до 1 января 2004 года.

Как оцифровать трудовую книжку через Пенсионный фонд

ПФУ создал сервис, позволяющий перевести бумажные трудовые книжки в электронный формат. Это можно сделать двумя способами:

1. Онлайн (через веб-портал ПФУ):

Кто может подать: Работодатель (через кабинет страхователя) или работник самостоятельно (через кабинет застрахованного лица).

Что нужно: КЭП (квалифицированная электронная подпись) и скан-копии трудовой книжки.

Где искать: в личном кабинете выберите раздел «Комунікації з ПФУ» – «Відомості про трудову діяльність робітника».

2. Лично (в сервисном центре ПФУ):

Если нет возможности отсканировать документы или воспользоваться сайтом, придите в любое удобное отделение ПФУ (независимо от места жительства). Специалисты сами сканируют и оцифруют вашу трудовую книжку.

Важно: после оцифровки бумажная книжка остается у вас на руках. Вы можете хранить ее как памятку или документ, она не теряет юридическую силу. Для тех, кто начал работать после 10 июня 2021 года, оцифровка не нужна – все данные уже есть в Реестре.

Электронная трудовая книжка не отменяет бумажную трудовую книжку – вы можете вести обе.

Переход на электронный учет не запрещает хранить бумажную трудовую книжку дома как памятку или документ, она не теряет юридическую силу. Вы можете дополнить реестр Пенсионного фонда в любое время. Но медлить не стоит: оцифровка – это гарантия сохранения стажа, особенно во время военных (боевых) действий, когда бумаги можно потерять.

Оцифровка трудовых книжек для военнослужащих

Чтобы упростить процесс назначения пенсий военным, полицейским и лицам рядового и начальствующего состава, ПФУ и ГНС наладили автоматизированный обмен данными.

Что изменилось

Договор о сотрудничестве: 22 февраля 2024 года ПФУ и ГНС заключили договор, позволяющий ПФУ получать данные о доходах военных из Реестра налогоплательщиков.

Почему это важно? Это актуально, если в Реестре застрахованных лиц нет необходимой информации о суммах выплат.

Как это работает: ПФУ отсылает запрос в ГНС (по конкретному работодателю или лицу), и налоговая предоставляет нужные сведения. Обмен данными начался 11 апреля 2024 года.

Подготовка базы данных. Чтобы наполнить реестр ПФУ данными о доходах за период с 2000 по 2016 годы, Фонд собрал информацию от всех силовых ведомств и министерств. Они предоставили перечень из учреждений, выплачивавших денежное обеспечение в то время.

Чтобы назначение пенсий для военных, полицейских и представителей силовых структур проходило быстрее, Пенсионный фонд Украины постоянно работает с воинскими частями над оцифровкой данных о доходах и трудовом стаже.

Как представить данные. Самый удобный способ – воспользоваться веб-порталом электронных услуг ПФУ. Последние два месяца большинство воинских частей успешно подали трудовые книжки проходящих службу застрахованных лиц в электронном виде.

Что изменится. Пенсионный фонд готовит нововведения: вскоре предоставить сведения о трудовой деятельности можно будет через представителя (соответствующий проект постановления Правления ПФУ на стадии согласования). Это важно для тех, кто через службу или пребывание за границей не может посетить сервисный центр лично или воспользоваться электронной подписью.

Верховная Рада