Какая ответственность за невозврат аванса работником после отмены командировки?

Согласно пункту 19 раздела ІІ Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления Национального банка Украины от 29 декабря 2017 года № 148, наличные выдают под отчет:

1. на закупку сельскохозяйственной продукции и заготовку вторсырья на срок не более 10 рабочих дней;
2. на закупку лома черных металлов и лома цветных металлов – сроком не более 30 рабочих дней со дня выдачи наличных под отчет;
3. на все другие производственные (хозяйственные) нужды – на срок не более двух рабочих дней, включая день обналичивания под отчет.

Подотчетное лицо имеет право продлить срок использования выданных под отчет средств, если наличность одновременно выдана как на командировку, так и для решения в этой командировке производственных (хозяйственных) вопросов (в том числе для закупки сельскохозяйственной продукции у населения и заготовки вторсырья, в том числе лома черных металлов и лома цветных металлов). Срок использования такой наличности продлевается до истечения срока командировки.

В соответствии с пунктом 1 раздела II Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 13.03.1998 № 59, направление работника предприятия в командировку осуществляет руководитель этого предприятия или его заместитель (направление в командировку государственного служащего осуществляет руководитель государственной службы) и оформляет приказом (распоряжением), в котором указываются цель выезда, задачи (при необходимости), пункт назначения (город или города назначения, другие населенные пункты, наименование предприятия, учреждения или организации, на которые командируется работник), срок (дата выбытия в командировка и дата прибытия из командировки), источник финансового обеспечения командировочных расходов, а также при необходимости другие ключевые моменты (вид транспорта, информация о дополнительных ограничениях относительно сумм и целей использования командировочных средств, в случае их установления руководителем), после утверждения сметы расходов. В случае направления работника предприятия в служебную командировку по приглашению подается его копия и при наличии программа мероприятий.

Пунктом 11 раздела II Инструкции № 59 установлено, что командированный работник перед отъездом в командировку обеспечивается авансом в пределах суммы, определенной на оплату проезда, найма жилого помещения и суточных расходов.

Если работник получил аванс на командировку и не уехал, он должен в течение трех банковских дней со дня принятия решения об отмене поездки вернуть указанные средства в установленном законодательством порядке на соответствующий счет предприятия (или в кассу предприятия в случае получения аванса наличными).

В то же время, в случае невозврата таким работником в установленные законодательством сроки аванса на командировку, согласно подпункту 164.2.11 пункта 164.2 статьи 164 Налогового кодекса Украины, в состав общего месячного (годового) налогооблагаемого дохода такого работника включается сумма излишне израсходованных средств, полученных командировки или под отчет и не возвращенные в установленные законодательством сроки, размер которой исчисляется в соответствии с пунктом 170.9 статьи 170 НКУ.

Нормами пункта 170.9 статьи 170 НКУ определен порядок налогообложения суммы излишне израсходованных средств/электронных денег, полученных плательщиком налога на командировку или под отчет, не возвращенной в установленный срок.

Следовательно, аванс командированному работнику должен выдаваться перед отъездом в командировку. Если работник получил аванс на командировку и не уехал, он должен в течение трех банковских дней со дня принятия решения об отмене поездки вернуть указанные средства в установленном законодательством порядке на соответствующий счет предприятия (или в кассу предприятия в случае получения аванса наличными).

При этом, в случае невозврата таким работником в установленные законодательством сроки аванса на командировку, сумма средств, полученных плательщиком налога на командировку или под отчет, включается в состав общего месячного (годового) налогооблагаемого дохода такого работника.

https://zp.tax.gov.ua