Списание ГСМ: правила и учет

Автомобиль на предприятии: приобретение, оформление, учет, страхование, списание

Пожалуй, нет такого предприятия, которое не использовало бы в своей хозяйственной деятельности транспортные средства. Вот почему затраты на горюче-смазочные материалы (далее – ГСМ) надо правильно рассчитывать и отражать в учете. О том, как это делать, читайте в данной консультации.

Как определить расход ГСМ

Расход ГСМ определяется исходя из установленных норм. Это обеспечивает контроль за использованием ГСМ, разумную экономию топлива и ограничивает необоснованные затраты предприятия.

На практике применяются базовые линейные нормы (H_s), рассчитанные в зависимости от модели (модификации) автомобиля, а также системы нормативов и корректирующих коэффициентов, которые позволяют учитывать выполненную транспортную работу, климатические, дорожные и другие условия эксплуатации (Нормы № 43). Действие Норм № 43 распространяется на предприятия, находящиеся на общей системе налогообложения и на бюджетные организации.

Нормативный расход топлива (Q_н) определяется для каждого конкретного автомобиля в зависимости от его типа (легковой, автобус, грузовой, бортовой, специальный и т. п.) с учетом базовых линейных норм по специальным формулам, приведенным в разд. 4 Норм № 43.

Предприятие вправе корректировать нормативные расходы топлива (п. 3 Норм № 43) в установленных пределах, в зависимости от условий эксплуатации автомобиля. Для этого применяются поправочные (повышающие и понижающие) коэффициенты. В частности, расход топлива повышается при работе в холодное время в зависимости от фактической температуры возду- ха (пп. 3.1.1), в случае, если работа автотранспорта требует частых остановок (пп. 3.1.5) и т. д.

Кроме нормативных расходов допускается дополнительное потребление топлива в следующих объемах (п. 3.4 Норм № 43):

• на внутригаражные разъезды и технические потребности (техосмотры, регулировочные работы, приработок деталей двигателей и автомобилей после ремонта и т. п.) – не более 0,5 % общего количества топлива, использованного предприятием (пп. 3.4.1);
• при длительных простоях автомобилей: под загрузкой и разгрузкой в пунктах, где по условиям пожарной безопасности запрещено выключать двигатель (нефтебазы, специальные склады и т. п.), в транспортных заторах, во время перевозки спецгрузов или пассажиров, которые нуждаются в постоянном обогреве салона (кузова) автомобиля, – до 5 % базовой линейной нормы на 1 ч простоя с возможной корректировкой надбавками (пп. 3.4.2–3.4.4);
• на запуск автомобилей, которые работают на сжатом природном газе или сжиженном нефтяном газе, – в процентах от линейной нормы, предусмотренной пп. 3.4.5 Норм № 43, в случае работы на жидком топливе в зависимости от температуры окружающей среды. При запуске автомобилей на жидком топливе эта надбавка не применяется.

Если базовая линейная норма для конкретной модели автомобиля не определена (Нормы № 43 не актуализированы, а на рынке ежегодно появляются новые модели авто), то предприятию необходимо разработать и утвердить временные линейные нормы расхода топлива. Если модели и модификации автомобилей не имеют существенных конструктивных отличий (в модели двигателя и конструкции трансмиссии) от базовой модели, временная линейная норма определяется в том же размере, что и для базовой модели, а при наличии некоторых отличий – по формуле, приведенной в пп. 2.1.2 Норм № 43.

При этом линейная норма расхода газового топлива определяется путем корректировки рассчитанной линейной нормы расхода жидкого топлива с помощью переводных коэффициентов, приведенных в пп. 2.1.4 Норм № 43.

Для новых моделей (модификаций) автомобилей и автомобилей оригинальной конструкции, которые не попали в Нормы № 43, вводятся временные индивидуальные базовые линейные нормы расхода топлива. Они разрабатываются головным институтом Министерства инфраструктуры Украины – ГосавтотрансНИИпроектом – по заявкам владельцев автомобилей на договорных началах (форма заявки приведена в приложении Д к Нормам № 43).

Как оформить списание ГСМ

ГСМ списываются, как правило, на основании путевых листов, по которым определяют:

• количество топлива в баке (в баллоне) автомобиля на начало смены (рейса) по данным измерительных приборов;
• количество заправленного топлива в течение смены (рейса);
• остаток топлива на конец смены (рейса).

Если фактический расход ГСМ превышает нормативный, то в состав расходов отчетного периода следует включать стоимость фактически израсходованных ГСМ в пределах установленных норм (Нормы № 43).

Для учета дополнительного потребления топлива, предусмотренного в п. 3.4 Норм № 43, в каждом отдельном случае нужно оформлять внутренние документы:

• акты о проведении техосмотров, регулировочных работ, приладки деталей двигателей и автомобилей после ремонта и т. п.;
• материальные отчеты по использованию запчастей, материалов и ГСМ при выполнении ремонтных и регулировочных работ.

Документы должны быть утверждены руководителем предприятия.

