Новогодние подарки детям работников: оформление и учет

Какой же Новый год без подарков? Их с нетерпением ждут взрослые. А что уж говорить о детях. Во многих организациях принято выдавать подарки для детей работников. Как это документально оформить и отразить в учете – далее.

Оформление

Чтобы оформить выдачу подарков детям работников, работодателю, который решил побывать в роли Деда Мороза, необходимо закрепить документально факт такой выдачи. Для этого нужно оформить приказ (распоряжение) о выдаче детских подарков к Новогодним праздникам. Получателями подарков лучше указать именно работников предприятия (одного из родителей ребенка), а не непосредственно самого ребенка. Дело в том, что в зависимости от того, кто будет указан в приказе получателем подарка, тот и будет выступать получателем подарочного дохода. А значит, именно данные этого лица (идентификационный номер) следует отразить в отчетности, которой информируют налоговиков о выплате дохода физическим лицам (в Налоговом расчете сумм дохода, начисленного (уплаченного) в пользу физических лиц, и сумм удержанного с них налога, далее − Налоговый расчет по форме № 1ДФ).

Так, например, если в приказе будет указано, что новогодние подарки вручают детям работников и перечислены их фамилии, имена и отчества, то именно дети будут получателями подарочных доходов. А значит, чтобы отразить выдачу таких подарков в форме № 1ДФ, бухгалтеру нужно требовать от родителей предоставить идентификационные номера их детей. Однако они есть не у всех детей, а процедура их получения займет определенное время и придаст хлопот. Поэтому лучше в приказе (распоряжении) о выдаче подарков детям работников указать, что детские новогодние подарки вручают работникам, имеющим детей, а в ведомости на выдачу таких подарков перечислить фамилии, имена и отчества работников. Поэтому сотрудники предприятия будут получателями подарочного дохода, а значит, именно их данные нужно будет отразить в отчетности.

Также в приказе (распоряжении) следует отметить предельный возраст ребенка, которому будут выдавать подарок. Не следует превышать предел 18 лет, ведь именно до этого возраста физлицо имеет правовой статус ребенка.

После оформления приказа о выдаче подарков необходимо подсчитать количество детей, которым их будут выдавать, и составить и утвердить смету на закупку гостинцев. Затем, исходя из сметы, выделить деньги на приобретение подарков и выдать их получателям (родителям детей) под подпись в ведомости выдачи подарков, составленной в произвольной форме.

Сами же подарки, которые выдают детям работников, списывают с баланса и относят в состав расходов на основании акта на списание детских подарков, также оформленного в произвольной форме.

Учет

В бухгалтерском учете приобретенные подарки для передачи детям работников необходимо отразить по субсчету 209 «Прочие материалы».

Во время передачи гостинцев работникам необходимо списать их стоимость с баланса и включить расходы на их покупку в прочие операционные расходы (субсчет 949 «Прочие расходы операционной деятельности») на основании п. 20 П(С)БУ 16 «Расходы».

Что касается налога на прибыль, то объектом обложения налогом является финансовый результат до налогообложения, котрый определяется по правилам, предусмотренным в бухгалтерском учете, и скорректированный на налоговые разницы.

По операциям бесплатной передачи подарков детям своих работников корректировка финансового результата в Налоговом кодексе Украины не предусмотрена. Поэтому все плательщики налога на прибыль (как высокодоходные, так и малодоходные) показывают эти операции в «прибыльном» учете исключительно по бухгалтерским правилам.

devisu.ua