Какие документы подтверждают командировочное пребывание и понесенные расходы в том числе расходы за счет электронных денег

В Главном управлении ГНС в Черновицкой области напоминают, что фактическое количество дней пребывания в командировке определяется согласно приказу о командировке при наличии одного или нескольких документальных доказательств пребывания в командировке (отметок пограничных служб о пересечении границы, проездных документов, счетов на проживание и/или любых других документов, подтверждающих фактическое пребывание командировочного лица (абзац третий п.п. «а» п.п. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Кодекса).

К подтверждающим документам относятся:

• транспортные билеты или транспортные счета и багажные квитанции (в том числе электронные билеты);
• документы, полученные от лиц, предоставляющих услуги по размещению и проживанию физического лица, страховые полисы;
• документы (выписки и/или сведения со счета), содержащие определенную законом информацию о выполненных платежных операциях по счету, к которому эмитированы платежные инструменты;
• документы, подтверждающие выполнение операции с использованием платежных инструментов;
• другие документы, удостоверяющие стоимость расходов (абзацы пять-десять п.п. «а» п.п. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Кодекса).

Почему эти документы нужны?

Не является доходом плательщика налога – физического лица, которое находится в трудовых отношениях со своим работодателем или является членом руководящих органов предприятий, учреждений, организаций, сумма возмещенных ему в установленном законодательством порядке командировочных расходов в пределах фактических расходов, а именно: на проезд (у в том числе перевозка багажа, бронирование транспортных билетов) как к месту командировки и обратно, так и по месту командировки (в том числе на арендованном транспорте), оплату стоимости проживания в гостиницах (мотелях), а также включенных в такие счета расходы на питание или бытовые услуги (стирка, чистка, починка и глажка одежды, обуви или белья), наем других жилых помещений, оплату телефонных разговоров, оформление загранпаспортов, разрешений на въезд (воз), обязательное страхование, другие документально оформленные расходы, связанные с правилами въезда и пребывания в месте командировки, в том числе любые сборы и налоги, подлежащие уплате в связи с осуществлением таких расходов.

То есть указанные расходы не являются объектом налогообложения только при наличии подтверждающих документов, удостоверяющих стоимость таких расходов.

Важно!! Любые командировочные расходы не включаются в налогооблагаемый доход плательщика налога при наличии документов, подтверждающих связь такой командировки с хозяйственной деятельностью работодателя/командующей стороны, в частности (но не исключительно) таких: приглашений принимающей стороны, деятельность которой совпадает с деятельностью работодателя/командующей стороны; заключенного договора или контракта; других документов, устанавливающих или удостоверяющих желание установить гражданско-правовые отношения; документов, удостоверяющих участие командированного лица в переговорах, конференциях или симпозиумах, других мероприятиях, проводимых по тематике, совпадающей с хозяйственной деятельностью работодателя/командующей стороны (Абзац двадцать второй п.п. «а» п.п. 170. 1 п. 170.9 ст.170 Кодекса).

Также за счет электронных денег могут проводиться и не будут относиться к облагаемым налогом документально подтвержденные расходы на организацию и проведение приемов, презентаций, праздников, развлечений и отдыха, приобретение и распространение подарков, в установленных пределах, осуществленных таким плательщиком и/или другими лицами с рекламными целями (Абзац второй п.п. «б» п.п. 170.9.1 п. 170.9 ст. 170 Кодекса).

Детальнее в Информационном письме № 2/2023: Закон Украины от 12 января 2023 года № 2888-ІХ «О внесении изменений в Налоговый кодекс Украины и другие законодательные акты Украины относительно платежных услуг»

https://cv.tax.gov.ua