Что делать работодателю, если работник не забрал трудовую книжку?

Главное управление Гоструда в Одесской области разъяснило, что делать в случае, если в отделе кадров осталась трудовая книжка работника, поскольку он ее не забрал.

Ответственность за организацию ведения учета, хранения и выдачи трудовых книжек возлагается на руководителя предприятия, учреждения, организации, представительства иностранного субъекта хозяйствования согласно п. 4 постановления Кабинета Министров Украины «О трудовых книжках работников» от 27.04.1993 г. № 301 (далее - Постановление №301).

Напомним общий порядок

Согласно п. 3 Постановления №301 трудовые книжки должны храниться на предприятиях, в учреждениях и организациях, в представительствах иностранных субъектов хозяйствования, а при увольнении работника трудовая книжка выдается ему под подпись в журнале учета.

В день увольнения работника предприятие обязано произвести с ним полный расчет и выдать ему трудовую книжку с записью об увольнении под подпись в журнале учета (ст. 47 Кодекса законов о труде Украины, далее - КЗоТ); Постановление №301, п. 4.1 Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников, утвержденной приказом Министерства труда Украины, Министерства юстиции Украины и Министерства социальной защиты населения Украины от 29.07.1993 г. № 58, далее - Инструкция № 58).

Поэтому руководителю необходимо выяснить, по каким причинам после увольнения работника его трудовая книжка осталась на предприятии.

Причин может быть несколько, как и вариантов их решения.

Возможно, случилось так, что работник в день увольнения отсутствовал на работе.

В таком случае собственник или уполномоченный им орган в день увольнения направляет ему почтовое уведомление с указанием о необходимости получения трудовой книжки.

Пересылка трудовой книжки почтой с доставкой по указанному адресу допускается только с письменного согласия работника.

Саму же трудовую книжку отправлять по почте без письменного согласия сотрудника нельзя.

Уведомление желательно направлять заказным письмом с отметкой о вручении отправления работнику с описью вложения. Поскольку, в случае возникновения трудового спора, у работодателя будет дополнительное доказательство об отсутствии его вины в задержке выдачи работнику трудовой книжки.

Можно получить от работника его согласие на пересылку трудовой книжки средствами почтовой связи, с указанием почтового адреса, по которому необходимо направить трудовую книжку

Получив от работника такое согласие с указанием адреса, работодатель, руководствуясь п. 4.2 Инструкции № 58, направляет работнику трудовую книжку на адрес, указанный работником.

Другой вариант - Работнику был предоставлен отпуск с последующим увольнением. В день увольнения он на предприятие не пришел.

Алгоритм действия аналогичен описанному выше.

Еще случай: работник не получил трудовую книжку в день увольнения в связи с отсутствием в день увольнения на работе по разным причинам, и передал заявление с просьбой выдать его трудовую книжку родственникам.

В таком случае работнику необходимо оформить доверенность для получения трудовой книжки родственниками.

Выдавать трудовую книжку под расписку ближайшим родственникам (без доверенности) можно только в случае смерти сотрудника (п. 4.3 Инструкции № 58).

Законодательством установлена ​​ответственность за несвоевременную выдачу трудовой книжки при увольнении.

За нарушение установленного порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут дисциплинарную, а в предусмотренных законом случаях иную ответственность (п.4 Постановления № 301).

Если задержка в выдаче трудовой произошло по вине работодателя, тогда придется выплатить работнику средний заработок за все время вынужденного прогула (ст. 235 КЗоТ, п.4.1 Инструкции № 58).

В этом случае днем ​​увольнения будет считаться день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения необходимо издать приказ и внести запись в трудовую книжку работника. Ранее внесенная запись о дне увольнения признают недействительным в порядке, установленном п. 2.10 Инструкции № 58.

Что делать работодателю, если все же не удалось вручить трудовую книжку уволенному работнику?

В этом случае следует руководствоваться нормами п. 6.2 Инструкции № 58. Согласно этой норме, трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении, хранятся в течение двух лет в учреждении отдельно от остальных трудовых книжек работников, находящихся на работе. После этого срока невостребованные трудовые книжки (их дубликаты) хранятся в архиве в течение 50 лет, а по истечении указанного срока их можно уничтожить в установленном порядке.