Как ФЛП правильно документировать трудовые отношения?

Долгое время бытовало мнение о том, что якобы ФЛП могут вести кадровую документацию в ограниченном объеме или вообще обойтись без ведения такой документации. Однако нынешние проверки Гоструда могут свидетельствовать о том, что среди нарушителей, которые не соблюдают законодательства о труде, есть много и физических лиц, занимающихся предпринимательской деятельностью.

Поэтому данный вопрос также требует изучения и следует внимательнее относиться к правильному ведению кадровой документации и не пренебрегать законодательными нормами.

Правила внутреннего трудового распорядка

Прежде всего, на выполнение предписаний ст. 29 КЗоТ, ФЛП должен иметь Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР), с которыми любой работодатель ознакомить каждого работника до начала работы по трудовому договору. Отсутствие у работодателя ПВТР нарушение законодательства о труде.

ПВТР - это локальный нормативный акт, регламентирующий организационно-правовые аспекты трудовых взаимоотношений работодателя и работников в организациях всех форм собственности.

Положение об оплате труда

Следует отметить, что коллективный договор не является обязательным для ФЛП. Так, в соответствии со ст. 2 Закона Украины «О коллективных договорах и соглашениях» коллективные договоры заключают на предприятиях, независимо от форм собственности и хозяйствования, использующих наемный труд и имеют право юридического лица.

В свою очередь, Закон Украины «Об оплате труда» обязывает любого работодателя определить сроки выплаты зарплаты и ее размер за первую половину месяца в коллективном договоре, а если его нет, то в другом локальном нормативном акте (ст. 24 Закона) . Таким актом может быть, например, Положение об оплате труда.

Штатное расписание

ФЛП как работодатель не освобождается также от обязанности составлять штатное расписание, о чем говорится в письме Минсоцполитики от 21.11.2016 г. № 5907/0/10-16/06.

Штатное расписание - это фактически гарантия обеспечения прав работников на труд, защиту от незаконного увольнения и оплату труда.

Это также и главный финансовый документ, который дает возможность планировать рабочую силу путем фиксирования необходимых должностей, количество штатных единиц, что позволит подбирать работников по плану, а не спонтанно.

Также штатное расписание позволит спланировать ежемесячные расходы на содержание рабочей силы и зафиксировать размеры окладов, тарифных ставок, надбавок и доплат постоянный характер, предусмотренных системой оплаты.

В свою очередь, работодателю следует заметить, что все названия должностей, предусмотренных в штатном расписании, должны соответствовать Классификатору профессий. В противном случае инспектор Гоструда может привлечь работодателя к ответственности и наложить штраф в размере одной минимальной заработной платы (Письмо Гоструда от 24.09.18 г. № 4501/4/4.3.В-н-18).

График отпусков, приказы об отпусках

Указанные документы также следует вести ФЛП как работодателю. Так, график отпусков, несомненно, является обязательным кадровым документом, а приказ об отпуске, к тому же, может засвидетельствовать факт выполнения ФЛП требований закона.

Кроме этого, ФЛП обязан вести учет отпусков, предоставляет работникам, путем фиксации этих сведений в разделе «Отпуска» личной карточки Т-2. Также работник должен быть ознакомлен с приказом об отпуске под подпись.

Личные карточки

Как отмечалось выше, между прочим, у ФЛП-работодателя должны вестись личные карточки (карточки П-2) на всех работников. В данных карточках указываются, между прочим, сведения о приеме работника на работу, перевода, перемещения, совмещение должностей, увольнения, о предоставлении им отпусков и тому подобное.

Так, в п. 2.5 Инструкции № 58 «О порядке ведения трудовых книжек» указано, что работодатель ознакомить работника с каждой записью, вносимой в трудовую книжку под роспись в личной карточке.

Судебная практика по поводу обязательности ведения ФЛП личных карточек на всех работников придерживается такой же позиции (постановление Третьего апелляционного админсуда от 13.11.2018 г. № 804/1854/17).

Табель учета использования рабочего времени

Между прочим, работодатель обязан обеспечить достоверный учет выполняемой работником работы и бухгалтерский учет расходов на оплату труда в установленном порядке (ст. 30 Закона Украины «Об оплате труда»).

Табель учета может прежде всего подтвердить, что ФЛП учитывает отработанное время, сверхурочную работу, работу в праздничные, нерабочие, выходные дни, вечернее или ночное время, и, как следствие, не нарушает положения законодательства об оплате труда.

Трудовые договоры

ФЛП как работодатель обязан оформлять письменные трудовые договоры с работниками (п. 6 ч. 1 ст. 24 КЗоТ), приказы о приеме на работу работника и заявления о принятии на работу.

Следует заметить, что до 01.01.2015 года ФЛП обязан был регистрировать каждый трудовой договор в службе занятости, однако позже для дерегуляции предпринимательской деятельности эта обязанность отменили.

