Списание ГСМ: оформление и учет

Автомобиль на предприятии

Из этой статьи вы узнаете:

• какими документами оформить фактический расход ГСМ;
• что следует указать в акте списания ГСМ;
• как отразить в бухгалтерском учете списание ГСМ в пределах установленных норм и в случае сверхнормативного расхода;
• какие НДС-последствия ожидают предприятие, допустившее перерасход ГСМ.

Чтобы списать ГСМ, бухгалтеру надо знать, сколько их фактически было израсходовано за отчетный период. И для фиксирования фактического расхода ГСМ, и для учета списанных ГСМ однозначно потребуются первичные документы, оформленные согласно требованиям ст. 9 Закона от 16.07.99 г. № 996-XIV (далее – Закон № 996). Типовые формы таких документов законодательно не утверждены, но эти формы можно разработать самостоятельно. О том, что при этом следует учесть и как отразить в учете операции по списанию ГСМ в пределах установленных норм и в случае отклонения от них в большую или меньшую сторону, расскажем в этой статье.

Как оформить фактический расход ГСМ

Для ежедневного учета фактического расхода ГСМ нужен первичный документ. Раньше для этой цели применялись путевые листы типовых форм, утвержденных:

• для легковых автомобилей – приказом Госкомстата от 17.02.98 г. № 74 (форма № 3);
• для грузовых автомобилей – приказом Минтранспорта и Минстата от 29.12.95 г. № 488/346 (форма № 2-ТН).

В 2013 году типовые формы путевых листов были упразднены. Но это не означает, что без первички такого рода вообще можно обойтись. Эти документы, что называется, прижились на практике, они по-прежнему удобны для учета работы водителя и расхода горючего. Плюс отмены типовых форм в том, что теперь форму путевого листа предприятие может разработать самостоятельно, в том числе на базе отмененных типовых форм, сделав ее максимально информативной и избавившись от ненужных реквизитов.

В дополнение к путевому листу данные о фактическом расходе ГСМ можно получить из системы контроля за работой автомобиля, например по датчикам топлива в баке (подробнее о современных технологических решениях в этой сфере см. «По каким нормам списывать ГСМ»).

Какие реквизиты предприятию стоит включить в форму путевого листа?

Вот примерный перечень реквизитов путевого листа:

• название документа (формы);
• наименование предприятия, от имени которого составлен документ;
• дата составления;
• марка и госномер автомобиля;
• Ф. И. О. водителя;
• маршрут поездки (адреса назначения). Кстати, маршруты можно утвердить отдельным документом, а в реквизитах путевого листе указывать только номер маршрута;
• цель поездки. Если предполагается перевозка грузов, то можно в отдельной графе указывать номер ТТН и расходной накладной;
• данные о начале и окончании работы автомобиля (время выезда из гаража и возвращения в гараж, соответствующие показания одометра и общий километраж маршрута);
• данные о движении горючего в баке (в литрах): марка горючего, остаток на начало рабочей смены водителя, соответствующий остатку на конец предыдущей рабочей смены по данным предыдущего путевого листа, данные о заправке, расход горючего по факту и по нормам. Для зимнего периода дополнительно можно указать температуру воздуха для обоснования применения поправочных коэффициентов (по данным Украинского гидрометеорологического центра Государственной гидрометеорологической службы, данным из других достоверных официальных источников или по результатам должным образом задокументированных собственных измерений (абзац первый пп. 1 пп. 3.1.1 Норм расхода топлива и смазочных материалов для автотранспорта, утвержденных приказом Минтранса от 10.02.98 г. № 43);
• детализация особенностей поездки – можно предусмотреть отдельную графу для отметок о скоростном режиме, наличии участков дороги со щебнем, с холмистой местностью, что также поможет правильно применить поправочные коэффициенты;
• отметки механика об осмотре технического состояния транспортного средства (далее – ТС) и медицинского работника о прохождении водителем предрейсового медосмотра (подробнее читайте «Как организовать предрейсовые медосмотры водителей»);
• подписи бухгалтера и водителя.

Как оформить списание ГСМ

Фактический расход ГСМ рассчитывают исходя из пробега автомобиля и данных о расходе топлива, зафиксированных в путевых листах. Для определения фактического количества ГСМ, израсходованного в течение смены (рейса) по данным измерительных приборов автомобиля на момент окончания смены (рейса), можно использовать следующую формулу:

Расход = Остаток в баке (газовом баллоне) на начало смены (рейса) + Заправка в течение смены (рейса) – Остаток в баке (газовом баллоне) на конец смены (рейса).

Нормативный расход ГСМ определяют на основании данных путевых листов о фактическом пробеге ТС за смену с учетом установленных норм расхода ГСМ. Затем составляют акты списания ГСМ, например, за месяц. Удобно составлять такие акты в разрезе транспортных средств. В акте указываются, например:

• название документа (формы);
• наименование предприятия, от имени которого составлен документ;
• дата составления;
• содержание, объем и единица измерения хозяйственной операции – марка горючего, масла, тормозной жидкости и т. п., пробег ТС за отчетный период, норма расхода (литры), фактический расход, в том числе перерасход (литры), стоимость израсходованных ГСМ, в том числе перерасход;
• решение о причинах и компенсации перерасхода ГСМ;
• подписи материально ответственного лица (водителя), бухгалтера и руководителя предприятия.

К актам списания ГСМ прилагаются путевые листы.

Что может быть причиной перерасхода ГСМ?

К наиболее частым причинам перерасхода ГСМ относятся:

• ошибки, допущенные при расчете нормы расхода ГСМ и/или поправочных коэффициентов;
• низкое давление воздуха в шинах автомобиля;
• техническая неисправность ТС;
• агрессивный стиль вождения;
• выбор нерациональных маршрутов движения и/или времени работы, что приводит к длительным простоям в пробках;
• нецелевое использование топлива.

