Инвентаризация без материально ответственного лица: можно ли?
В консультации расскажем, что делать, если материально ответственное лицо (например, заведующий складом), с которым заключен договор о полной материальной ответственности, внезапно заболел и находится на больничном. Может ли такое лицо поставить подпись в инвентаризационной ведомости позже, когда выздоровеет? Можно ли его заменить представителем по доверенности? Как в таком случае выйти из положения?
Возможна ли инвентаризация без материально ответственного лица?
Прежде всего, вспомним общие правила инвентаризации.
Объекты и периодичность проведения инвентаризации определяются собственником (руководителем) предприятия, кроме случаев, когда ее проведение обязательно согласно законодательству (ст. 10 Закона от 16.07.1999 № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине»).
В п. 7 разд. I Положения об инвентаризации активов и обязательств, утвержденного приказом Минфина от 02.09.2014 № 879 (далее – Положение № 879), сказано, что проведение инвентаризации обязательно, в частности, перед составлением годовой финотчетности и в случае смены материально ответственных лиц, на день приема-передачи дел в объеме активов, находящихся на ответственном хранении.
Поскольку в нашей ситуации речь идет о том, что заведующий складом является материально ответственным лицом и с ним заключен договор о полной материальной ответственности, далее будем исходить именно из этого.
В соответствии с разд. ІІ Положения № 879 инвентаризационная комиссия создается распорядительным документом руководителя предприятия. В нее могут входить представители аппарата управления предприятия, бухгалтерской службы (представители аудиторской фирмы, централизованной бухгалтерии, субъекта предпринимательской деятельности – физлица, осуществляющего ведение бухгалтерского учета на предприятии на договорных основах) и опытных работников предприятия, знающих объект инвентаризации, цены и первичный учет (инженеры, технологи, механики, исполнители работ, товароведы, экономисты, бухгалтеры).
Инвентаризационную комиссию возглавляет руководитель предприятия (его заместитель) или руководитель структурного подразделения предприятия, уполномоченный руководителем предприятия. Если бухучет ведется непосредственно руководителем предприятия, то инвентаризационную комиссию возглавляет руководитель предприятия самостоятельно. По решению руководителя предприятия в состав инвентаризационной комиссии могут быть включены члены ревизионной комиссии хозяйственного общества.
На предприятии, где из-за большого объема работ проведение инвентаризации не может быть обеспечено одной комиссией, для непосредственного проведения инвентаризации в местах хранения и производства распорядительным документом руководителя предприятия создаются рабочие инвентаризационные комиссии. При этом материально ответственные лица не включаются в состав рабочей инвентаризационной комиссии для проверки активов, находящихся у них на ответственном хранении (п. 2.4 разд. ІІ Положения № 879).
Однако следует помнить, что инвентаризация проводится полным составом инвентаризационной комиссии (или рабочей инвентаризационной комиссии в случае ее создания) и в присутствии материально ответственного лица (п. 1 разд. ІІ Положения № 879).
Материально ответственные лица дают в инвентаризационной описи расписки о том, что до начала инвентаризации все приходные и расходные документы на активы сданы в бухгалтерию, что все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие – списаны (п. 7 разд. ІІ Положения № 879).
Вывод: заведующий складом как материально ответственное лицо не может быть включен в состав рабочей инвентаризационной комиссии, но его присутствие при инвентаризации на складе обязательно.
Отсюда можно допустить, что нарушение указанных правил может быть основанием для непринятия результатов инвентаризации как юридически значимой.
Если, например, станет вопрос о доказательной силе такой инвентаризации в уголовном или ином судебном производстве, то нарушение правил, а именно отсутствие заведующего складом, как материально ответственного лица, во время инвентаризации, будет иметь следствием недопустимость акта инвентаризации как письменного доказательства, а соответственно, и утрату им доказательной силы.
По поводу процессуальных аспектов следует заметить, что допустимость доказательств определена, например, в ст. 78 Гражданского процессуального кодекса. Она состоит в том, что суд не принимает во внимание доказательств, полученных с нарушением порядка, установленного законом. Поэтому акт инвентаризации склада, составленный при отсутствии материально ответственного лица (заведующего складом), вряд ли будет принят судом как допустимое доказательство.
Однако, если составление такого акта преследует сугубо формальную цель – его наличие при смене материально ответственного лица, и такой акт никогда не будет оцениваться судом с точки зрения его допустимости как доказательства, свою функцию формального документа он может выполнить. Но гарантий того, что именно этой функцией все и ограничится, пожалуй, никто дать не сможет.
Поэтому материально ответственное лицо должно присутствовать при инвентаризации активов, за которые оно отвечает (находящихся у него на ответственном хранении).
