Электронный документооборот: согласование с контрагентами
Пандемия COVID-19 и связанный с ней карантин, а теперь и полномасштабное вторжение россии обусловливают большой ажиотаж вокруг темы электронного документооборота (далее – ЭДО) между сторонами хозяйственного договора. Несмотря на большое количество аналитических материалов, разъяснений и индивидуальных налоговых консультаций контролирующих органов, у субъектов хозяйствования все еще остается много вопросов в данной сфере. Ответим на наиболее распространенные из них.
Обязательно ли предварительно договариваться об ЭДО?
В СМИ, на просторах интернета, в соцсетях, консультациях специалистов и т. п. ответ на данный вопрос в основном звучит с использованием слов «нужно», «необходимо» и подобных им. Нередко отвечают и несколько мягче: «стоит», «лучше» или аналогично по содержанию.
Но если так случилось, что электронный документ (далее – э-документ) составлен и подписан обеими сторонами надлежащим образом, но прямая договоренность именно о таком оформлении выполнения обязательств в договоре не прописана, то могут ли налоговики только на основании отсутствия в договоре упоминания об ЭДО признать такие документы недействительными?
Считаем, что нет, и вот почему.
Основные организационно-правовые принципы ЭДО и использования э-документов регулируются тремя законами:
- от 22.05.2003 № 851-IV «Об электронных документах и электронном документообороте» (далее – Закон № 851);
- от 03.09.2015 № 675-VIII «Об электронной коммерции» (дальше – Закон № 675);
- от 05.10.2017 № 2155-VIII «Об электронных доверительных услугах» (далее – Закон № 2155).
Кроме того, возможность составления первичных документов в электронной форме и требования к ним предусматривает Закон от 16.07.1999 № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» (далее – Закон № 996).
Поэтому, во-первых, в ст. 14 Закона № 851 предусмотрено, что ЭДО осуществляется в соответствии с законодательством Украины или на основании договоров, определяющих взаимоотношения субъектов ЭДО.
Следовательно, договор между контрагентами – это всего лишь альтернатива законодательному основанию оформления э-документов. А законодательным основанием как раз и являются вышеперечисленные Законы. Поэтому если э-документ составлен и подписан обеими сторонами в соответствии с этой законодательной базой, он будет считаться легитимным.
Во-вторых, согласно ст. 5 Закона № 675 к основным принципам в сфере электронной коммерции относятся, в частности:
- свобода осуществления предпринимательской деятельности с использованием информационно-коммуникационных систем;
- свобода выбора контрагента, электронных средств, видов и форм деятельности;
- свобода совершения электронных сделок;
- одинаковость юридической силы электронных сделок и сделок, заключенных в иной форме, предусмотренной законодательством.
Поэтому стороны могут по своему усмотрению выбирать – оформлять ли им первичку в электронной форме или нет, даже без предварительного закрепления об этом в договоре.
В-третьих, ст. 8 Закона № 851 предусматривает, что юридическая сила электронного документа не может отрицаться исключительно в связи с тем, что он имеет электронную форму.
Так же и допустимость э-документа как доказательства не может отрицаться исключительно на основании того, что он имеет электронную форму. Здесь стоит напомнить, что под допустимостью доказательств процессуальные кодексы Украины подразумевают законность их источников, условий и способов получения.
Подобная норма содержится и в ч. 3 ст. 5 Закона № 675: сделка не может быть признана недействительной в связи с ее совершением в электронной форме, если иное не предусмотрено законом.
Пользуясь случаем, заметим, что общие нормы по совершению сделок в полной мере применяются к использованию электронного документа в гражданских отношениях, что прямо предусмотрено ч. 2 ст. 14 Закона № 851.
В-четвертых, Закон № 996, предусматривая в ст. 9 возможность составления первичных документов в электронной форме, кроме их обязательных реквизитов указывает только таких два дополнительных условия их применения в бухучете:
- наличие наложенной электронной подписи или печати;
- соблюдение требований законодательства об электронных документах и электронном документообороте.
Об обязательности предварительного закрепления в договоре между субъектами хозяйственной операции условия о составлении/оформлении электронных первичных документов, в Законе № 996 нет ни слова.
