Раз бухгалтер, два бухгалтер...

Розрахуємо чисельність бухгалтерії разом

Як довести керівництву, що бухгалтерії потрібні додаткові працівники? Як обґрунтувати розмір зарплати кожного бухгалтера та необхідність її підвищення? Як зробити так, щоб бухгалтерія не виконувала не властиві для неї обов’язки? А можливо, варто скоротити штат працівників з одночасним підвищенням винагороди тим, хто залишився? Щоб відповісти на ці питання, потрібно розрахувати оптимальну кількість бухгалтерів для вашого підприємства і обґрунтувати ступінь їх завантаженості.

Олександр Макарченко,
головний редактор

Кожен головний бухгалтер час від часу стикається з необхідністю розрахувати оптимальну чисельність підпорядкованих йому бухгалтерів. З одного боку, недостатня кількість бухгалтерів призводить до постійної надурочної роботи. А з іншого боку, директор вимагає чіткого обґрунтування потреби в додаткових співробітниках і не дозволяє збільшувати штат бухгалтерії.

Як свідчить досвід, з шефом краще спілкуватися мовою цифр. Саме тому розрахунки завжди виправдовують себе, адже отриманий результат не лише сприятиме вирішенню багатьох проблем бухгалтерської служби та підвищенню вашого особистого досвіду як управлінця, а й позитивно вплине на діяльність підприємства у цілому.

Старі добрі нормативи

Існує спеціальний документ, за яким можна визначити оптимальну кількість працівників бухгалтерії, — Міжгалузеві нормативи чисельності працівників бухгалтерського обліку, затверджені наказом Мінпраці України від 26.09.2003 № 269 (далі — Нормативи). Зверніть увагу, цей документ не обов’язковий для виконання суб’єктами господарювання, оскільки він не зареєстрований в Мін’юсті України. Він містить нормативи чисельності працівників бухгалтерії та норми часу на виконання більшості облікових операцій, розроблені залежно від трудомісткості виконуваної роботи і чинників, що впливають на її обсяг. Наведемо деякі нормативи щодо окремих бухгалтерських операцій, передбачені цим документом:

• оформлення первинних документів щодо зарахування об’єкта до складу основних засобів — 9 хв;
• оформлення надходження товарів (одна позиція) — 12 хв;
• нарахування заробітної плати одному працівнику та розрахунок усіх утримань — 18 хв;
• відображення проводки в облікових регістрах (у середньому) — 9 хв;
• складання балансу підприємства (залежно від чисельності працівників підприємства) — від 2,5 год (до 50 чол.) до 30 год (більше 10 000 чол.).

Нормативами запропоновано дві методики розрахунку кількості бухгалтерів залежно від:

• обсягу виконуваних бухгалтерським підрозділом робіт з урахуванням поправочних коефіцієнтів;
• чисельності працюючих і кількості самостійних структурних підрозділів.

Інакше кажучи, у головбуха завжди є вибір: або розробити власні нормативи, або скористатися рекомендованими законодавством. У будь-якому разі нормативи повинні враховувати трудомісткість виконуваних робіт і головні чинники, що впливають на їх величину.

Чинники впливу

1. Чисельність співробітників підприємства. Чим більше штат підприємства, тим більше часу доведеться витратити на ведення бухгалтерського обліку. Насамперед це стосується нарахування та виплати зарплати та інших подібних виплат, а також відповідних нарахувань та утримань до фондів загальнообов’язкового соціального страхування. Якщо на бухгалтерію покладено ще й обов’язок щодо ведення кадрового обліку, то на обробку даних знадобиться додатковий час.

2. Кількість видів діяльності, що здійснює підприємство. Наприклад, поряд з роздрібною торгівлею підприємство може надати послуги та/або виконувати певні роботи. Деякі суб’єкти господарювання одночасно здійснюють як торгівлю, так і виробництво. Кожен вид діяльності вимагає особливої уваги з боку бухгалтера (насамперед у плані оподаткування).

3. Кількість торгових точок підприємства. Обробка інформації про торгові точки зазвичай потребує суто механічних зусиль, але ж на це йде багато часу, уваги, до того ж із збільшенням торгових точок підвищується і ймовірність помилок.

4. Обороти підприємства. Мається на увазі не загальна сума оборотів, а кількість контрагентів підприємства. Адже кожен партнер зазвичай потребує індивідуального підходу (у плані оформлення угод).

5. Кількість ділянок обліку. Наявність у підприємства власних основних засобів, у тому числі автотранспорту, часті відрядження співробітників і видача грошей під звіт — усе це ускладнює ведення обліку.

6. Рівень автоматизації обліку. Якщо в розпорядженні бухгалтера є комп’ютер і відповідні бухгалтерські програми, то вести облік буде набагато легше і швидше.

7. Особливості документообігу. Бухгалтеру доводиться доставляти документи то в контролюючі органи, то в сусідній відділ, а також одержувати необхідні папери від інших підрозділів підприємства. А скільки часу йде на переробку документів за примхою начальства! Все це вимагає додаткового часу і нервів.

Розраховуємо самі

Методика розрахунку кількості бухгалтерів залежно від обсягу виконуваних робіт є більш універсальною і дозволяє розрахувати чисельність бухгалтерів для будь-якого підприємства. Розглянемо її докладніше.

Насамперед потрібно систематизувати інформацію про те, які саме види робіт виконує бухгалтерія вашого підприємства, тобто скласти детальний перелік виконуваних робіт. Виходити при цьому потрібно з того, що рахунковий відділ — це повноцінний підрозділ підприємства, який виробляє певні продукти. Ці продукти умовно можна розділити на поточні та інвестиційні. До поточних продуктів належать виконання повсякденної роботи (поточні справи) і складання звітності підприємства. А до інвестиційних продуктів можна віднести, наприклад, вивчення законодавства, налагодження обліку на підприємстві, розроблення облікової політики тощо. Крім того, потрібно враховувати, що одні роботи вимагають суто механічних зусиль, а інші — серйозної розумової праці.

Отже, перелік робіт складено, тепер можна братися за розробку нормативів. Якщо на вашому підприємстві немає спеціального відділу з нормування праці, то на кожну дію бухгалтера (продукт) потрібно буде самостійно розробляти норми. Тобто визначити, скільки часу витрачає бухгалтер на виконання тієї чи іншої операції, і підрахувати кількість цих операцій за звітний період. При цьому слід враховувати чинники, що впливають на завантаженість бухгалтерії і підвищують трудомісткість обліку (основні з них наведено вище).

Отриманий результат (у чол./год, чол./дн.) враховуватиметься при визначенні потреби бухгалтерії у додаткових працівниках.

Для розрахунку чисельності працівників бухгалтерії скористаємося такою формулою:

де Н — нормативна чисельність працівників бухгалтерії, чоловік;

Тз — загальна трудомісткість типового складу робіт за рік;

Ф — річний фонд робочого часу одного працівника, годин;

К — коефіцієнт, що враховує заплановані невиходи працівників (відпустки, хвороби тощо);

Кпз — коефіцієнт, що враховує питому вагу робіт з бухгалтерського обліку та звітності, яка виконується за допомогою програмного забезпечення. Якщо питома вага облікових робіт, виконуваних на комп’ютері, становить менше 70 %, то застосовується коефіцієнт 1,3; якщо від 71 % до 80 % — то 1,2; від 81 % до 90 % — 1,1; від 91 % до 95 % — 1,05; від 96 % до 100 % — 1,0.

Загальна трудомісткість типового складу робіт Тз розраховуємо за формулою:

н
Тз = ∑ То х Vі,
1

де То — витрата часу на виконання кожного типового виду роботи (див. карти 1–11 Нормативів);

Vі — обсяг типового виду роботи, виконуваної за рік;

н — кількість видів виконуваних робіт.

Крім того, слід враховувати, що сучасний бухгалтер багато часу витрачає на вивчення змін у законодавстві. Нормувати цей вид робіт важко. На великих підприємствах для вивчення законодавчих новацій часто виділяють окрему штатну одиницю.

Розрахуємо, наприклад, потребу в бухгалтерах з обліку основних засобів за умови, що протягом року:

• буде придбано та списано не більше одного об’єкта ОЗ;
• здійснюватиметься ремонт п’яти об’єктів ОЗ;
• амортизація нараховується щомісяця за 50 об’єктами.

Приймемо такі умови щодо витрати часу за операціями:

• роботи з обліку придбання основних засобів — 0,15 години (карта 1, лист 1, позиція 1 Нормативів);
• введення в експлуатацію об’єкта основних засобів — 0,10 години (карта 1, лист 3, позиція 17 Нормативів);
• облік реалізації основних засобів — 0,15 години;
• облік списання раніше нарахованого зносу і зменшення первісної вартості у разі вибуття основного засобу — 0,20 години (карта 1, лист 3, позиція 19);
• облік списання залишкової вартості реалізованого об’єкта основних засобів — 0,20 години (карта 1, лист 3, позиція 20);
• облік витрат на ремонт основних засобів — 0,75 години (0,15 х 5 (карта 1, лист 1, позиція 6));
• нарахування амортизації об’єкта основних засобів протягом терміну експлуатації об’єкта — 120 годин (0,20 х 50 х 12 (карта 1, лист 3, позиція 18)).

Разом: 0,15 + 0,10 + 0,15 + 0,20 + 0,20 + 0,75 + 120 = 121,55 години.

Тепер розрахуємо загальну кількість бухгалтерів на ділянці. Враховуючи, що норма робочого часу на 2014 рік становить 2 002 години (на одного працівника при 40-годинному робочому тижні), і застосувавши коефіцієнти (невиходу на роботу — 1,15 і автоматизації обліку (умовно) — 1,3), отримаємо необхідну за умовами нашого прикладу кількість облікових працівників: 121,55: 2 002 х 1,3 х 1,15 = 0,090. Отже, за даними прикладу бухгалтерії не потрібна окрема штатна одиниця з обліку основних засобів.

Використовуємо рекомендовані нормативи

Для визначення чисельності працівників бухгалтерії можна скористатися також спеціальною таблицею, наведеною в розділі 2 Нормативів (див. таблицю). Для цього знадобиться інформація про загальну чисельність працівників та кількість самостійних структурних одиниць вашого підприємства. Отриманий результат потрібно округлити за правилами математики і відкоригувати на коефіцієнт питомої ваги робіт, виконуваних за допомогою комп’ютера.

Наприклад, загальна чисельність працівників торговельного підприємства — 15 осіб, кількість торгових точок — 3 одиниці, питома вага облікових робіт, виконуваних на комп’ютері, — 70 %. Скористаємося методикою розрахунку виходячи з чисельності працюючих і кількості самостійних структурних підрозділів підприємства.

Визначимо, яка кількість бухгалтерів необхідна для нормальної роботи бухгалтерії підприємства. Згідно з Нормативами (див. таблицю) чисельність бухгалтерів повинна становити 1,5 чол. До речі, таблиця наведена в обробленому і скороченому вигляді. У Нормативах вона містить дані до 20 тис. чол. і 120 структурних підрозділів підприємства.

Потім відкоригуємо цей показник на коефіцієнт питомої ваги робіт, що виконуються на комп’ютері (див. вище): 1,5 чол. х 1,3 = 1,95 чол.

Робимо висновок: у бухгалтерії підприємства має працювати 2 бухгалтера (включаючи головного).

Є два варіанти визначення оптимальної чисельності бухгалтерії: розрахувати самостійно, скориставшись відповідними формулами, або взяти готові нормативи.

У першому випадку методика розрахунку є більш універсальною і дозволяє розрахувати чисельність бухгалтерів для будь-якого підприємства. Проте доведеться згадати математику та застосувати на практиці хитромудрі формули.

У другому випадку потрібно просто скористатися уже розрахованими нормативами і відкоригувати їх на коефіцієнт питомої ваги робіт. Простіше не буває. Але потрібно бути готовим до того, що такий підхід не враховує специфіку діяльності конкретного підприємства і не завжди об'єктивний.

Дата підготовки
15.04.2014