Подпись работника на распорядительных документах по кадровым вопросам обязательна

В соответствии со ст. 29 КЗоТ до начала работы работодатель обязан в согласованный с работником способ проинформировать работника:

• о месте работы (информация о работодателе, в т. ч. его местонахождении), трудовой функции, которую обязан выполнять работник (должность и перечень должностных обязанностей), дате начала выполнения работы;
• определенном рабочем месте, обеспечении необходимыми для работы средствами;
• правах и обязанностях; условиях труда;
• наличии на рабочем месте опасных и вредных производственных факторов, которые еще не устранены, и возможных последствиях их влияния на здоровье, а также о праве на льготы и компенсации за работу в таких условиях в соответствии с законодательством и коллективным договором – под подпись;
• правилах внутреннего трудового распорядка или условиях установления режима работы, продолжительности рабочего времени и отдыха, а также о положении коллективного договора (в случае его заключения);
• прохождении инструктажа по охране труда, производственной санитарии, гигиене труда и противопожарной охране;
• организации профессионального обучения работников (если такое обучение предусмотрено);
• продолжительности ежегодного отпуска, условиях и размере оплаты труда;
• процедуре и установленных КЗоТом сроках предупреждения о прекращении трудового договора, которые должны соблюдаться работником и работодателем.

Согласно п. 11 гл. 10 «Особенности подготовки и оформления распорядительных документов» разд. ІІ Правил организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденных приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5, с распорядительным документом по кадровым вопросам (личному составу) обязательно ознакомливаются упомянутые в нем лица, которые на первом экземпляре документа или на специальном бланке проставляют свои подписи с указанием даты ознакомления.

В настоящее время ведение кадрового электронного документооборота на предприятиях, организациях, учреждениях я вляется достаточно распространенным и использование электронной подписи в кадровых документах часто применяется, особенно при заключении трудового договора о дистанционной работе.

В соответствии с Законом от 22.05.2003 № 851-IV «Об электронных документах и электронном документообороте» были установлены общие требования к внедрению электронного документооборота с применением электронной цифровой подписи.

Согласно ч. 3 ст. 29 КЗоТ ознакомление работников с приказами (распоряжениями), уведомлениями, другими документами работодателя относительно их прав и обязанностей допускается с использованием определенных в трудовом договоре технических средств электронных коммуникаций с наложением усовершенствованной электронной подписи или квалифицированной электронной подписи. В трудовом договоре с согласия сторон могут быть согласованы альтернативные способы ознакомления работника, кроме информации, определенной п. 4 ч. 1 ст. 29 КЗоТ, которая доводится до сведения работников в порядке, установленном настоящей статьей.

Согласно п. 15, 27, 59 ст. 1 Закона от 05.10.2017 № 2155-VIII «Об электронной идентификации и электронных доверительных услугах»:

• электронная подпись – электронные данные, которые добавляются подписчиком к другим электронным данным или логически с ними связываются и используются им в качестве подписи;
• квалифицированная электронная подпись – усовершенствованная электронная подпись, которая создается с использованием средства квалифицированной электронной подписи и базируется на квалифицированном сертификате электронной подписи;
• усовершенствованная электронная подпись, основанная на квалифицированном сертификате электронной подписи, – усовершенствованная электронная подпись, создаваемая с использованием квалифицированного сертификата электронной подписи, выданного квалифицированным предоставителем электронных доверительных услуг и не содержащая сведений о том, что личный ключ хранится в средстве квалифицированного электронной подписи.

Таким образом, подпись работника на всех распорядительных документах по кадровым вопросам обязательна. Законодательством предусмотрено, что ознакомление работников с приказами (распоряжениями), уведомлениями, другими документами работодателя по их правам и обязанностям допускается с использованием определенных в трудовом договоре технических средств электронных коммуникаций с наложением усовершенствованной электронной подписи или квалифицированной электронной подписи. В трудовом договоре с согласия сторон могут быть согласованы альтернативные способы ознакомления работника, кроме информации о наличии на рабочем месте опасных и вредных производственных факторов, которые еще не устранены, и возможных последствиях их влияния на здоровье, а также о праве на льготы и компенсации за работу в таких условиях в соответствии с законодательством и коллективным договором, которая доводится до сведения работников под подпись.

ФПСУ

Присоединяйтесь к Uteka в Telegramm