Как ФЛП выдать работнику наличные на командировку или под отчет

Каким образом ФЛП осуществляют выдачу наличных на командировку или под отчет работникам?

Статьей 51 Гражданского кодекса определено, что к предпринимательской деятельности физических лиц применяются нормативно-правовые акты, регулирующие предпринимательскую деятельность юридических лиц, если иное не установлено законом или не вытекает из сути отношений.

В соответствии с п. 26 разд. ІІІ Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 № 148 (далее – Положение № 148), выдача наличных из касс осуществляется по расходным кассовым ордерам (приложение 3 к Положению № 148) или расходным ведомостям. Документы на выдачу наличных подписываются руководителем и главным бухгалтером или лицом, уполномоченным руководителем. К расходным ордерам прилагаются заявления на выдачу наличных, расчеты.

В то же время абзацем четвертым п. 39 разд. IV Положения № 148 предусмотрено, что физлица-предприниматели кассовую книгу не ведут.

Пунктом 11 разд. ІІ Положения № 148 предусмотрено, что оприходование и учет физлицами-предпринимателями полученных доходов осуществляется в книгах учета доходов и расходов в произвольной форме путем помесячного отражения полученных доходов в порядке, определенном Налоговым кодексом (далее – НК).

Пунктом 177.10 НК определено, что физлица-предприниматели обязаны вести учет доходов и расходов и иметь подтверждающие документы о происхождении товара. Учет доходов и расходов может вестись в бумажном и/или электронном виде, в том числе через электронный кабинет.

Типовая форма, согласно которой осуществляется учет доходов и расходов физлицами-предпринимателями на общей системе налогообложения и Порядок ведения типовой формы, согласно которой осуществляется учет доходов и расходов, физическими лицами – предпринимателями и физическими лицами, осуществляющими независимую профессиональную деятельность, утверждены приказом Минфина от 13.05.2021 № 261.

Согласно абзацу первому п. 296.1 НК физлица-предприниматели – плательщики единого налога первой и второй групп и плательщики единого налога третьей группы, не являющиеся плательщиками НДС, ведут учет в произвольной форме путем помесячного отражения полученных доходов.

Типовая форма, по которой осуществляется учет доходов и расходов физлицами-предпринимателями – плательщиками единого налога третьей группы, которые являются плательщиками НДС, и порядок ее ведения утверждены приказом Минфина от 30.11.2022 № 405.

Согласно ч. 2 ст. 9 Закона от 16.07.1999 № 996-ХІV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» (далее – Закон № 996) первичные документы могут быть составлены в бумажной или электронной форме и должны иметь следующие обязательные реквизиты:

• название документа (формы);
• дата составления;
• название предприятия, от имени которого составлен документ;
• содержание и объем хозяйственной операции, единицу измерения хозяйственной операции;
• должности и фамилии (кроме первичных документов, требования к которым устанавливаются НБУ) лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления;
• личную подпись или другие данные, позволяющие идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении хозяйственной операции.

Первичные документы, созданные автоматически в электронной форме программным обеспечением информационно-коммуникационной системы, применяются в бухгалтерском учете при наличии наложенной электронной подписи или печати с соблюдением требований законодательства об электронных документах и ​​электронном документообороте.

Первичные документы, составленные в электронной форме, применяются в бухгалтерском учете при соблюдении требований законодательства об электронных документах и ​​электронном документообороте.

Порядок выдачи наличных средств под отчет или на командировку и сроки подачи Отчета об использовании средств/электронных денег, выданных на командировку или под отчет (далее – Отчет), установлен нормами п. 170.9 Налогового кодекса (далее – НК) и п. 19, 20 разд. ІІ Положения № 148.Отчет составляется и подается по форме, утвержденной приказом Минфина от 28.09.2015 № 841 «Об утверждении формы Отчета об использовании средств/электронных денег, выданных на командировку или под отчет, и Порядка его составления» в сроки, определенные пп. 170.9.3 НК, налогоплательщиком (в бумажной или электронной форме (с соблюдением требований Закона от 22.05.2003 № 851-IV «Об электронных документах и ​​электронном документообороте») и Закона от 05.10.2017 № 2155-VIII «Об электронной идентификации и электронных доверительных услугах») (пп. 170.9.4 НК).

Отчет подается работником (во всех без исключения случаях) в бумажной или электронной форме, вместе с подтверждающими документами для рассмотрения и принятия решения о возмещении стоимости расходов (п. 17 разд. І Инструкции о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденной приказом Минфина от 13.03.1998 № 59).

Учитывая изложенное, физлицам-предпринимателям при осуществлении выдачи наличных на командировку или под отчет рекомендовано оформлять первичные документы, соблюдая требования ч. 2 ст. 9 Закона № 996.

ОИР, категория 109.14

Присоединяйтесь к Uteka в Telegramm