Что изменилось в оформлении загранкомандировок после введения безвиза с Евросоюзом?

Работник предприятия направляется в командировку в г. Вену (Австрия). Ранее он за рубежом не бывал. Мы знаем, что теперь для поездки Европу не требуется получения визы. Как оформить такую командировку, какими документами снабдить работника, чтобы он беспрепятственно добрался до места назначения и выполнил задание по командировке?

Европейским парламентом был утвержден Регламент от 17.05.17 г. № 2017/850, который отменил визовый режим для граждан Украины в отношении 30 европейских стран. Данный документ опубликован в официальном журнале Евросоюза 22.05.17 г. и вступил в силу 11.06.17 г.

После введения безвизового режима граждане Украины получили возможность поехать в страны – участницы Шенгенского соглашения без получения въездной визы государства назначения.

Безвизовый режим открыл украинскому бизнесу множество возможностей для развития: это и поиск партнеров и обмен опытом, и участие в различных выставках, конференциях и других профильных мероприятиях. Кроме того, безвизовый режим позволяет учиться в ЕС в рамках краткосрочных программ на срок не более 90 дней. Для длительного обучения придется оформить специальную визу, но короткие стажировки, курсы, семинары, участие в научных конференциях вполне вписываются в установленный срок пребывания.

Согласно информации, опубликованной на сайте МИД Украины (см. раздел «Про Украину»/ «Европейская интеграция»/«Безвизовый диалог Украина-ЕС»), граждане Украины смогут въезжать без визы в следующие государства:

• все члены ЕС: Австрия, Бельгия, Болгария, Венгрия, Германия, Греция, Дания, Испания, Италия, Республика Кипр, Латвия, Литва, Люксембург, Мальта, Нидерланды, Польша, Португалия, Румыния, Словакия, Словения, Финляндия, Франция, Хорватия, Чехия, Швеция, Эстония. Исключение (виза нужна): Великобритания, Ирландия, неевропейские территории Франции (Гваделупа, Мартиника, Гвиана, Реюньон, Майотта, Новая Каледония и заморские сообщества и территории) и Нидерландов (Арубы, Кюрасао и Синт-Мартена – в Карибском бассейне);
• 4 государства – ассоциированные участники Шенгенского соглашения: Исландия, Лихтенштейн, Норвегия и Швейцария;
• 4 государства, где действует визовое законодательство ЕС: Андорра, Сан-Марино, Ватикан, Монако.

Основные правила въезда в вышеперечисленные страны:

1. Безвизовый режим позволяет краткосрочное пребывание в стране назначения: до 90 дней в течение любых 180 дней. Эта формулировка означает, что рассматривается 180-дневный период, предшествующий каждому дню пребывания.

Нарушение этого правила может стать причиной отказа в въезде в шенгенскую зону в будущем. Поэтому, если на предприятии планируются частые командировки, рекомендуем рассчитать точный разрешенный срок пребывания в стране назначения для конкретного работника, используя данные его загранпаспорта с отметками пограничных служб, так как для разных групп стран правило 90/180 работает по-своему.

Подробнее узнать, как работает «шенгенский кальулятор», можно на сайте «Открой Европу», а сам расчет сделать на сайте Еврокомиссии.В случае, если физлицу необходимо находиться в ЕС дольше предельного срока, ему необходимо будет оформить визу.

2. Чтобы ездить в Европу без визы, нужно получить биометрический загранпаспорт гражданина Украины, который будет действителен в течение 10 лет. От обычного загранпаспорта этот документ отличается наличием электронного чипа, где записаны оцифрованная фотография, а также отпечатки пальцев и подпись владельца паспорта в электронной форме.

Важный момент: биометрический загранпаспорт, с которым гражданин Украины въезжает в ЕС, должен быть действителен не менее 3 месяцев после запланированного возвращения домой.

Детальную информацию о правилах оформления биометрических загранпаспортов и информации, которую они содержат, можно получить на официальном сайте Государственной миграционной службы Украины. Там же можно найти список необходимых документов и стоимость оформления паспорта. Гражданам Украины с обычными заграничными паспортами нужно по-прежнему оформлять визу.

3. Пересечение иностранцами границы с европейскими странами регламентирует Шенгенский пограничный кодекс.

Ознакомиться с его официальным текстом можно на сайте, который обеспечивает доступ к законодательству Евросоюза. Или можно воспользоваться таким источником, как сайт общественной организации «Европа без барьеров», где выложен неофициальный перевод Шенгенского пограничного кодекса.

