Может ли подотчетное лицо приложить к Отчету копию расчетного документа

Имеет ли право подотчетное лицо приложить к Отчету об использовании денежных средств/электронных денег, выданных на командировку или под отчет, копию расчетного документа? 

В соответствии с абзацем девятнадцатым ст. 2 Закона от 06.07.1995 № 265/95-ВР «О применении регистраторов расчетных операций в сфере торговли, общественного питания и услуг» (далее – Закон № 265) расчетный документ – документ установленной формы и содержания (кассовый чек, товарный чек, расходный чек, расчетная квитанция, проездной документ и т. п.), подтверждающий факт продажи (возврата) товаров, предоставления услуг, операций по выдаче наличных средств держателям электронных платежных средств, получения (возврата) денежных средств, торговли валютными ценностями в наличной форме, созданный в бумажной и /или электронной форме (электронный расчетный документ) в случаях, предусмотренных Законом № 265, зарегистрированным в установленном порядке регистратором расчетных операций (далее – РРО) или программным регистратором расчетных операций (далее – ПРРО), или заполненный вручную. 

Пунктом 2 ст. 3 Закона № 265 определено, что субъекты хозяйствования, осуществляющие расчеты в наличной и/или в безналичной форме (с применением электронных платежных средств, платежных чеков, жетонов и т. п.) при продаже товаров (оказании услуг) в сфере торговли, общественного питания и услуг, а также операции по приему наличных денег для выполнения платежной операции обязаны, в частности, создавать в бумажной и/или электронной форме расчетные документы, подтверждающие выполнение расчетов, по форме и содержанию согласно Положению о форме и содержании расчетных документов/электронных расчетных документов, утвержденному приказом Минфина от 21.01.2016 № 13 (далее – Положение № 13).

При этом Положением № 13 утверждены требования к содержанию расчетных документов, определяющих обязательные реквизиты расчетных документов/электронных расчетных документов. 

В соответствии с п. 20 разд. II Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 № 148, физические лица – доверенные лица учреждений/предприятий – юридических лиц подают в подразделение бухгалтерского учета учреждения/предприятия Отчет об использовании денежных средств/электронных денег, выданных на командировку или под отчет (далее – Отчет), вместе с подтверждающими документами об использовании средств по назначению и возвращают неиспользованный остаток средств на счет учреждения/предприятия или в кассу в установленные сроки и в порядке, определенные для подотчетных лиц законодательством Украины. 

Отчет составляется и подается работником (во всех без исключения случаях) в бумажной или электронной форме, с соблюдением требований Законов от 22.05.2003 № 851-IV «Об электронных документах и электронном документообороте» и от 05.10.2017 № 2155-VIII «Об электронной идентификации и электронных доверительных услугах» по форме, утвержденной приказом Минфина от 28.09.2015 № 841, вместе с подтверждающими документами для рассмотрения и принятия решения о возмещении стоимости расходов (п. 17 разд. І Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.1998 № 59, далее – Инструкция № 59).

Основным документом, регулирующим командировку работников органов государственной власти, предприятий, учреждений и организаций, полностью или частично финансируемых за счет бюджетных средств, является [Инструкция № 59. – Ред.]. При этом другие предприятия и организации могут использовать Инструкцию № 59 в работе. 

Согласно п. 14 разд. І Инструкции № 59 подтверждающими документами, удостоверяющими стоимость понесенных в связи с командировкой расходов, являются расчетные документы в соответствии с Законом № 265, а также документы, определенные Налоговым кодексом и Инструкцией № 59. В случае командировки за границу подтверждающие документы, свидетельствующие о стоимости понесенных за границей в связи с такой командировкой расходов, оформляются согласно законодательству соответствующего государства. 

Если во время служебных командировок работник применил платежную карту или ее реквизиты, стоимость расходов удостоверяется документом (выпиской банка-эмитента платежной карты и/или сведениями со счета) в электронной или бумажной форме, содержащей определенную законом информацию о выполненных платежных операциях. 

Подтверждающие документы могут быть в бумажной и/или электронной форме. 

Электронный документ, предъявленный в визуальной форме отображения на бумаге, составленный с соблюдением требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте, считается подтверждающим документом. 

В соответствии с Законом от 05.10.2017 № 2155-VIII «Об электронной идентификации и электронных доверительных услугах» (далее – Закон № 2155) аутентификация – электронный процесс, позволяющий подтвердить электронную идентификацию физического, юридического лица, информационной или информационно-коммуникационной системы и/или происхождения и целостности электронных данных. 

Учитывая вышеизложенное, если подотчетное лицо подает к Отчету расчетные документы, которые могут быть аутентифицированы по их реквизитам или информация о которых хранится на сервере ГНС, то подотчетное лицо имеет право предоставлять визуализированную версию таких документов вместе с Отчетом, что по сути является предоставлением одного экземпляра оригинала. 

В то же время не считается копией визуализированный расчетный документ, созданный в электронном виде в соответствии с требованиями Закона № 2155 и заверенный квалифицированной электронной подписью. 

При этом подотчетное лицо не имеет права прилагать к Отчету копию расчетного документа. 

ОИР, категория 130.01

Присоединяйтесь к Uteka в Telegramm