О документообороте и документальном обеспечении записей в бухучете: разъясняет ГНС

Больше по теме:

Первичные документы: понятие и правила составления

Первичные документы: составление, риски, образцы для работы

Как и в течение какого времени нужно хранить электронные первичные документы

Главное управление ГНС в Одесской области информирует, что согласно ст. 9 Закона от 16.07.1999 № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» (далее – Закон № 996) основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций являются первичные документы. 

Первичные документы могут быть составлены в бумажной или электронной форме и должны иметь следующие обязательные реквизиты: 

• название документа (формы); 
• дату составления; 
• название предприятия, от имени которого составлен документ; 
• содержание и объем хозяйственной операции; единицу измерения хозяйственной операции; 
• должности и фамилии (кроме первичных документов, требования к которым устанавливаются НБУ) лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления; 
• личную подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении хозяйственной операции. 

В зависимости от характера хозяйственной операции и технологии обработки учетной информации в первичные документы могут включаться дополнительные реквизиты (печать, номер документа, основание для осуществления операции и т. п.). 

Первичные документы, составленные в электронной форме, применяются в бухгалтерском учете при соблюдении требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте. 

Несущественные недостатки в документах, содержащих сведения о хозяйственной операции, не являются основанием для непризнания хозяйственной операции при условии, что такие недостатки не препятствуют возможности идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении хозяйственной операции, и содержат сведения о дате составления документа, название предприятия , от имени которого составлены документ, содержание и объем хозяйственной операции и т. п. 

Хозяйственные операции должны быть отражены в учетных регистрах в отчетном периоде, в котором они были осуществлены. 

Согласно ст. 4 Закона № 996 бухгалтерский учет и финансовая отчетность предприятия должны основываться, в частности, на принципе начисления, согласно которому доходы и расходы отражаются в бухгалтерском учете и финансовой отчетности в момент их возникновения, независимо от даты поступления или уплаты денежных средств. 

Порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранение первичных документов установлен Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина от 24.05.1995 № 88 (далее – Положение № 88). 

Согласно Положению № 88 первичные документы составляются на бланках типовых и специализированных форм, утвержденных соответствующим органом государственной власти. Документирование хозяйственных операций может проводиться с использованием изготовленных самостоятельно бланков, которые должны содержать обязательные реквизиты или реквизиты типовых или специализированных форм. 

С целью упорядоченности движения и своевременного получения для записей в бухгалтерском учете первичных документов приказом руководителя предприятия (учреждения) устанавливается график документооборота, в котором указываются дата создания или получения от других предприятий и учреждений документов, принятие их к учету, передача в обработку и в архив. 

Если правилами документооборота предприятия предусмотрена возможность отражения хозяйственной операции, относительно которой на момент окончания составления регистров бухгалтерского учета за отчетный период от контрагента в сроки, установленные законодательством, не получен первичный документ, основанием для переноса информации о такой хозяйственной операции в регистры бухгалтерского учета является должным образом оформленный внутренний первичный документ (акт), составленный должностным лицом, ответственным за прием-отпуск товарно-материальных ценностей, работ и услуг. 

В месяце поступления от контрагента первичного документа по хозяйственной операции, информация о которой в прошлых отчетных периодах была перенесена в регистры бухгалтерского учета согласно внутреннему первичному документу (акту), в регистры бухгалтерского учета за отчетный период переносится информация о такой хозяйственной операции, при этом ее объем указывается путем корректировки на сумму разницы между оценкой такой хозяйственной операции по внутреннему первичному документу (акту) и первичному документу, полученному от контрагента. 

Учитывая вышесказанное, если правилами документооборота на предприятии будет определено, что внутренним первичным документом для отражения хозяйственной операции относительно которой на момент окончания составления регистров бухгалтерского учета за отчетный период от контрагента в сроки, установленные законодательством, не получен первичный документ, может быть бухгалтерская справка без составления другого внутреннего первичного документа (акта), то для целей бухгалтерского учета такая бухгалтерская справка может служить основанием для отражения соответствующей хозяйственной операции в бухгалтерском учете, если она содержит все обязательные реквизиты, приведенные в ч. 2 ст. 9 Закона № 996 и п. 2.3 Положения № 88, включая подпись лица, ответственного за осуществление такой хозяйственной операции. 

В то же время, бухгалтерская справка применяется для исправления ошибок в регистрах бухгалтерского учета за истекший отчетный период способом сторно. Этот способ предполагает составление бухгалтерской справки, в которую ошибка (сумма, корреспонденция счетов) заносится красными чернилами, пастой шариковых ручек и т.п. или со знаком «минус», а исправление (сумма, корреспонденция счетов) заносится чернилами, пастой шариковых ручек и т. д. темного цвета. Внесением этих данных в регистр бухгалтерского учета в месяце, в котором обнаружена ошибка, ликвидируется неправильная запись и отражается правильная сумма и корреспонденция счетов бухгалтерского учета. Справка должна приводить причину ошибки, ссылки на документы и регистры бухгалтерского учета, в которых допущена ошибка, и подписывается работником, составившим справку, и после ее проверки – главным бухгалтером. 

Для исправления ошибок в регистрах бухгалтерского учета приказами Минфина от 29.12.2000 № 356 «Об утверждении Методических рекомендаций по применению регистров бухгалтерского учета» (в редакции приказа Минфина от 21.07.2021 № 408) и от 08.09.2017 № 755 «Об утверждении типовых форм мемориальных ордеров, других учетных регистров субъектов государственного сектора и порядка их составления» утверждены типовые формы бухгалтерских справок.

Для документального обеспечения записей в бухгалтерском учете в соответствии с Положением об инвентаризации активов и обязательств, утвержденным приказом Минфина от 02.09.2014 № 879, выводы относительно выявленных разногласий между фактическим наличием активов и обязательств и данными бухгалтерского учета, приводимыми в сверочных ведомостях, и предложения по их урегулированию отражаются инвентаризационной комиссией в протоколе, который составляется после окончания инвентаризации и передается на рассмотрение и утверждение руководителю предприятия. В протоколе приводятся: причины недостач, потерь, излишков, а также предложения по зачету вследствие пересортицы, списания недостач в пределах норм естественной убыли, а также сверхурочных недостатков и потерь от порчи ценностей с указанием причин и принятых мер по предотвращению таких потерь и недостач. Предприятия могут добавлять в протоколы другую информацию, которая является существенной для принятия решений относительно признания и оценки активов и обязательств и раскрытию соответствующей информации в финансовой отчетности. 

Протокол инвентаризационной комиссии утверждается руководителем предприятия в течение 5 рабочих дней после завершения инвентаризации. 

Результаты инвентаризации из утвержденного протокола инвентаризационной комиссии отражаются в бухгалтерском учете и финансовой отчетности того отчетного периода, в котором закончена инвентаризация. 

ГУ ГНС в Одесской области 

Присоединяйтесь к Uteka в Telegramm