Пограничник имеет право проверить выполнение следующих требований (вне зависимости от наличия визы):

• наличие документа для пересечения границы (например, загранпаспорта);
• убедительное обоснование цели и условий пребывания в странах Европы;
• наличие достаточных финансовых средств для пребывания в ЕС и для возвращения домой. Примерные ежедневные расходы, на которые может ориентироваться пограничник, можно увидеть на сайте Еврокомиссии, а также на интерактивной карте общественной организации «Европа без барьеров». Требования для разных стран различаются;
• отсутствие физлица в перечне лиц, которым запрещен въезд в ЕС;
• отсутствие со стороны физлица угрозы для общественного порядка, безопасности, общественного здоровья и международных отношений.

Для проверки цели бизнес-поездок и командировок на границе могут запросить такие подтверждающие документы, как приглашение на встречу или другой документ, подтверждающий торговые или деловые отношения; билет на выставку или мероприятие, если это и есть цель поездки.

Если цель поездки – участие в научных, культурных мероприятиях, тогда могут запросить приглашение, входные билеты, данные о регистрации или программу (причем в них должны быть указаны название принимающей организации и срок пребывания) либо любые другие приемлемые документы, подтверждающие цель поездки.

Как доказать, что на поездку достаточно денег?

Доказать финансовое обеспечение поездки можно, имея на руках наличные средства, тревел-чеки, оплаченный счет на проживание и билеты, финансовые гарантии приглашающей стороны, платежные карточки международных платежных систем.

Обратите внимание! Не обязательно показывать выписки из банков о состоянии счета, справки с места работы. Но если у пограничника возникнут сомнения, то на границе вас могут попросить подтвердить наличие средств на банковском счете – с помощью банкоматов в зоне пограничного контроля, интернет-банкинга или телефонного звонка в банк.

Также напоминаем, что одному работнику может быть выдана наличная инвалюта и/или дорожные чеки на общую сумму, не превышающую норм вывоза инвалюты (дорожных чеков), установленных НБУ (согласно п. 2.4 Правил, утвержденных постановлением Правления НБУ от 30.05.17 г. № 200).

Нормы вывоза составляют (п. 2 гл. 2 Инструкции, утврежденной постановлением Правления НБУ от 27.05.08 г. № 148):

• в сумме, не превышающей в эквиваленте 10 000 евро – без письменного декларирования таможенному органу;
• в сумме, превышающей в эквиваленте 10 000 евро – при условии письменного декларирования таможенному органу в полном объеме.

При этом суммы, превышающие в эквиваленте 10 000 евро, вывозятся за пределы Украины при наличии документов, подтверждающих снятие наличных со счетов банков (финансовых учреждений) исключительно в сумме такого превышения.

Как разъяснил НБУ в письме от 23.06.09 г. № 13-123/4216-11974, выдача наличных с валютного счета предприятия в банке может быть подтверждена:

либо заявлением о выдаче наличных (если предприятие имеет собственный экземпляр этого документа);

либо соответствующей справкой банка, составленной в произвольной форме.

Срок действия таких документов – 30 календарных дней начиная со дня выдачи.

Отметим, что для вывоза валюты на карточке подобных ограничений нет, что делает такой способ финансового обеспечения поездки привлекательным как с точки зрения удобства, так и с точки зрения безопасности.

4. Для поездки в ЕС иностранцам необходимо будет приобрести полис медицинского страхования, а в случае путешествия на автомобиле – еще и полис страхования гражданской ответственности владельца транспортного средства.

Совет: если планируется командировка на автомобиле в страны ЕС, можно заранее проверить загруженность пунктов пересечения границ на электронном сервисе Государственной пограничной службы Украины.

Может ли предприятие возместить работнику затраты на изготовление биометрического загранпаспорта или получение визы в связи с командировкой?

Формально законодательство позволяет не включать в налогооблагаемый доход работника такие командировочные расходы, как стоимость оформления загранпаспорта и визы (пп. «а» пп. 170.9.1 НК). На практике оформить загранпаспорт можно разными путями (например, через ГП «Паспортный сервис», через ОВИР, через турагентство), и стоимость оформления также будет разной.

А законодательством четко не установлено, какие конкретно расходы могут быть отнесены на оформление загранпаспорта в понимании пп. 170.9.1 НК. Поэтому нельзя исключать риск признания таких расходов дополнительным благом работника с удержанием НДФЛ и военного сбора.

Тем, у кого есть сомнения в данном вопросе, можем порекомендовать оформить выдачу работнику нецелевой благотворительной помощи в сумме, не подпадающей под обложение НДФЛ и ЕСВ согласно пп. 168.4.1 и 170.7.3 НК (в 2017 году необлагаемая сумма составляет 2 240 грн. (1 600 грн. х 1,4). Тем более что официальная стоимость оформления загранпаспорта вполне вписывается в такую сумму.

Если у работника есть загранпаспорт старого образца, тогда ему для поездки в Европу потребуется виза. Расходы на получение визы может взять на себя предприятие, так как ее получение связано с хозяйственной деятельностью (командировкой) и не является дополнительным благом для работника.