Должностная инструкция работника – это выгодно для работодателя

Часто работодатели интересуются, нужна ли должностная инструкция или без нее можно обойтись. Ведь гораздо проще и быстрее устно объяснить работнику его обязанности. С какой целью составляется должностная инструкция и как это правильно сделать, читайте в данной консультации.

Для чего нужна должностная инструкция

Нередко работодатели либо вовсе не составляют должностные инструкции для работников, либо подходят к этому вопросу формально и составляют инструкции, которые не имеют ничего общего с реально возложенными на работников обязанностями и выполняемой ими работой. Такой подход является ошибочным и, более того, может навредить работодателю.

Должностная инструкция – это внутренний нормативный документ предприятия, регламентирующий деятельность каждого сотрудника. Должностная инструкция разрабатывается для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием. Чтобы не допускать дублирования двумя и более работниками одинаковых функций, должностные инструкции должны быть взаимосвязанными и конкретными. Без должностных инструкций могут обойтись руководители, правовое положение которых определено уставом предприятия или положением об отдельном подразделении, где указываются основные задачи, обязанности, права и ответственность за выполнение возложенных на них функций (п. 6 Справочника квалифицированных характеристик профессий работников, утвержденного приказом Минтруда и соцполитики Украины от 29.12.04 г. № 336 (далее – Справочник № 336), Письмо Минтруда и соцполитики Украины от 03.10.05 г. № 36-508).

В должностной инструкции необходимо четко указать обязанности, права, компетенцию, ответственность и роль в производственном процессе работника, занимающего данную должность. Наличие такой инструкции выгоднее работодателю, нежели работнику, по следующим причинам:

• подбор кандидатов на вакантные должности осуществляется исходя из требований, предъявляемых к той или иной должности, а такие требования устанавливаются именно должностной инструкцией;
• до начала работы работодатель обязан разъяснить работнику его права и обязанности (п. 1 ст. 29 КЗоТ), и сделать это проще всего, ознакомив работника под подпись с должностной инструкцией;
• при наличии должностной инструкции работодатель имеет возможность определить, как работник выполняет порученную работу. Отсутствие у работника должностной инструкции может привести к тому, что он будет работать по принципу «как понял, так и сделал», что, в свою очередь, не устроит работодателя, который иначе понимает, как должна быть выполнена работа.

Действующим законодательством предусмотрено право работодателя применить к нерадивому работнику (например, за невыполнение должностных обязанностей или нарушение трудовой дисциплины) различные взыскания, как то: выговор, увольнение, другие меры, предусмотренные коллективным или трудовым договором (ст. 147 КЗоТ). А перечень обязанностей, которые должен выполнять работник, содержится в должностной инструкции. Например, действия работодателя, увольняющего работника на основании п. 3 ст. 40 КЗоТ за систематическое невыполнение обязанностей, предусмотренных должностной инструкцией, будут поддержаны судом. И наоборот, в случае наказания работника за невыполнение обязанностей, которые не возлагались на работника, суд признает действия работодателя неправомерными (см. определение Высшего специализированного суда Украины по рассмотрению гражданских и уголовных дел от 12.03.14 г., ЕГРСР, рег. № 37687102).

Как составить должностную инструкцию

Процедура разработки и утверждения должностной инструкции

Решение о разработке должностных инструкций принимается руководителем предприятия и оформляется приказом, в котором указываются сроки такой разработки и ответственные за это лица (см. образец 1 в конце консультации). Для разработки должностных инструкций целесообразно привлекать:

• работников отделов кадров (отделов персонала) – как специалистов в области трудового законодательства и кадрового делопроизводства;
• руководителей подразделений, для работников которых составляются должностные инструкции, – в качестве профильных специалистов в конкретной отрасли.

Должностную инструкцию необходимо согласовать с юрисконсультом (если в штате предприятия предусмотрен такой специалист) на предмет ее соответствия требованиям законодательства. Готовая инструкция должна быть подписана разработавшими и согласовавшими ее лицами и утверждена приказом или распоряжением руководителя предприятия (см. образец 2 в конце консультации).

Должностная инструкция составляется в требуемом для работы количестве экземпляров. Один ее экземпляр хранится в отделе кадров. Оригиналы инструкции или ее копии, заверенные начальником (уполномоченным сотрудником) отдела кадров, вручаются руководителю подразделения, в котором трудится работник, и самому работнику.

Работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией под подпись. Если он отказывается ознакомиться с должностной инструкцией или, ознакомившись, отказывается в этом расписаться, то работодателю не стоит допускать такого работника к работе – он не знает своих обязанностей и объемов порученной работы, и значит, рассчитывать на его результативную работу нельзя. Более того, работодатель, допустивший такого работника к работе, рискует быть обвиненным в нарушении трудовых прав работника и законодательства об охране труда.

