Минфин напомнил об особенностях оформления первичных документов

Министерство Финансов Украины письмом от 14.12.2021 сообщило о первичных документах, составленных в электронной форме, в части методологии бухгалтерского учета Согласно статье 9 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» (далее – Закон) основанием для бухгалтерского учета хозяйственных операций есть первичные документы.

Первичные документы могут быть составлены в бумажной или электронной форме и должны иметь следующие обязательные реквизиты: название документа (формы); дату составления; название предприятия, от имени которого составлен документ; содержание и объем хозяйственной операции; единицу измерения хозяйственной операции; должности лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления; личную подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении хозяйственной операции.

Первичные документы, составленные в электронной форме, применяются в бухгалтерском учете при условии соблюдения требований законодательства об электронных документах и ​​электронном документообороте.

Хозяйственные операции должны быть отражены в учетных регистрах в отчетном периоде, в котором они были совершены.

Согласно статье 4 Закона бухгалтерский учет и финансовая отчетность предприятия должны основываться, в частности, на принципе начисления, то есть доходы и расходы отражаются в бухгалтерском учете и финансовой отчетности в момент их возникновения независимо от даты поступления или уплаты денежных средств.

Предприятие самостоятельно, в частности, выбирает форму бухгалтерского учета как определенную систему регистров учета, порядка и способа регистрации и обобщения информации в них с соблюдением единых принципов, установленных настоящим Законом, и с учетом особенностей своей деятельности и технологии обработки учетных данных, а также утверждает правила документооборота. 

Порядок создания, принятия и отражения в бухгалтерском учете, а также хранение первичных документов установлен Положением о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Министерства финансов Украины от 24.05.1995 № 88 (далее – Положение).

Согласно Положению с целью упорядоченности движения и своевременного получения для записей в бухгалтерском учете первичных документов приказом руководителя предприятия, учреждения устанавливается график документооборота, в котором указываются дата создания или получения от других предприятий и учреждений документов, принятие их к учету, передача в обработку и в архив.

Если правилами документооборота предприятия предусмотрена возможность отражения хозяйственной операции, относительно которой на момент окончания составления учетных регистров бухгалтерского учета за отчетный период от контрагента в сроки, установленные законодательством, не получен первичный документ, основанием для переноса информации о такой хозяйственной операции в учетные регистры бухгалтерского учета надлежащим образом оформленный внутренний первичный документ (акт), составленный должностным лицом, ответственным за прием-отпуск товарно-материальных ценностей, работ и услуг.

В месяце поступления от контрагента первичного документа по хозяйственной операции, информация о которой в прошлых отчетных периодах была перенесена в учетные регистры бухгалтерского учета согласно внутреннему первичному документу (акту), в учетные регистры бухгалтерского учета за отчетный период переносится информация о такой хозяйственной операции, при При этом ее объем указывается путем корректировки на сумму разницы между оценкой такой хозяйственной операции по внутреннему первичному документу (акту) и первичному документу, полученному от контрагента.

Документ должен быть подписан лично, а подпись может быть скреплена печатью. Электронная подпись налагается в соответствии с законодательством об электронных документах и ​​электронном документообороте, в частности, законами Украины «Об электронных документах и ​​электронном документообороте» и «Об электронных доверительных услугах».

Использование при оформлении первичных документов факсимильного воспроизведения подписи допускается в порядке, установленном законом, другими актами гражданского законодательства.

Дополнительные требования к порядку создания первичных документов о кассовых и банковских операциях, движении ценных бумаг, товарно-материальных ценностей и других объектов имущества предусматриваются другими нормативно-правовыми актами.

Учитывая указанное, законодательством по бухгалтерскому учету определены требования по перечню обязательных реквизитов первичных документов для целей бухгалтерского учета, которые не содержат особенностей применения квалифицированного, усовершенствованного или иного формата электронной подписи на первичных документах, составленных в электронной форме.

Первичный документ, составленный в электронной форме, используется для целей бухгалтерского учета, если он содержит все обязательные реквизиты, определенные Законом, а присутствующая на нем подпись позволяет идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении хозяйственной операции, и отвечающее требованиям законодательства об электронных документы и электронный документооборот.

Законом и Положением урегулирован вопрос отражения в учетных регистрах хозяйственных операций в том отчетном периоде, в котором они были осуществлены, в случае если первичные документы от контрагента не поступили или не содержат всех обязательных реквизитов и использования для целей бухгалтерского учета первичных документов, составленных в электронной форме.

В то же время предоставление разъяснений законодательства по вопросам создания электронных документов, электронного документооборота и предоставления электронных доверительных услуг, а также использование электронной подписи, сгенерированной на отдельных платформах и сервисах при оформлении первичных документов, в полномочия Министерства финансов Украины, определенные Положением о Министерстве финансов Украины , утвержденным постановлением Кабинета Министров Украины от 20.08.2014 № 375, не принадлежит.

Также следует отметить, что единые требования по созданию управленческих документов и работе со служебными документами, а также порядок их архивного хранения в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, независимо от форм собственности, устанавливают Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов. в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, учреждениях и организациях, утвержденные приказом Министерства юстиции Украины от 18.06.2015 № 1000/5.

В соответствии с пунктом 12 главы 7 раздела II настоящих Правил факсимильное воспроизведение подписи должностного лица на организационно-распорядительных, финансовых, бухгалтерских документах посредством механического или иного копирования не допускается.

В то же время сообщаем, что письма министерств не устанавливают нормы права, носят исключительно рекомендательный и информативный характер.

svp.tax.gov.ua