Единственная определенная данным Законом дополнительная обязанность, связанная с составлением первичных документов и регистров бухгалтерского учета в электронной форме, заключается в том, что в случае их составления и хранения с использованием электронных средств обработки информации предприятие обязано за свой счет изготовить их копии на бумажных носителях по требованию других участников хозяйственных операций, а также правоохранительных органов и соответствующих органов в рамках их полномочий, предусмотренных законами (ч. 6 ст. 9 Закона № 996).
Но упомянутая норма говорит именно о копиях электронного документа на бумаге. А его оригиналом согласно ст. 7 Закона № 851 считается электронный экземпляр документа с обязательными реквизитами, в том числе с электронной подписью автора или подписью, приравненной к собственноручной подписи в соответствии с Законом № 2155.
Верховный Суд в постановлении от 13.12.2021 по делу № 380/10197/20 (ЕГРСР, реестр. № 101855093) также пришел к заключению, что
«электронный документ при наличии всех необходимых реквизитов, подтверждает осуществление операций на основании такого документа. При этом при решении налоговых споров суд учитывает презумпцию добросовестности налогоплательщика, согласно которой предусматривается экономическая оправданность действий плательщика, имеющих своим следствием получение налоговой выгоды и достоверность в бухгалтерской и налоговой отчетности плательщика».
В-пятых, даже ГФС в своем письме от 04.01.2017 № 30/6/99-99-15-02-02-15 соглашалась с тем, что электронный документ, который составлен в соответствии с требованиями действующего законодательства и содержит все необходимые реквизиты, имеет такую же юридическую силу, как и документ, составленный в бумажном виде.
Очень часто как один из аргументов обязательного письменного согласования условий по ЭДО между контрагентами приводят ч. 3 ст. 207 Гражданского кодекса (далее – ГК), в соответствии с которой
«использование при совершении сделок <...> электронной подписи или иного аналога собственноручной подписи допускается в случаях, установленных законом, другими актами гражданского законодательства, или по письменному согласию сторон, в котором должны содержаться образцы соответствующего аналога их собственноручных подписей, или иным образом регулируется порядок его использования сторонами».
Таким образом, поскольку обязательным элементом э-документа является электронная подпись, условие о возможности ее применения должно быть закреплено сторонами заранее в письменном виде.
В качестве возражения против этого утверждения заметим, что в соответствии с ч. 4 ст. 18 Закона № 2155 квалифицированная электронная подпись (далее – КЭП) имеет такую же юридическую силу, как и собственноручная подпись, и имеет презумпцию ее соответствия собственноручной подписи.
Электронная подпись или печать не могут быть признаны недействительными и лишены возможности рассматриваться как доказательство в судебных делах исключительно на том основании, что они имеют электронный вид или не отвечают требованиям к КЭП или печати (ч. 3 ст. 18 Закона № 2155).
Кроме того, в ч. 3 ст. 207 ГК сказано о возможности использования электронной подписи в случаях, установленных законом. А о такой законодательной возможности как раз и шла речь выше.
Вышеизложенное нормативное обоснование дает основания для вывода, что э-документ, составленный и подписанный сторонами в соответствии с законодательством об э-документах и ЭДО, будет иметь юридическую силу и будет правомерным даже в случае, если договор, заключенный между сторонами, не содержит прямого условия о применении ЭДО.
Главное – чтобы такой договор прямо не предусматривал противоположного, а именно что надлежащим доказательством осуществления хозяйственной операции между сторонами являются первичные документы, составленные в бумажном виде. Вот при такой формулировке сторонам, действительно, нужно внести изменения в договор, если они желают подтвердить осуществление хозяйственной операции электронными документами. Иначе им будет трудно противостоять налоговикам при отрицании последними действительности э-документов как доказательств осуществления хозяйственной операции.
Здесь уместным будет заметить, что бумажная и письменная форма документов – это абсолютно разные понятия. Ведь ГК к письменной форме сделок относит, в том числе, и электронную (ч. 1 ст. 205, ч. 1 ст. 207, абзац второй ч. 2 ст. 639 ГК). В то же время, бумажная – это противоположность электронной формы.
Поэтому если из договора следует, что первичные документы составляются сторонами в письменной форме, вносить изменения в такой договор не обязательно, поскольку под этим подразумевается и электронная первичка.
Может ли контрагент отказать в принятии именно электронных первичных документов и требовать бумажные?
Законодательство Украины не предусматривает случаев обязательности (в силу закона) ведения ЭДО между субъектами частного права. Здесь действует принцип свободы договора (определен в статьях 3, 6, 627 ГК), который предусматривает, что стороны свободны в заключении договора, выборе контрагента и определении условий договора.
Поэтому, если договором не закреплена обязательность ЭДО между сторонами, контрагент вправе не принять направленный ему э-документ и настаивать на оформлении именно бумажного первичного документа.
Руководствуясь тем же принципом свободы договора, контрагента нельзя и заставить пользоваться определенным сервисом для обмена э-документами (Вчасно, М.Е.Dос и т. п.), ведь эти отношения характеризуются равенством прав.
Таким образом, стороны должны достичь согласия об обязательности ЭДО, а также при необходимости – о деталях его осуществления (конкретные сроки совершения определенных действий, конкретная платформа для обмена э-документами, порядок внесения изменений/исправлений в э-документы и т. п.). А сделать это они могут путем подписания одного документа (хозяйственного договора, дополнительного соглашения к такому договору) или нескольких документов (в т. ч. электронных); путем обмена бумажными письмами, телеграммами или отправки соответствующих сообщений через информационно-телекоммуникационную систему и т. п.
Главное – чтобы эта договоренность была конкретной и ее условия стороны понимали одинаково.
Добавим: э-документ считается полученным адресатом с момента поступления автору сообщения в электронной форме от адресата о получении этого э-документа, если иное не предусмотрено законодательством или предварительной договоренностью между субъектами ЭДО.
Если предварительной договоренностью между субъектами ЭДО не определен порядок подтверждения факта получения э-документа, такое подтверждение может быть осуществлено в любом порядке автоматизированным или иным способом в электронной форме или в форме документа на бумаге. Такое подтверждение должно содержать данные о факте и времени получения э-документа и об отправителе этого подтверждения.
В случае непоступления к автору подтверждения о факте получения этого э-документа считается, что э-документ не получен адресатом (ст. 11 Закона № 851).
То есть, если не договоритесь с контрагентом, он может утверждать на основании этой нормы ст. 11 Закона № 851, что не получал первичного документа от вашего предприятия.
Как внести изменения в договор для урегулирования вопроса обмена электронными первичными документами с контрагентом?
Порядок изменения хозяйственных договоров регулируется ст. 188 Хозяйственного кодекса Украины. В ней предусмотрен следующий алгоритм действий:
1. Отправка заинтересованной стороной другой стороне предложения об изменении договора. К письму-предложению следует приложить два экземпляра дополнительного соглашения о внесении конкретных изменений в договор, которые инициатор должен подписать и скрепить печатью (при наличии). Сообщение и приложенные документы наиболее оптимально направить ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Если во время войны такой возможности нет, сообщение и дополнительное соглашение стоит направить средствами электронной связи с подписью их КЭП.
2. Рассмотрение второй стороной предложения об изменении договора в течение 20 дней с момента получения и направление в этот же срок уведомления о результатах его рассмотрения.
Если получатель предложения по изменению условий договора:
- соглашается с предложенными изменениями – он подписывает два экземпляра дополнительного соглашения и направляет один экземпляр инициатору изменений (направление и подпись – так же, как и в предыдущем пункте);
- не против внести изменения в договор, но не согласен с предлагаемыми условиями (например, соглашается на ЭДО, но, например, желает работать через другую платформу) – он может отправить новую редакцию дополнительного соглашения с желаемыми изменениями или подписать полученное дополнительное соглашение, приложив к нему протокол расхождений и отметив об отправлении такого протокола на дополнительном соглашении;
- не желает внедрять ЭДО вообще, он сообщает об этом инициатору в соответствующем письме.
3. Рассмотрение инициатором изменений документов, направленных другой стороной (новой редакции дополнительного соглашения, протокола расхождений и т. п.). Условия рассмотрения – аналогичные предыдущему пункту.