Допустим, перерасход топлива произошел по вине работника и предприятие решило взыскать с него стоимость перерасхода (например, удержав ее из зарплаты). В таком случае рекомендуем оформить документы, подтверждающие вину работника: его объяснительную записку, заявление об удержании этой суммы из его зарплаты и приказ руководителя о наложении дисциплинарного взыскания.

Как отражать списание ГСМ в учете

Бухгалтерский учет

По общему правилу себестоимость реализованной продукции (работ, услуг) формируется из трех составляющих:

• производственной себестоимости продукции (работ, услуг), которая была реализована в течение отчетного периода;
• нераспределенных постоянных общепроизводственных расходов;
• сверхнормативных производственных расходов (п. 11 П(С)БУ 16 «Расходы»).

В зависимости от направления использования автомобиля стоимость ГСМ, израсходованных в пределах установленных норм, списывается с кредита субсчета 203 «Топливо» в дебет счетов 15 «Капитальные инвестиции», 20 «Производственные запасы», 23 «Производство», 28 «Товары», 91 «Общепроизводственные расходы», 92 «Административные расходы», 93 «Расходы на сбыт», 94 «Прочие расходы операционной деятельности» и др.

Стоимость ГСМ, израсходованных сверх установленных норм, также включается в себестоимость реализованной продукции (работ, услуг), если сверхнормативный расход топлива не связан с недостатками, порчей, нетехнологическим использованием и нарушением правил хранения, по решению уполномоченного лица (руководителя) предприятия (письмо Минфина от 05.04.05 г. № 31-04220-20-17/6687).

На заметку! Как видите, отражение в бухучете учете сверхнормативного расхода ГСМ зависит от того, был этот перерасход обоснованным или нет. Если запасы (ГСМ) были использованы в таком количестве обоснованно, то применяются те же счета учета, что и для списания расходов ГСМ в пределах установленных норм. В противном случае стоимость выявленного перерасхода ГСМ отражается по дебету субсчета 947 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Налог на прибыль

Напомним, что объект обложения налогом на прибыль определяется путем корректировки бухгалтерского финрезультата до налогообложения на разницы, предусмотренные Налоговым кодексом (далее – НК). При этом малодоходные предприятия – плательщики налога на прибыль, имеющие бухгалтерский доход от какой-либо деятельности за последний отчетный год не более 20 млн грн (а начиная с отчетного 2020 года – не более 40 млн грн), могут отказаться от применения разниц из разд. ІІІ НК (кроме разницы в виде отрицательного значения объекта налогообложения прошлых налоговых (отчетных) лет) (пп. 134.1.1 НК).

Однако НК не предусматривает корректировок финрезультата в случае списания ГСМ (в т. ч. списания их сверхнормативного расхода, возникшего по техническим причинам). Следовательно, стоимость списанных ГСМ для целей обложения налогом на прибыль определяется исключительно по правилам бухучета. На это обращают внимание и налоговики (ИНК ГНС от 22.07.20 г. № 2993/ІПК/99-00-05-05-02-06).

НДС

По общему правилу в случае приобретения ГСМ предприятие – плательщик НДС получает право на налоговый кредит при наличии надлежащим образом составленной и зарегистрированной в ЕРНН налоговой накладной (п. 198.1, 198.6, 201.10 НК). При этом формирование налогового кредита не ставится в зависимость от использования приобретенных товаров и услуг в налогооблагаемых операциях в рамках хозяйственной деятельности в течение отчетного налогового периода (п. 198.3 НК).

Но если потом ГСМ используются в не облагаемых НДС операциях или в нехозяйственной деятельности, то налоговый кредит, отраженный при их приобретении, следует откорректировать. Для этого нужно начислить налоговые обязательства по НДС и оформить сводную налоговую накладную (п. 198.5 НК). Сделать это надо не позднее последнего дня отчетного периода, в котором топливо начало использоваться в не облагаемых НДС операциях или нехозяйственной деятельности. Базой налогообложения является цена приобретения топлива (п. 189.1 НК). В бухучете начисление компенсирующих налоговых обязательств относится на расходы от недостач: Дт 947 – Кт 641/НДС.

Вместе с тем в случае систематического выявления таких «оправданных» сверхнормативных расходов ГСМ рекомендуем пересмотреть установленные на предприятии нормы их списания в сторону увеличения. Как это сделать– см. «По каким нормам списывать ГСМ».

Если перерасход ГСМ произошел по вине работника, то в случае компенсации работником таких «нехозяйственных» расходов» дополнительного объекта обложения НДС у предприятия не возникает (ОИР, категория 104.01).

НДФЛ. Если вина работника в перерасходе ГСМ доказана, но предприятие не взыскивает с него сумму перерасхода, то стоимость ГСМ будет считаться дополнительным благом, полученным от работодателя (пп. 164.2.17 НК). Это значит, что исходя из стоимости перерасходованного топлива придется удержать с работника НДФЛ и военный сбор. При этом база налогообложения определяется с учетом натурального коэффициента (п. 164.5 НК).

Выводы

Для контроля фактического движения ГСМ и отражения соответствующих операций в бухгалтерском и налоговом учете предприятие разрабатывает соответствующие первичные документы с наличием обязательных реквизитов, предусмотренных Законом № 996. Для этого можно взять за основу отмененные типовые формы путевых листов. Отражение операций по списанию ГСМ в учете зависит от того, было израсходовано топливо в хозяйственной деятельности или нет. В интересах предприятия установить нормы расхода ГСМ, максимально приближенные к реальности, а также не допускать необоснованного (сверхнормативного) расхода топлива. Тогда у предприятия не будет негативных налоговых последствий по НДС при списании ГСМ.