СИТУАЦИЯ

В связи с производственной необходимостью были перераспределены обязанности между работниками и разработаны новые должностные инструкции. Работник ознакомился с новой инструкцией, но расписаться в ознакомлении отказался, чтобы не выполнять дополнительно возложенных на него обязанностей. Быстро заменить его некем, но работник согласен выполнять свои прежние обязанности. Как поступить в такой ситуации работодателю?

В присутствии других работников и желательно представителя профкома можно составить акты об ознакомлении такого работника с должностной инструкцией и отказе в этом расписаться. В дальнейшем нужно либо разъяснить работнику необходимость выполнения дополнительных обязанностей, либо найти другого работника.

Обратите внимание: в случае судебного спора такой акт не станет однозначным доказательством ознакомления работника с должностной инструкцией, если подписавшие его сотрудники не подтвердят в судебном заседании обстоятельства его составления. Вопрос об ознакомлении работника с должностной инструкцией может возникнуть значительно позже. К тому времени работники, подписавшие акт, могут поменять не только место работы, но и место жительства. В результате работодатель просто не сможет вызвать их в суд, поскольку не будет знать их нынешнее местонахождение.

Содержание должностной инструкции

При составлении должностной инструкции за основу нужно взять Классификатор профессий ДК 003:2010 (для определения названия должности) и Справочник № 336 (для определения задач и обязанностей, возложенных на работника согласно должности). Должностная инструкция может содержать задачи и обязанности, которые Справочником № 336 отнесены к разным профессиям, но выполнение которых не требует от работника другой специальности или квалификации (Письмо Минсоцполитики Украины от 28.08.13 г. № 168/06/186-13).

Обратите внимание: в должностной инструкции не должно быть условий, которые ограничивают права и социальные гарантии работника, установленные законодательством. Если же такие условия будут включены в этот документ, то в случае судебного спора с работником суд признает их незаконными и не примет во внимание.

Согласно п. 6, 7 Справочника № 336 должностная инструкция должна содержать следующие разделы:

1. Общие положения. Здесь указываются:

• название должности согласно Классификатору профессий ДК 003:2010 и подразделение, в котором предусмотрена должность по штатному расписанию;
• порядок назначения и увольнения с должности;
• квалификационные требования к работнику, занимающему должность (образование, уровень квалификации, стаж работы по специальности и др.);
• перечень законодательных актов и других материалов, которыми работник должен ру-ководствоваться в работе;
• подчиненность, порядок замещения других работников в период их временного отсутствия (отпуск, болезнь, другие уважительные причины), порядок замещения работника, занимающего данную должность, в период его отсутствия по тем же причинам.

2. Задачи и обязанности. Этот раздел отражает обязанности работника и виды выполняемых им работ на занимаемой должности. Однако не стоит переписывать из Справочника № 336 все обязанности и работы, предусмотренные квалификационными характеристиками должности. Выберите только те, которые действительно надо выполнять. Ведь чем конкретнее должностная инструкция, тем проще ее выполнять и тем меньше в дальнейшем будет недоразумений и споров между работником и работодателем.

3. Права работника. В этом разделе приводятся полномочия работника, в рамках которых он должен выполнять возложенные на него обязанности. В частности, речь идет о правах, предоставленных работнику действующим законодательством и установленных внутренними документами предприятия. Знание работником объема своих полномочий упростит выполнение им своих должностных обязанностей.

4. Ответственность. Здесь отражаются показатели оценки работы работника (качество и своевременность выполнения должностных обязанностей), а также виды, основания и порядок применения к работнику ответственности за невыполнение или ненадлежащее выполнение своих должностных обязанностей, нормы КЗоТа, предусматривающие привлечение работника к ответственности.

5. Должен знать. В этом разделе указывается, какие специальные знания должен иметь работник, а также какие законодательные и нормативно-правовые акты он обязан знать для полноценного выполнения должностных обязанностей.

6. Квалификационные требования. Тут приводится уровень образования и квалификации работника, стаж работы по специальности, необходимый для полноценного выполнения должностных обязанностей. Аналогичные сведения предусмотрены разд. 1 «Общие положения», поэтому выносить квалификационные требования работнику в отдельный раздел целесообразно, если, например, в рамках одной должности существует деление по разрядам и в зависимости от разряда к работнику предъявляются разные квалификационные требования или требования по усмотрению работодателя.

7. Взаимоотношения (связи) по должности. В этом разделе определяется круг основных связей и порядок взаимодействия работника с другими сотрудниками своего и других подразделений предприятия, сторонними предприятиями, учреждениями, организациями, с которыми работник имеет служебные взаимоотношения.

Для наглядности приведем образец должностной инструкции (см. образец 3 в конце консультации).

ВЫВОДЫ

Составлять должностные инструкции и ознакомлять с ними работников необходимо прежде всего в интересах работодателя. Ведь таким образом работодатель четко определяет круг обязанностей работника и может контролировать их выполнение. Наличие правильно разработанной должностной инструкции позволит также работодателю отстоять свою правоту в суде, если работник обжалует наложенное на него дисциплинарное взыскание, в том числе и увольнение по п. 2 и 3 ст. 40 КЗоТ.