Может ли налоговая при проверке потребовать электронные документы

Обязанность предоставить электронные копии документов контролирующим органам для проверки касается только крупных налогоплательщиков - юрлиц или постоянных представительств нерезидента на территории Украины. При этом нужно соблюсти условия относительно регистрации электронной подписи подотчетных лиц.

Другие предприятия, составляют и сохраняют первичные документы и регистры бухучета с использованием электронных средств обработки информации, за свой счет изготавливают их копии на бумажных носителях.

ДЕРЖАВНА ФІСКАЛЬНА СЛУЖБА УКРАЇНИ

ІНДИВІДУАЛЬНА ПОДАТКОВА КОНСУЛЬТАЦІЯ

від 08.04.2019 р. № 1496/6/99-99-14-03-03-15/ІПК

Державна фіскальна служба України, керуючись ст. 52 Податкового кодексу України (далі - Кодекс), розглянула звернення Товариства з обмеженою про надання індивідуальної податкової консультації щодо права платника податків використовувати у своїй господарській діяльності документи в електронній формі, щодо форми та порядку запиту контролюючими органами електронних документів для перевірки, щодо формату електронного підпису, який повинен використовувати платник податків для підписання електронних документів, та визначення всіх учасників господарської діяльності, які мають право підписувати електронні документи, як електронним підписом так і власноруч, і повідомляє таке.

Згідно з п. 52.2 ст. 52 Кодексу індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію.

Щодо права платника податків використовувати у своїй господарській діяльності документи в електронній формі зазначаємо таке.

Відповідно до п. 44.1 ст. 44 Кодексу для цілей оподаткування платники податків зобов’язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов’язаних з визначенням об’єктів оподаткування та/або податкових зобов’язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Крім того, відповідно до п. 2 ст. 3 Закону України від 16 липня 1999 року № 996-ХIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» (далі - Закон № 996) бухгалтерський облік є обов’язковим видом обліку, який ведеться підприємством. Фінансова, податкова, статистична та інші види звітності, що використовують грошовий вимірник, ґрунтуються на даних бухгалтерського обліку.

При цьому ст. 1 Закону № 996 визначено, що первинний документ - це документ, який містить відомості про господарську операцію.

Відповідно до п. 1 та п. 2 ст. 9 Закону № 996 підставою для бухгалтерського обліку господарських операцій є первинні документи. Для контролю та впорядкування оброблення даних на підставі первинних документів можуть складатися зведені облікові документи.

Первинні та зведені облікові документи можуть бути складені у паперовій або в електронній формі та повинні мати обов’язкові реквізити, визначені п. 2 ст. 9 Закону № 996. Первинні документи, складені в електронній формі, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови дотримання вимог законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

Тобто, платник податків має право використовувати у своїй господарській діяльності документи в електронній формі, за умови дотримання вимог Закону України від 22 травня 2003 року № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» (далі - Закон № 851) та Закону України від 05.10.2017 р. № 2155-VIII «Про електронні довірчі послуги» (далі - Закон № 2155), якими регулюються відносини, пов’язані з електронним документообігом та використанням електронних документів.

Що стосується питання, за якою формою та у якому порядку органи ДФС можуть вимагати у платника податків електронні документи для перевірки, повідомляємо таке.

Порядок надання платниками податків документів визначено ст. 85 Кодексу.

Так, відповідно до вимог п. 85.2 цієї статті Кодексу платник податків зобов’язаний надати посадовим (службовим) особам контролюючих органів у повному обсязі всі документи, що належать або пов’язані з предметом перевірки. Такий обов’язок виникає у платника податків після початку перевірки.

При цьому великий платник податків на запит контролюючого органу зобов’язаний також надати посадовим (службовим) особам контролюючих органів в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації електронного підпису підзвітних осіб копії таких документів, що створюються ним в електронній формі з обліку доходів, витрат та інших показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування (податкових зобов'язань), первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів, не пізніше двох робочих днів, наступних за днем отримання запиту.

Для платників податків, які відповідно до цього пункту зобов’язані надавати інформацію в електронній формі, загальний формат та порядок подачі такої інформації визначаються центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну фінансову політику.

У разі невстановлення електронного формату та порядку надання такої інформації платник податків звільняється від обов’язку подання її в електронній формі.