Следует также обращать внимание на регистрационный индекс. Это один из обязательных реквизитов документа, предоставляющего ему юридической силы (п. 4.4 Национального стандарта Украины ДСТУ 4163-2003). Поэтому ФЛП обязан самостоятельно регистрировать трудовые договоры с работниками и дополнительные соглашения к ним, например в журнале регистрации трудовых договоров.

Приказы, сообщение ГФС, журналы регистрации приказов

Приказ о приеме на работу является обязательным документом, даже в случае, если с работником до этого уже был заключен трудовой договор. КЗоТ запрещает работодателю допускать работника к работе без заключения трудового договора, оформленного приказом или распоряжением, и сообщение ГФС.

Допущения работника к работе без приказа является рискованно, а штраф достигает 30 минимальных заработных плат.

Перевода, увольнения, другие кадровые процедуры ФЛП также должен документировать дополнительными соглашениями к трудовым договорам, на основании которых выдает приказы.

Следует напомнить, что обязательным реквизитом приказов является их регистрация (регистрационный номер), которая предоставляет документам юридической силы. Осуществить такую ​​регистрацию можно, в частности, в журнале регистрации приказов.

Документы по социальному страхованию

Как сам ФЛП, так и его сотрудники, являются застрахованными лицами, поэтому имеют право на пособие по временной нетрудоспособности, в том числе по уходу за больным ребенком, по беременности и родам и на погребение.

Для того, чтобы предоставить такую ​​помощь из средств социального страхования, предпринимателю следует придерживаться определенной процедуры ведения необходимой документации.

Решение о назначении материального обеспечения по социальному страхованию принимает только социальный орган - комиссия или уполномоченный по социальному страхованию. Если же у ФЛП работает менее 15 человек, то он может назначить одного из работников уполномоченным по социальному страхованию, а если работников больше 15, то следует создать комиссию.

Если страховой случай произошел с самим предпринимателем, то он сам принимает решение назначить себе материальное обеспечение. В таком случае законодательство не обязывает документировать такое решение, впрочем, ФСС рекомендует, чтобы ФЛП оформлял его протоколом комиссии (письмо ФСС от 13.09.2018 г. № 2.4-15-2951). В случае наступления временной нетрудоспособности в наемного работника ФЛП, то решение о назначении пособия принимает комиссия или уполномоченный, которое оформляется протоколом.

Должностные и рабочие инструкции

Положения ст. 29 КЗоТ обязывает работодателя проинструктировать работника и определить ему рабочее место перед началом работы по заключенному трудовому договору. Работодатель, между прочим, должен разъяснить работнику права и обязанности, обеспечить необходимыми для работы средствами.

Согласно законодательству, обязанности, права и ответственность работников закрепляют в должностных и рабочих инструкциях. Разрабатывать должностные и рабочие инструкции следует для всех должностей, которые определены в штатном расписании.

Отсутствие инструкций может вызвать проблемы, например, при увольнении за систематическое неисполнение без уважительных причин работником своих обязанностей, возложенных на него трудовым договором или в связи с непрохождением стажировки.

Кто имеет право проверить документы у ФЛП?

Контролирующим органом в сфере соблюдения законодательства о труде является Гоструда и органы местного самоуправления.

Способами контроля является инспекционные посещения и невыездные инспектирования. Инспектор имеет право знакомиться со всеми документами, ведение которых предусмотрено законодательством о труде и которые относятся к предмету инспекционного посещения.

Обязанности, не распространяющися на ФЛП

Во-первых, ФЛП не должны вести воинский учет, ведение которого возлагается на юридических лиц независимо от подчинения и формы собственности и государственные органы.

Во-вторых, СПД не обязуются представлять отчеты о работе в органы статистики. Отчеты 1-ПВ (месячные и квартальные) представляют юридические лица и их обособленные подразделения по перечню, определенному органами Госкомстата.

Кроме этого, ФЛП не должны выполнять квоту для трудоустройства и отчитываться о ее выполнении, независимо от численности наемных работников. Норматив для трудоустройства граждан, имеющих дополнительные гарантии занятости, установлен именно для предприятий, учреждений и организаций (Закон Украины «О занятости населения»).

В-четвертых, ФЛП не должны хранить трудовые книжки и вести книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. Одновременно с этим, поскольку ФЛП является работодателем, то он обязан вносить записи в трудовую книжку и ставить печать (при ее наличии). Однако сохраняются трудовые книжки непосредственно у работников.

К тому же, ФЛП не должны вести личные дела. Порядок ведения личных дел определен Правилами организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, учреждениях и организациях.

Подытоживая, следует признать, что, несмотря на определенные «льготы», законодательство требует от ФЛП как работодателя не только обеспечение прав и гарантий наемных работников, но и ведения минимального количества кадровой документации. Отсутствие документации или ведения ее не в полном объеме может привести к привлечению ФЛП к ответственности и наложения на него штрафных санкций.

ukrainepravo.com