Как оформить возврат наличных за товар, если в ящике РРО не хватает наличных средств?

Главное управление ГНС в Одесской области сообщает, что согласно п. 7 разд. III Порядка регистрации и применения регистраторов расчетных операций, применяемых для регистрации расчетных операций за товары (услуги), утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 14.06.2016 № 547 (с изменениями, далее – Порядок № 547), регистрация выдачи средств в случае возврата товара (отказ от услуги, принятие ценностей под залог, выплаты выигрышей в государственные лотереи и других случаях) или отмена ошибочно проведенной через регистратор расчетных операций суммы расчета осуществляется путем регистрации отрицательной суммы.

Запрещается регистрировать через РРО отрицательные суммы с использованием операции "сторно".

Согласно п. 8 разд. III Порядка № 547, если сумма средств, выданных при возврате товара или рекомпенсации ранее оплаченной услуги, превышает 100 грн., материально ответственное лицо хозяйственной единицы или лицо, непосредственно осуществляющее расчеты, должно составить акт о выдаче средств. В акте необходимо указать данные документа, устанавливающего личность покупателя, возвращающего товар (отказывающегося от услуги), сведения о товаре (услуге), сумму выданных средств, номер, дату и время выдачи расчетного документа, подтверждающего покупку товара (получение услуги).

Такой же акт составляется при отмене ошибочно проведенной через РРО суммы расчета или ошибочно выбранной формы оплаты (наличные, карточка, кредит и т.п.). В акте указываются данные об ошибочной сумме и реквизитах расчетного документа. Акты о выдаче средств и акты об отмене ошибочно проведенной через РРО суммы расчета, ошибочной формы оплаты сохраняются в течение трех лет. При этом предприятие обязано предоставить указанные акты контролирующим органам во время проведения проверки.

Согласно п. 1 разд. ІІІ Положение о форме и содержании расчетных документов/электронных расчетных документов, утвержденного приказом Министерства финансов Украины от 21 января 2016 г. № 13 (с изменениями, далее – Положения № 13), фискальный кассовый чек выдачи средств – расчетный документ/электронный расчетный документ, созданный в бумажной и/или электронной форме (электронный расчетный документ) РРО или программным РРО при проведении расчетов при выдаче средств покупателю при возврате товара, рекомпенсации услуги, принятии ценностей под залог и в других случаях. Фискальный кассовый чек выдачи средств по форме № ФКЧ-2 приведен в приложении 2 к Положению №13.

Выдача наличных денег из касс производится по расходным кассовым ордерам или расходным ведомостям, что предусмотрено п. 26 разд. ІІІ Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления Национального банка Украины от 29 декабря 2017 года № 148 (с изменениями, далее – Положение № 148).

Если в ящике РРО недостаточно наличных денег, чтобы вернуть необходимую сумму покупателю, кассир должен обратиться в бухгалтерию предприятия, чтобы из кассы выдали определенную сумму наличных денег для возврата покупателю. Кассир РРО, получив из кассы бухгалтерии средства, вносит их в кассовый аппарат путем проведения «служебного внесения».

Отмечаем, что абз.4 п. 39 разд. IV Положение №148 определено, в частности, что физические лица-предприниматели кассовой книги не ведут. Таким образом, в случае, когда в ящике РРО, используемом физическим лицом – предпринимателем, недостаточно наличности, чтобы вернуть необходимую сумму покупателю, такое лицо вносит наличные в ящик РРО с помощью операции «служебное внесение».

https://od.tax.gov.ua