Как правильно отразить должности в штатном расписании

Часто перед предприятием постает вопрос, как правильно в штатном расписании отразить должности, которые занимают на предприятии работники, а также, допускается также создавать названия профессий дополняющими словам или через дефис, или с указанием уточнений в скобках. Ведь бывает, например, когда на предприятии работает несколько менеджеров по продажам, которые выполняют различные работы, а в Национальном классификаторе Украины ДК 003: 2010 «Классификатор профессий» (далее КП) для них предназначена профессия с кодом 1475.1.

«Продавец-грузчик», «Инженер-электрик» и т.п. - немало кадровиков, не имея в своем распоряжении соответствующих нормативных документов или трактуя их по своему усмотрению, вносят записи в трудовые книжки работников именно в таком виде. Конечно, это не соответствует ни положением КП, ни Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины и Министерства социальной защиты населения Украины от 29 июля 1993 № 58 (далее Инструкция № 58). Выясним, которых распространенных на предприятиях, но неверных названий профессий (должностей) следует избегать и какими официальными названиями их можно заменить.

Для того, чтобы получить ответ, в первую очередь, необходимо разобраться что такое «штатное расписание», каким нормативно-правовым документом регулируется его ведения и, не в последнюю очередь, применяется какая-либо ответственность за неправильное заполнение выше приведенного документа или вообще за его отсутствие.

Для организации своей деятельности предприятие самостоятельно определяет свою организационную структуру, численность работников, должности, которые они будут занимать, а также принадлежащие им оклады, отражает в едином документе, который называется «штатное расписание». Также сегодня ни одним нормативным документом не утвержден типовой формы «штатное расписание», кроме предприятий, учреждений, организаций с бюджетным финансированием, которые составляют его в соответствии с типовой формой, утвержденной приказом Министерства финансов Украины от 28.1.002р. №57. Но многие хозрасчетных организаций применяют ее как методическую помощь для собственной формы. Согласно письму Минтруда от 27.06.2007 г.. № 162/06 / 187-07 утверждения «штатное расписание» является обязательным. Таким образом принятия (утверждения) штатного расписания осуществляется посредством издания руководителем предприятия нормативного акта (приказа), в котором будут определяться количество штатных единиц в разрезе должностей. Сами должности в штатном расписании отображаются согласно записям трудовой книжки работника. Согласно Инструкции N 58 (с изменениями), записи профессий и должностей в трудовую книжку заносятся по наименованиям должностей, указанные в Классификаторе профессий. Таким образом, в «штатном расписании» наименование должности должно соответствовать профессиональным названиям работ КП.

Поскольку утверждение на предприятии «штатное расписание» является обязательным, то отсутствие последнего ведет к нарушению требований трудового законодательства, за что должностное лицо согласно части 1 ст. 41 Кодекса Украины об административных правонарушениях может нести административную ответственность.

Приведем перечень типичных ошибок в записях в трудовых книжках, которые относятся к наименованию профессий (должностей): Руководитель хозяйства - по КП Председатель коллективного хозяйства 1210.1, Агроном-СЕМЕНОВОД - по КП Агроном по семеноводству 2213.2, Ветврач - по КП Врач ветеринарной медицины 2223.2, скотовод или телятницам - по КП Животновод 6121, Робоча- согласно КП Рабочий плодоовощного хранилища 9211.

Приведенные ложные наименования должностей (профессий) можно укрупненно разделить на следующие группы:

Бытовые названия профессий (должностей) - не имеют никакого отношения к нормативной базы, содержащие чисто «разговорные» сроки профессиональной деятельности, иногда применяются как наименование профессии (должности) при внесении в трудовые книжки как: «Ветврач», «Комбайнер», профессии с «русизмами» (в записях на украинском языке) и др.

«Женские» названия профессий - содержащие гендерную профессиональную признак, также нарушает методологию профессиональной классификации, например, «телятницам», «Рабочая». Следует отметить, что согласно нормам КП все профессиональные названия работ определяются только в мужском роде. Такой подход несет чисто технический характер, который традиционно используется классификаторами профессий многих стран. Исключением является лишь несколько профессий, которым присуще использование только в женском роде, в частности, «Швея», «Няня», «Горничная», «Сестра-хозяйка», «Экономка», «Машинистка». Такую редакцию названий профессий было официально определено Институтом украинского языка НАН Украины и применены в КП. Предоставление же гендерного признака другим имеющимся в КП профессиональным названиям работ (например, в виде «Заведующая лаборатории», «Секретарша руководителя», «Паспортистка») является неправильным и не только в штатных расписаниях, трудовых договорах, трудовых книжках и других официальных документах, а и в рекламе.

ЗАПРЕЩЕНО: в объявлениях (рекламе) о вакансиях предлагать работу только женщинам или только мужчинам, за исключением специфической работы, которая может выполняться исключительно лицами определенного пола, а также выдвигать требования, предпочитающих одной из статей (ч. 3 ст. 11 Закона Украины «О занятости населения» от 5 июля 2012 № 5067-VI).

Двойные названия профессий (должностей) - это названия профессий, выписаны через дефис.

Желание отдельных работодателей и кадровиков зафиксировать в трудовой книжке работника совмещение должностей в задачах и обязанностях конкретного работника (когда он фактически выполняет, например, работы продавца и грузчика) приводит к появлению таких профессиональных названий работ как: «Плотник-бетонщик», «Продавец-грузчик», «Кассир-бухгалтер» и подобных.

КП ДК 003: 2010 не предусмотрено образование расширенных (двойных) названий должностей (профессий) через дефис, кроме тех, которые внесены в КП а потому такое объединение двух названий профессий, например «маникюрша-педикюрник», не соответствует положениям КП (см. письмо Минтруда Украины от 20.01.07 г. № 10/13/116-07).

В то же время Общими положениями Справочника квалификационных характеристик профессий работников, утвержденного приказом Министерства труда и социальной политики Украины от 29.12.04 г. № 336, предусмотрено, что в случае выполнения работником работ, относящихся к различным должностей (профессий), трудовой договор заключается по соглашению сторон по должности, которая признана основной. Основной считают должность с большим объемом выполняемых работ по сравнению с другими должностями (также письмо Минсоцполитики Украины от 18.03.16 г. № 106/13/116-16).

Кроме того, указанными выше Общими положениями установлено, что конкретный перечень обязанностей определяется должностными (рабочими) инструкциями работников, разрабатывают и утверждают работодатели. При этом учитывают конкретные задачи и обязанности работника, а также особенности штатного расписания предприятия. В частности, если возникает необходимость, круг задач и обязанностей отдельных работников может быть расширен с поручением им работ, предусмотренных для различных групп профессий, равных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности, квалификации.

Итак, у работодателя всегда есть возможность (по согласию работника) включить в должностной инструкции по основной должности дополнительные задачи и обязанности. Например, «Оператор компьютерного набора» выполняет работу по компьютерному набору текстов в течение 6:00, а 2:00 оставшихся - работа архивариуса. В этом случае профессиональное название работы для исполнителя определяется как: «Оператор компьютерного набора», а к его должностной инструкции включаются дополнительно обязанности архивариуса.

Но все таки, в случае выполнения обязанностей, которые принадлежат к двум или даже трех различных должностей, которые есть в штатном расписании, целесообразно оформлять:

• или внутреннее совместительство, когда сотрудник работает на двух должностях по двум разным графикам, выполняя работу по совместительству в свободное от основной работы время, - или совмещение, по которым предусматривается доплата за выполнение обязанностей по другой должности без отрыва от основной работы. Для этого должность, по которой выполняют работу по совмещению, должна быть внесена в штатное расписание и быть вакантной. Совмещение и размер доплаты за него следует предварительно согласовать с работником, после чего оформить приказом. Установление совмещения по инициативе работодателя является изменением существенных условий труда, о которой работника нужно предупредить за два месяца (ст. 32 КЗоТ).

За нарушение требований законодательства по оформлению трудовой книжки и других требований, определяющих юридические отношения между предприятием и работником, предусматриваются как административная, так и уголовная ответственность. Так, нарушение установленных сроков выплаты пенсий, стипендий, заработной платы, выплата их не в полном объеме, а также другие нарушения требований законодательства о труде (в частности, несоответствие наименований работ, профессий или должностей КП) влекут за собой в соответствии с ч. 1 ст. 41 Кодекса Украины об административных правонарушениях наложение штрафа на должностных лиц предприятий независимо от формы собственности и граждан-субъектов предпринимательской деятельности в размере от 30 до 100 необлагаемых минимумов доходов граждан. Кроме того, в ч. 1 ст. 173 Уголовного кодекса Украины предусмотрено, что грубое нарушение соглашения о труде должностным лицом предприятия независимо от формы собственности, а также отдельным гражданином или уполномоченным ими лицом путем обмана или злоупотребления доверием или принуждения к выполнению работы, не обусловленной соглашением, наказывается штрафом до 50 необлагаемых минимумов доходов граждан или лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок до пяти лет, или арестом на срок до шести месяцев, или ограничением свободы на срок до двух ра ков.

В случае выявления неправильной или неточной записи сведений о работе, исправление выполняются собственником предприятия или уполномоченным им органом, где была сделана соответствующая запись в разделе «Сведения о работе» (графа 3). В любом случае рекомендуем в обязательном порядке выдавать на предприятиях приказы (распоряжения), которые приводят в соответствие профессиональные названия работ, утвержденные штатным расписанием предприятия, с профессиональной названием работ с КП. Также в штатное расписание следует вносить и соответствующие изменения, если название определенной должности была изначально записана верно, но впоследствии, в результате введения изменений и дополнений в КП или с изданием новой редакции КП, изменилась.

Если же в штатном расписании ошибки отсутствуют, но, например, приказ о приеме работника на работу было выдано с ошибкой (скажем, указанная в нем должность не соответствует ни КП, ни штатному расписанию), то необходимо издать приказ о внесении изменений в «ложного» приказа, а после этого - внести соответствующие записи и в трудовую книжку работника. При этом никаких заявлений от работника требовать не нужно, поскольку в данном случае это не перевод на другую работу (должность), а лишь изменение названия должности (работы).

Итак, руководителям предприятий, учреждений и организаций, а также всем работникам кадровых служб, на предприятии оформляют кадровые документы, необходимо постоянно следить за изменениями, периодически происходят в КП, чтобы в дальнейшем не допускать нарушений трудового законодательства и юридически грамотно применять имеющиеся профессиональные названия работ , а при необходимости - вовремя их корректировать.

kr.dsp.gov.ua