Отже, обов’язок щодо надання електронних документів стосується лише великих платників податків - юридичних осіб або постійних представництв нерезидента на території України, у яких обсяг доходу від усіх видів діяльності за останні чотири послідовні податкові (звітні) квартали перевищує еквівалент 50 мільйонів євро, визначений за середньозваженим офіційним курсом Національного банку України за той самий період, або загальна сума податків, зборів, платежів, сплачених до Державного бюджету України, контроль за справлянням яких покладено на контролюючі органи, за такий самий період перевищує еквівалент 1 мільйона євро, визначений за середньозваженим офіційним курсом Національного банку України за той самий період, у разі якщо сума таких податків, зборів, платежів, крім митних платежів, перевищує еквівалент 500 тисяч євро (пп. 14.1.24 п. 14.1 ст. 14 Кодексу).

Крім того, п. 6.4 ст. 6 Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 24.05.1995 р. № 88, із змінами (далі - Положення № 88), передбачено, що первинні документи, облікові регістри та бухгалтерська звітність, створені у формі електронного документа, повинні зберігатися на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях, та протягом строку, що не повинен бути меншим від строку, встановленого для відповідних документів на папері.

У разі складання та зберігання первинних документів і регістрів бухгалтерського обліку з використанням електронних засобів оброблення інформації підприємство зобов’язане за свій рахунок виготовити їх копії на паперових носіях на вимогу інших учасників господарських операцій, а також правоохоронних органів та відповідних органів у межах їх повноважень, передбачених законами (п. 6 ст. 9 Закону № 996).

Крім того, посадова (службова) особа контролюючого органу, яка проводить перевірку, у випадках, передбачених Кодексом, має право отримувати від платника податків або його законних представників копії документів, що належать до предмета перевірки. Такі копії повинні бути засвідчені підписом платника податків або його посадової особи та скріплені печаткою (за наявності) (п. 85.8 ст. 85 Кодексу).

Отже, платники податків, які здійснюють ведення документів з обліку доходів, витрат та інших показників, пов’язаних із визначенням об’єктів оподаткування (податкових зобов’язань), первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов’язаних з обчисленням та сплатою податків і зборів в електронному вигляді, зобов’язані під час проведення перевірки надати посадовим особам контролюючого органу на їх вимогу копії документів, що належать до предмета такої перевірки.

При цьому зазначаємо, що копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством (стаття 7 Закону № 851).

Щодо формату електронного підпису, який повинен використовувати платник податків для підписання електронних документів та визначення всіх учасників господарської діяльності, що мають право підписувати електронні документі, як електронним підписом так і власноруч, зазначаємо таке.

Згідно з п. 2.13 ст. 2 Положення № 88, керівник підприємства, установи забезпечує фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій, що були проведені, у первинних документах та виконання всіма підрозділами, службами і працівниками правомірних вимог головного бухгалтера або особи, яка забезпечує ведення бухгалтерського обліку підприємства, щодо порядку оформлення та подання для обліку відомостей і документів.

Керівником підприємства, установи затверджується перелік осіб, які мають право давати дозвіл (підписувати первинні документи) на здійснення господарської операції, пов'язаної з відпуском (витрачанням) грошових коштів і документів, товарно-матеріальних цінностей, нематеріальних активів та іншого майна. Кількість осіб, які мають право підписувати документи на здійснення операцій з видачею особливо дефіцитних товарів і цінностей, бланків суворої звітності, повинно бути обмежено.

Також, відповідно до п. 2.5. ст. 2 Положення № 88, документ має бути підписаний особисто, а підпис може бути скріплений печаткою. Електронний підпис накладається відповідно до законодавства про електронні документи та електронний документообіг.

При цьому відносини, що виникають між юридичними, фізичними особами, суб’єктами владних повноважень у процесі надання, отримання електронних довірчих послуг, процедури надання цих послуг, нагляду (контролю) за дотриманням вимог законодавства у сфері електронних довірчих послуг, а також основні організаційно-правові засади електронної ідентифікації регулюються Законом № 2155.

Так, відповідно до статті 1 Розділу І Закону № 2155, підписувач це фізична особа, яка створює електронний підпис.

Електронний підпис - це електронні дані, які додаються підписувачем до інших електронних даних або логічно з ними пов'язуються і використовуються ним як підпис.

Кваліфікований електронний підпис - удосконалений електронний підпис, який створюється з використанням засобу кваліфікованого електронного підпису і базується на кваліфікованому сертифікаті відкритого ключа.

Згідно з п. 4 ст. 18 Закону № 2155, кваліфікований електронний підпис має таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис, та має презумпцію його відповідності власноручному підпису.