Может ли материально ответственное лицо поручить кому-то представлять его интересы?
Существует точка зрения, что материально ответственное лицо при инвентаризации можно заменить его представителем. Основывается она на том, что согласно ст. 9 Гражданского кодекса (далее – ГК) его положения применяются к трудовым отношениям, если они не урегулированы другими актами законодательства.
Как утверждают сторонники данной точки зрения, на основании ст. 237 ГК материально ответственное лицо может представлять, в частности, его представитель – лицо, которое будет иметь полномочия действовать от имени материально ответственного лица (в т. ч. совершать сделки) при проведении инвентаризации и передаче материальных ценностей. При этом ответственность за результаты инвентаризации будет нести доверитель.
Предлагается также включить в договор о полной материальной ответственности условие об обязательстве материально ответственного лица участвовать в инвентаризации лично или при определенных обстоятельствах предоставить соответствующие права представителю.
Назвать безукоризненным такой юридический механизм нельзя. Особенно, если результаты инвентаризации будут иметь последствия в виде процессуальных действий в уголовном или гражданском производстве.
Например, если предприятие будет пытаться взыскать с материально ответственного лица недостачу или если такого работника будут обвинять в краже. В этом случае судьи довольно придирчиво будут оценивать доказательную силу акта инвентаризации, составленного при присутствии представителя материально ответственного лица, а не самого такого лица.
Контраргументом к подходу к инвентаризации в присутствии представителя материально ответственного лица, а не его самого, может быть следующее.
В соответствии со ст. 237 ГК представительством считается правоотношение, в котором одна сторона (представитель) обязана или имеет право совершить сделку от имени другой стороны, которую она представляет. Сделка – это действие лица, направленное на приобретение, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей (ст. 202 ГК).
Проведение инвентаризации и участие в ней материально ответственного лица не направлены на обретение, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. Цель инвентаризации – обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета и финансовой отчетности предприятия (п. 5 разд. I Положения № 879).
При оптимальном и наиболее распространенном результате инвентаризации гражданские права и обязанности материально ответственного лица вообще не должны возникать или изменяться. Все ТМЦ должны быть на месте. Недостачи или излишки, выявленные по результатам инвентаризации, свидетельствуют о том, что учет недостоверный.
Кроме того, в соответствии с ч. 2. ст. 238 ГК представитель не может совершать сделку, которая в соответствии с ее содержанием может быть совершена только лично тем лицом, которого он представляет.
Поэтому, если присутствие при инвентаризации с большой «натяжкой» и можно назвать сделкой, а назначение представителя – именно для ее совершения, такой представитель не может заменить материально ответственное лицо. Ну хотя бы потому, что в соответствии с п. 7 разд. ІІ Положения № 879 материально ответственные лица дают в инвентаризационной описи расписку о том, что до начала инвентаризации все приходные и расходные документы на активы сданы в бухгалтерию, что все ценности, поступившие под их ответственность, оприходованы, а выбывшие – списаны. Если такая расписка будет дана представителем материально ответственного лица, который действует на основании доверенности, то она вызовет больше сомнений, чем доверия.
И, в конце концов, доверенность должна быть выдана самим материально ответственным лицом, которое не всегда заинтересовано в том, чтобы инвентаризация проводилась при его отсутствии. Хотя бы потому, что последствия такой инвентаризации наступят для него, а не для представителя.
С учетом изложенного можно утверждать, что инвентаризация, проведенная в присутствии представителя материально ответственного лица, действующего на основании доверенности, вызовет больше вопросов, чем ответов, больше сомнений в доказательной силе акта такой инвентаризации. Поэтому применять такой вариант стоит исключительно тогда, когда есть уверенность, что не возникнет необходимости в доказательной силе такого акта инвентаризации, то есть когда его составление является просто необходимой формальностью.
Как оптимально выйти из ситуации, если материально ответственное лицо заболело во время инвентаризации?
Что касается активов, находящихся у материально ответственного лица на ответственном хранении, то наиболее оптимальным будет перенести дату инвентаризации – внести изменения в приказ об инвентаризации и дождаться возвращения работника на работу.
Если же материально ответственное лицо входит в состав инвентаризационной комиссии (а оно может входить, главное – не в рабочую комиссию для проверки «своих» ТМЦ, так как проверять у других оно имеет право) и во время инвентаризации отсутствует (на больничном), то, как выход, можно изменить состав инвентаризационной комиссии путем внесения изменения в приказ (положение) об инвентаризации или приказ о создании инвентаризационной (рабочей инвентаризационной) комиссии (в зависимости от того, по какому приказу/положению формировали такую комиссию).
Комментарии к материалу