Договор считается измененным с даты достижения сторонами согласия об изменении его условий.
В случае если стороны не достигли согласия в отношении изменения договора или в случае неполучения заинтересованной стороной ответа в установленный срок с учетом времени почтового обращения, последняя имеет право передать спор на решение суда.
При этом, если обязательность внесения таких изменений не предусмотрена самим договором, шансы получить инициатором изменений положительного решения будут мизерными. Ведь здесь опять вступает в действие принцип свободы договора.
Если договор все же изменен судебным решением, договор считается измененным со дня вступления в силу такого решения, если иной срок вступления в силу не установлен этим решением суда.
Можно ли предусмотреть получение первичных документов в электронном и параллельно – бумажном виде?
Это не запрещено действующим законодательством Украины, а значит – возможно. Более того, согласно ч. 3 ст. 7 Закона № 851 если автор создает идентичные по документарной информации и реквизитам э-документ и документ на бумаге, каждый из документов является оригиналом и имеет одинаковую юридическую силу.
Однако в Правилах организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденных приказом Минюста от 18.06.2015 № 1000/5 (далее – Правила № 1000/5), после внесения изменений приказом Минюста от 21.04.2022 № 1581/5, есть запреты по отправке / одновременном прохождении одного и того же документа в разных формах – бумажной и электронной (речь идет не о копиях, а именно об оригиналах).
Закон имеет высшую юридическую силу, поэтому создать идентичные документы в электронном виде и на бумаге можно, а вот одновременно провести – нет.
И в завершение покажем, как урегулировать условия по ЭДО (см. образец).
Образец
|
<…> «Додаткова угода № ____ до договору поставки № _____ від ___________
м. Київ «___» ________ 2022 року __________________ «____________», іменоване надалі також «Постачальник», в особі __________________, яке__ діє на підставі Статуту, з однієї сторони, та __________________ «____________», іменоване надалі також «Виконавець», в особі _________________, яке__ діє на підставі Статуту, з іншої сторони, надалі разом іменовані «Сторони», а кожна окремо – «Сторона», уклали цю додаткову угоду до договору № _____ від ___________ (далі – «Договір») щодо врегулювання відносин електронного документообігу про наведене нижче. 1. Сторони узгодили такі визначення термінів, які вживаються за текстом цієї Додаткової угоди: 1.1. «М.Е.Dос» – це система електронного документообігу, яка працює з різними типами документів: звітами, податковими накладними, актами, договорами в електронному вигляді. У системі «М.Е.Dос» електронні документи стають оригіналами документів, завдяки використанню кваліфікованого електронного підпису. Це єдина платформа, що об’єднує сторони як учасників електронного документообігу та забезпечує єдиний стандарт обміну, перевірки, захисту та транспортування юридично значущих документів, підписаних кваліфікованим електронним підписом. 1.2. Електронний документ (надалі – Е-документ) – вживається у значенні, наведеному у ст. 5 Закону України «Про електронні документи та електронний документообіг». Сторони домовилися, що на виконання умов цієї Додаткової угоди застосовуватимуться такі види електронних документів: додаткові угоди, додатки до договору, заявки, специфікації, рахунки, рахунки-фактури, акти здавання-приймання, будь-які інші первинні бухгалтерські документи до Договору. 1.3. Кваліфікований електронний підпис (надалі – КЕП) вживається у значенні, наведеному в абзаці двадцять третьому ст. 1 Закону України «Про електронні довірчі послуги». 2. Порядок формування електронних документів. 2.1. У частині, що не врегульована цією додатковою угодою, формування документів здійснюється на підставі Законів України «Про електронні документи та електронний документообіг», «Про електронні довірчі послуги», «Про електронну комерцію» та прийнятих відповідно до них підзаконних нормативно-правових актів. 2.2. Сторони домовилися про те, що, починаючи з ___ ___________2022, під час виконання умов Договору вони здійснюватимуть документообіг між собою лише з використанням системи «М.Е.Dос» (https://medoc.ua/). 2.3. Сторони зобов’язуються до настання зазначеної в п. 2.2. цього Договору дати вжити всіх підготовчих та організаційних заходів для переходу на ЕДО, забезпечити виготовлення необхідних КЕП відповідальним працівникам. 2.4. Кожна Сторона зобов’язана щоденно стежити за надходженням Е-документів та своєчасно здійснювати їх приймання, перевірку, підписання з використанням КЕП та повернення іншій Стороні. 2.5. Сторона, яка здійснює надсилання Е-документа, вважається Стороною-відправником, а Сторона, яка здійснює отримання Е-документа, вважається Стороною-одержувачем. 2.6. Підготовка Е-документів здійснюється відповідною Стороною і в строки, установлені умовами Договору. До моменту передачі іншій Стороні Сторона-відправник зобов’язана належним чином скласти новий та/або перевірити отриманий E-документ та підписати його з використанням КЕП. E-документи, які передаються, у всіх випадках підписуються з використанням КЕП відповідної Сторони. Перевірка факту підписання відповідною Стороною конкретного E-документа здійснюється Стороною-одержувачем. 2.7. E-документ, який підлягає підпису двома Сторонами, вважається підписаним і набирає чинності з моменту підписання з використанням КЕП Стороною-одержувачем E-документа, отриманого від Сторони-відправника з нанесеним нею КЕП. 2.8. E-документ, який підлягає підпису двома Сторонами, вважається також підписаним і набирає чинності у разі, якщо він був підписаний КЕП Стороною-відправником та надісланий Стороні-одержувачу, проте протягом передбаченого Договором строку Сторона-одержувач не підписала такий E-документ та не надіслала Стороні-відправнику мотивованої відмови від підписання E-документа. Мотивована відмова від підписання E-документа може надсилатися через механізм відхилення E-документа з обов’язковим наданням коментарів про обґрунтовані причини відхилення. 2.9. У разі якщо Договором не встановлено строку підписання конкретного документа, такий строк становить 3 (три) робочих дні з дати надіслання E-документа. 2.10. Розірвання (скасування/анулювання) Е-документа, уже отриманого та прийнятого Стороною-одержувачем, здійснюється лише шляхом підписання Сторонами Акта про анулювання Е-документа. Зазначений Акт може складати будь-яка зі Сторін. 2.11. Якщо під час звіряння Сторонами даних про підписання E-документів будуть виявлені розбіжності, то за замовчуванням застосовуватимуться такі умови чинності E-документів: а) юридичну силу матиме той E-документ, який був першим підписаний Сторонами з використанням КЕП (за наявності кількох різних E-документів); б) E-документ, який набув чинності, зберігає чинність до моменту його анулювання Сторонами згідно з п. 2.10 цієї Додаткової угоди; в) пріоритетну юридичну силу матиме чинний E-документ за наявності однорідних/аналогічних за суттю документів, складених у паперовій формі, незалежно від дати їх оформлення; г) E-документ, підписаний Стороною-відправником з використанням КЕП і направлений Стороні-одержувачу, вважатиметься в будь-якому разі підписаним уповноваженим представником Сторони-відправника, у межах наданих повноважень, що не потребуватиме щоразу перевірки документів на представництво; е) КЕП за правовим статусом має таку саму юридичну силу, як і власноручний підпис, та має презумпцію його відповідності власноручному підпису. 2.12. Сторони домовилися, що підписані відповідно до цієї Додаткової угоди Е-документи мають юридичну силу, породжують відповідні права та обов’язки для Сторін та можуть бути подані до контролюючих органів, судових установ та будь-яких інших суб’єктів як належні, допустимі та достовірні докази. Підтвердження відправлення, отримання Е-документів у системі «М.Е.Dос» вважається легітимним підтвердженням фактичного приймання/передачі таких документів уповноваженими особами Сторін і не вимагає додаткового доказування. 3. У разі неможливості виконання зобов’язань за цією Додатковою угодою Сторони негайно повідомляють про це одна одну. 4. Ця Додаткова угода вважається укладеною й набирає чинності з моменту її підписання Сторонами. 5. Ця Додаткова угода укладена за повного розуміння Сторонами її умов та термінології у двох примірниках, які мають однакову юридичну силу, – по одному для кожної із Сторін. <…> |
Комментарии к материалу