Как отразить списание ГСМ в бухучете

ГСМ списываются по фактической стоимости топлива, израсходованного при эксплуатации автомобиля, но с учетом норм расходов. То есть при списании ГСМ в бухгалтерском учете сравнивают нормативный и фактический расход топлива.

Если фактический расход превышает норму, то предприятию следует выяснить, почему это произошло, ведь такой перерасход может свидетельствовать о неисправности соответствующих систем транспортного средства или нецелевом использовании топлива. Решение о причинах и компенсации перерасхода топлива (за счет водителей, других работников или третьей стороны, по вине которой возник перерасход) принимает руководитель предприятия.

В зависимости от направления использования списание ГСМ в пределах установленных норм осуществляется с кредита субсчета 203 в дебет счетов:

• 15 «Капитальные инвестиции» – в случае использования автомобилей при строительстве объектов основных средств или приобретении основных средств;
• 20 «Производственные запасы» – при доставке производственных запасов с включением расходов в их стоимость;
• 23 «Производство» – при использовании автомобилей в производстве продукции с отнесением расходов на конкретный вид продукции;
• 28 «Товары» – при доставке товаров с включением расходов в их стоимость;
• 91 «Общепроизводственные расходы» – при списании ГСМ по автомобилям, которые используются в общепроизводственных целях;
• 92 «Административные расходы»– при списании ГСМ по автомобилям, которые используются в общехозяйственных целях;
• 93 «Расходы на сбыт»– при использовании автомобилей для сбыта продукции и товаров;
• 94 «Прочие расходы операционной деятельности» – при списании ГСМ в сумме перерасхода на прочую операционную деятельность по объективным причинам и др.

Суммы перерасхода ГСМ отражаются по дебету субсчета 947 «Недостачи и потери от порчи ценностей». При этом стоимость перерасходованного топлива взыскивается с виновного лица. Принятие решения обычно относится к компетенции руководителя предприятия.

Списание ГСМ может производиться с помощью одного из методов учета выбытия запасов, предусмотренных в п. 16 П(С)БУ 9. Чаще всего на практике применяют метод средневзвешенной себестоимости или ФИФО.

Налоговый учет

НДС. Приобретая ГСМ, предприятие получает право включить в налоговый кредит отчетного периода суммы НДС, уплаченные (начисленные) по результатам таких операций (п. 198.1 НК). При выявлении сверхнормативных расходов топлива налогоплательщики должны уменьшить отраженный при приобретении ГСМ налоговый кредит путем начисления налоговых обязательств на сумму сверхнормативных расходов ГСМ. База налогообложения определяется исходя из стоимости приобретения ГСМ (п. 189.1, 198.5 НК).

Налог на прибыль. Корректировки финансового результата до налогообложения по операциям списания ГСМ НК не предусмотрены.

НДФЛ. Включать ли стоимость перерасхода топлива в налогооблагаемый доход водителя и удерживать ли НДФЛ, начисленный на сумму перерасхода?

Если перерасход топлива возник не по вине работника, то оснований для удержания НДФЛ нет. При этом возникший по объективным причинам (сложные погодные условия, техническое состояние авто и др.) перерасход должен быть подтвержден документально, например, актом о техническом состоянии автомобиля с выводами комиссии, в котором указана причина перерасхода и фактический расход топлива.

Если будет доказано, что перерасход топлива произошел по вине работника, тогда предприятие может взыскать с него стоимость такого топлива, например удержать стоимость бензина из его зарплаты. При этом рекомендуем оформить документы, подтверждающие вину работника: нужна объяснительная записка работника и его заявление на удержание этой суммы, а также приказ о дисциплинарном взыскании.

А если вина работника доказана, однако предприятие не намерено взыскивать с него стоимость перерасхода топлива, тогда придется удержать с работника НДФЛ, начисленный на стоимость перерасходованного топлива. Ведь в этом случае стоимость бензина будет считаться дополнительным благом, полученным от работодателя (пп. 164.2.17 НК). При этом база налогообложения определяется с учетом натурального коэффициента (п. 164.5 НК).

Согласно п. 4.1 Норм № 43 нормативный расход топлива рассчитывается по формуле:

Q_н= 0,01 х Н_s х S х (1 + 0,01 х K_∑),

где       Q_н – нормативный расход топлива, л;
            Н_s – базовая линейная норма расхода топлива, л/100 км;
            S – пробег автомобиля, км;
            K_∑ – суммарный корректировочный коэффициент, %.

Пример

Согласно данным путевых листов расход топлива составил 100 л. Из них 20 л – перерасход, связанный с техническим состоянием автомобиля.

Учет операций по списанию ГСМ ведется так:

(грн)

Выводы

Использование ГСМ в хозяйственной деятельности предприятия довольно строго нормировано. Некоторую свободу дает применение поправочных коэффициентов и установление временных индивидуальных линейных норм. Для списания ГСМ в бухгалтерию подаются внутренние документы предприятия – как правило, путевые листы водителей. В бухучете расходы на ГСМ отражаются на счетах соответствующих расходов, в зависимости от направления использования ГСМ. Перерасход топлива необходимо обосновать, выяснить его причины и в случае необходимости взыскать с виновных лиц убытки.