Как правильно провести и оформить закупку товаров (услуг) за наличные 

Проводить ли процедуру закупки на сэкономленные средства?

ИНК № 2876 пригодится субъектам хозяйствования (далее – СХ), которые приобретают товары (услуги) у физлиц (например, закупают сельхозпродукцию) или у других СХ. 

Итак, чтобы операция была проведена без нарушений правил наличных расчетов, соблюдайте:

• ограничение суммы наличных расчетов за день с каждым продавцом товаров (услуг) (не более 10 000 грн – с СХ и 50 000 грн – с физлицом) (п. 5 и 6 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 29.12.17 г., далее – Положение № 148). Количество лиц, с которыми проводятся наличные расчеты в течение дня, не ограничено. Хотим предупредить, что за нарушение этого требования предусмотрен админштраф, налагаемый на предпринимателя или на должностных лиц юрлица, – в размере от 1 700 до 3 400 грн, а за повторное в течение года – от 8 500 до 17 000 грн (ст. 16315 КУоАП);
• сроки использования суммы наличных, выданной под отчет на приобретение товаров (услуг), указанные в п. 19 Положения № 148. Срок использования может быть продлен, если подотчетное лицо оплачивает товары (услуги) в командировке. Если деньги не потрачены на запланированные цели, тогда подотчетное лицо должно вернуть их в кассу до конца установленного срока;
• запрет о выдаче наличных под отчет без предоставления отчета о ранее выданных подотчетному лицу суммах. Отметим, что за нарушение этого требования штрафные санкции не применяются.

Факт оплаты товара (услуг) подтверждается расчетным документом (кассовым чеком, расчетной квитанцией и т. п.). При расчетах с физлицами можно оформить закупочный акт или другой документ, в котором указана информация о продавце.

ДЕРЖАВНА ФІСКАЛЬНА СЛУЖБА УКРАЇНИ

ІНДИВІДУАЛЬНА ПОДАТКОВА КОНСУЛЬТАЦІЯ

від 21.06.2019 р. № 2876/6/99-99-14-05-01-15/ІПК

Державна фіскальна служба України розглянула запит щодо надання податкової консультації та в порядку статті 52 Податкового кодексу України (далі - Кодекс) повідомляє.

Щодо проведення готівкових розрахунків з суб’єктами господарювання та фізичними особами при здійсненні закупівлі товарів і матеріалів (питання 1 і 2).

Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні, затверджене постановою Правління Національного банку України від 29 грудня 2017 року № 148, розроблено відповідно до Закону України «Про Національний банк України» (далі - Положення № 148) і визначає порядок ведення касових операцій у національній валюті України юридичними особами (крім банків) та їх відокремленими підрозділами незалежно від організаційно-правової форми та форми власності (далі - підприємства), органами державної влади та органами місцевого самоврядування під час здійснення ними діяльності з виробництва, реалізації, придбання товарів чи іншої господарської діяльності (далі - установи), фізичними особами, які здійснюють підприємницьку діяльність (далі - фізичні особи - підприємці) (далі разом у тексті - суб’єкти господарювання), фізичними особами.

Підпунктом 5 п. З розділу І Положення № 148 зазначено, що готівкові розрахунки - це платежі готівкою суб'єктів господарювання і фізичних осіб за реалізовану продукцію (товари, виконані роботи, надані послуги), а також за операціями, які безпосередньо не пов’язані з реалізацією продукції (товарів, робіт, послуг) та іншого майна.

Пунктом 6 розділу II Положення № 148 передбачено, що суб’єкти господарювання мають право здійснювати розрахунки готівкою протягом одного дня за одним або кількома платіжними документами: між собою - у розмірі до 10000 (десяти тисяч) гривень уключно; з фізичними особами - у розмірі до 50000 (п’ятдесяти тисяч) гривень уключно.

Платежі понад установлені граничні суми проводяться через банки або небанківські фінансові установи, які в установленому законодавством порядку отримали ліцензію на переказ коштів у національній валюті без відкриття рахунку, шляхом переказу коштів з поточного рахунку на поточний рахунок або внесення коштів до банку чи небанківської фінансової установи для подальшого їх переказу на поточні рахунки в банку. Кількість суб'єктів господарювання та фізичних осіб, з якими здійснюються готівкові розрахунки, протягом дня не обмежується.

Обмеження, установлене у п. 6 розділу II цього Положення, стосується також розрахунків під час оплати за товари, придбані на виробничі (господарські) потреби за рахунок готівки, одержаної за допомогою електронного платіжного засобу.

Пунктом 19 розділу II Положення № 148 визначено, що готівка під звіт або на відрядження видається суб’єктами господарювання підзвітним особам відповідно до законодавства України.

Готівка видається під звіт:

1) на закупівлю сільськогосподарської продукції та заготівлю вторинної сировини на строк не більше 10 робочих днів;

2) на закупівлю брухту чорних металів і брухту кольорових металів - на строк не більше 30 робочих днів від дня видачі готівки під звіт;

3) на всі інші виробничі (господарські) потреби - на строк не більше двох робочих днів, уключаючи день отримання готівки під звіт.

Підзвітна особа має право продовжити строк використання виданих під звіт коштів, якщо готівка одночасно видана як на відрядження, так і для вирішення в цьому відрядженні виробничих (господарських) питань (у тому числі для закупівлі сільськогосподарської продукції в населення та заготівлі вторинної сировини, у тому числі брухту чорних металів і брухту кольорових металів). Строк використання такої готівки продовжується до завершення строку відрядження.

Видача підзвітній особі готівки під звіт проводиться за умови звітування нею у встановленому порядку за раніше отримані під звіт суми.

Звітування за одержану під звіт або на відрядження готівку здійснюється відповідно до законодавства України.
Враховуючи зазначене, видана готівка під звіт для виробничих (господарських) потрем має бути використана протягом двох робочих днів, уключаючи день отримання готівки під звіт.

При цьому мають бути дотримані вимоги п. 6 розділу II Положення № 148 щодо здійснення розрахунків з суб’єктами господарювання - у розмірі до 10000 гривень уключно, а з фізичними особами - у розмірі до 50000 гривень уключно.

Щодо документів, які є підставою для підтвердження витрачання готівки (питання 3).

Підтвердженням понесених витрат на виробничі (господарські) потреби при розрахунках з суб’єктами господарювання може бути розрахунковий документ встановленої форми у розумінні Закону України від 06 липня 1995 року № 265/95-ВР «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг». При розрахунках з фізичними особами може бути закупівельний акт, тощо з зазначенням інформації про особу, у якої було придбано товари.

Разом з тим, для отримання роз’яснення з порушених питань пропонуємо звернутись до Національного банку України, як до розробника постанови Правління Національного банку України від 29 грудня 2017 року № 148 «Про затвердження Положення про ведення касових операцій у національній валюті в Україні».

Згідно з пунктом 52.2 статті 52 Кодексу індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію.