Хранение первичных документов
Из этой статьи вы узнаете:
- об организационных аспектах процесса хранения первичных документов предприятия;
- сроках хранения первичной документации;
- как правильно организовать архивирование документов.
Общие положения
Основными нормативными актами, регулирующими вопросы хранения и уничтожения первичной документации субъектов хозяйствования, являются:
- Налоговый кодекс (далее – НК);
- Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88 (далее – Положение № 88);
- Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденные приказом Минюста от 18.06.15 г. № 1000/5 (далее – Правила № 1000);
- Перечень типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Минюста от 12.04.12 г. № 578/5 (далее – Перечень № 578).
Также ведение документооборота на каждом отдельном предприятии должно регламентироваться инструкцией по делопроизводству, регламентами работы с документами, положениями о структурных подразделениях предприятия и должностными инструкциями.
Кто отвечает за организацию хранения документов на предприятии?
Ответственным за сохранность документов является собственник предприятия или уполномоченное им лицо, то есть руководитель предприятия (ч. 3 ст. 8 Закона от 16.07.99 г. № 996-XIV). А контроль над соблюдением графика документооборота выполняет главный бухгалтер предприятия (п. 5.5 Положения № 88).
Поэтому в первую очередь руководство должно создать условия для хранения документов и уполномочить других работников (в частности, главного бухгалтера) на выполнение соответствующих действий. В случае необходимости также следует назначить заведующего архивом.
Сроки хранения
На предприятии сроки хранения документов (в т. ч. первичных) следует утвердить в номенклатуре дел – обязательном для каждого учреждения систематизированном перечне названий дел, которые формируются в его делопроизводстве (п. 2 разд. I Правил № 1000). При этом следует учитывать требования действующего законодательства.
Для первичных документов, регистров бухучета, финотчетности и других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством, действуют сроки хранения, предусмотренные п. 44.3, 44.4 НК, а именно:
- первичные документы, по которым представлялась налоговая отчетность, должны храниться не менее 1 095 дней со дня представления такой отчетности;
- первичные документы, связанные с предметом налоговой проверки, проведением процедуры административного обжалования принятого по результатам такой проверки налогового уведомления-решения или судебного разбирательства, должны храниться до окончания проверки и установленного срока обжалования принятых по ее результатам решений и/или до вынесения окончательного судебного решения, но не менее 1 095 дней.
Также сроки хранения документов, касающихся хозяйственной деятельности, регулируются Перечнем № 578. Для наглядности мы систематизировали в таблице сроки хранения наиболее распространенных документов (см. ниже).
Таблица 1. Сроки хранения первичных документов
№ |
Вид документа |
Норма Перечня № 578 |
1 |
2 |
3 |
3 года |
||
1 |
Документы по командировкам в пределах Украины |
Ст. 63 |
2 |
Договоры кредитные, поручительства, залога, гарантии, перевода долга (по окончании срока действия договора) |
Ст. 241 |
3 |
Ведомости на выплату денег (при отсутствии расчетно-платежных ведомостей – 75 лет) |
Ст. 318 |
4 |
Доверенности (в т. ч. аннулированные) на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей (далее – ТМЦ); на получение зарплаты и других выплат |
Ст. 319 |
5 |
Документы (копии отчетов, выдержки из протоколов, заключения, заявления, справки, списки работников) о выплате помощи, пенсий, оплате листков нетрудоспособности из фонда социального страхования |
Ст. 320 |
6 |
Документы (заявления, решения, справки, письма) об оплате отпусков в связи с обучением, о получении льгот по налогам и т. п. |
Ст. 321 |
7 |
Документы (акты, ведомости, письма) о взаиморасчетах между организациями |
Ст. 324 |
8 |
Протоколы взаимозачетов |
Ст. 325 |
9 |
Документы (акты, процентовки, справки, счета) о приемке выполненных работ |
Ст. 334 |
10 |
Первичные документы и приложения к ним, которые фиксируют факт выполнения хозяйственных операций и стали основанием для записей в регистрах бухучета и налоговых документах (кассовые, банковские документы, ордера, уведомления банков и переводные требования, выписки банков, корешки квитанций, банковских чековых книжек, наряды на работу, акты о приемке, сдаче и списании имущества и материалов, квитанции и накладные по учету ТМЦ, счета-фактуры, авансовые отчеты и т. п.) |
Ст. 336 |
11 |
Налоговые накладные |
Ст. 338 |
12 |
Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки) документальных ревизий, проверок и аудита финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работы, в т. ч. проверок кассы, правильности взыскания налогов и т. п. |
Ст. 341 |
13 |
Документы (справки, акты, обязательства, письма) по растратам, недостачам, хищениям |
Ст. 342 |
14 |
Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, акты инвентаризации, инвентаризационные описи, сличительные ведомости) об инвентаризации основных средств, нематериальных активов, денежных средств, материальных ценностей и т. п. |
Ст. 345 |
10 лет |
||
15 |
Документы по командировкам за границу |
Ст. 63 |
75 лет |
||
16 |
Расчетно-платежные ведомости (лицевые счета) работников предприятия |
Ст. 317 |
До ликвидации предприятия |
||
17 |
Документы (свидетельства, акты, договоры) на право собственности на землю, сооружения, имущество; на право владения, пользования, распоряжения имуществом; на право регистрации и перерегистрации фирменных названий, товарных знаков, знаков обслуживания и т. п. |
Ст. 87 |
18 |
Документы (протоколы, акты, отчеты, ведомости переоценки и определения изношенности основных средств) о переоценке основных фондов, нематериальных активов, незавершенного строительства |
Ст. 343 |
С какого момента следует исчислять срок хранения документов на предприятии?
Срок хранения документов всегда исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания дела. Например, отсчет срока хранения документов, завершенных делопроизводством в 2016 году, начинается с 01.01.17 г. Если срок хранения такого документа – 3 года, то он заканчивается 01.01.20 г.
Следует отметить, что уничтожение документации, срок хранения которой истек, при отсутствии налоговой проверки за этот период не допускается (письмо ГНС от 18.05.12 г. № 13920/Ж/17-1216). То есть если органы ГФС не проводили проверки свыше 1 095 дней, налогоплательщики обязаны обеспечить дальнейшее хранение непроверенных документов.
Как быть с первичными документами в случае ликвидации предприятия?
Все первичные документы ликвидированного предприятия за период деятельности не менее 1 095 дней до момента ликвидации передаются в установленном законодательством порядке в архивы (п. 44.3 НК).
Хранение в бухгалтерии и других структурных подразделениях
Все документы от момента их создания или поступления в структурное подразделение и до момента передачи в архив предприятия должны храниться непосредственно по месту их формирования (например, приказы по личному составу – в отделе кадров, карточки складского учета – на складе). При этом все документы хранятся согласно номенклатуре дел, а сохранность дел в структурном подразделении обеспечивается его руководителем или сотрудниками, ответственными за организацию делопроизводства.
В бухгалтерии предприятия первичные документы должны храниться в специальных помещениях или шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером (п. 6.2 Положения № 88).
В соответствии с разъяснениями, предоставленными в письме Минфина от 22.07.02 г. № 053-3996, под специальным помещением подразумевается помещение с температурно-влажностным режимом, который обеспечивает сохранность документов и записей в них, и помещение, исключающее возможность пользования или выноса документов, которые в нем хранятся, без разрешения главного бухгалтера предприятия.
Первичные документы текущего периода, которые прошли обработку ручным способом и относятся к соответствующему учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке, нумеруются и переплетаются (п. 6.5 Положения № 88). То есть формируются дела-папки, на которых указывается наименование предприятия, порядковый номер (код) синтетического счета, номера документов (с № _ по № _ включительно), количество документов и к какому отчетному периоду они относятся (год, месяц), минимальный срок их хранения и т. п.
Согласно общему правилу документы должны быть переданы из структурных подразделений предприятия в архив через 2 года после окончания их использования в делопроизводстве в упорядоченном состоянии по описи установленной формы (п. 4 разд. ІV Правил № 1000).
Хранение в архиве
Наличие установленных сроков хранения документации предусматривает создание предприятием необходимых для этого условий – организации архива. При этом архив может или создаваться как самостоятельная структурная часть предприятия, или входить в состав службы делопроизводства (управления делами, общего отдела, канцелярии и т. п.).
Обратите внимание: документы Национального архивного фонда (далее – НАФ) передают на хранение в государственные и другие архивные учреждения. Перечень таких видов документов утвержден приказом Минюста от 22.07.14 г. № 1188/5. Все предприятия независимо от форм собственности обязаны не позднее одного года с начала деятельности обратиться в госархив по месту своего нахождения для проведения экспертизы ценности документов в целях их возможного отнесения к НАФ.
Определять судьбу документов (хранить и впредь или уничтожить) должна специальная экспертная комиссия, созданная приказом руководителя предприятия. В ее состав включают должностных лиц предприятия, а также представителей экспертно-проверочной комиссии госархива. Такая комиссия определяет порядок отбора на хранение и для уничтожения документов в организации, проводит экспертизу ценности документов и осуществляет контроль ее проведения. А для правильной работы специальной экспертной комиссии на предприятии должно быть разработано соответствующее положение (за основу целесообразно взять Типовое положение об экспертной комиссии государственного органа, органа местного самоуправления, государственного и коммунального предприятия, учреждения и организации, утвержденное приказом Минюста от 19.06.13 г. № 1227/5).
Выводы
1. Для организации документооборота на предприятии должна быть разработана и утверждена номенклатура дел, в которой следует предусмотреть сроки хранения документов с учетом требований законодательства и специфики деятельности предприятия.
2. Все документы от момента их создания или поступления в структурное подразделение и до передачи в архив должны храниться непосредственно по месту их формирования. По окончании их использования в делопроизводстве упорядоченные надлежащим образом в виде дел первичные документы передаются на длительное или постоянное хранение в архив предприятия.
3. Чтобы определиться, как быть с тем или иным документом – хранить в архиве или уничтожить – проводят экспертизу ценности документа с соблюдением норм Правил № 1000 и Перечня № 578. Изъятие документов для уничтожения без проведения предварительной экспертизы их ценности запрещено.
4. Для правильной работы экспертной комиссии целесообразно разработать соответствующее положение по предприятию.
О порядке документирования и учета в случае уничтожения документов после завершения срока их использования читайте «Уничтожение документов: как правильно осуществить».
Комментарии к материалу