Хранение первичных документов

20.02.2017 44414 0 3

Из этой статьи вы узнаете:

об организационных аспектах процесса хранения первичных документов предприятия;
сроках хранения первичной документации;
как правильно организовать архивирование документов.

Общие положения

Основными нормативными актами, регулирующими вопросы хранения и уничтожения первичной документации субъектов хозяйствования, являются:

Налоговый кодекс (далее – НК);
Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88 (далее – Положение № 88);
Правила организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, утвержденные приказом Минюста от 18.06.15 г. № 1000/5 (далее – Правила № 1000);
Перечень типовых документов, создаваемых во время деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденный приказом Минюста от 12.04.12 г. № 578/5 (далее – Перечень № 578).

Также ведение документооборота на каждом отдельном предприятии должно регламентироваться инструкцией по делопроизводству, регламентами работы с документами, положениями о структурных подразделениях предприятия и должностными инструкциями.

Кто отвечает за организацию хранения документов на предприятии?

Ответственным за сохранность документов является собственник предприятия или уполномоченное им лицо, то есть руководитель предприятия (ч. 3 ст. 8 Закона от 16.07.99 г. № 996-XIV). А контроль над соблюдением графика документооборота выполняет главный бухгалтер предприятия (п. 5.5 Положения № 88).

Поэтому в первую очередь руководство должно создать условия для хранения документов и уполномочить других работников (в частности, главного бухгалтера) на выполнение соответствующих действий. В случае необходимости также следует назначить заведующего архивом.

Сроки хранения

На предприятии сроки хранения документов (в т. ч. первичных) следует утвердить в номенклатуре дел – обязательном для каждого учреждения систематизированном перечне названий дел, которые формируются в его делопроизводстве (п. 2 разд. I Правил № 1000). При этом следует учитывать требования действующего законодательства.

Для первичных документов, регистров бухучета, финотчетности и других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством, действуют сроки хранения, предусмотренные п. 44.3, 44.4 НК, а именно:

первичные документы, по которым представлялась налоговая отчетность, должны храниться не менее 1 095 дней со дня представления такой отчетности;
первичные документы, связанные с предметом налоговой проверки, проведением процедуры административного обжалования принятого по результатам такой проверки налогового уведомления-решения или судебного разбирательства, должны храниться до окончания проверки и установленного срока обжалования принятых по ее результатам решений и/или до вынесения окончательного судебного решения, но не менее 1 095 дней.

Также сроки хранения документов, касающихся хозяйственной деятельности, регулируются Перечнем № 578. Для наглядности мы систематизировали в таблице сроки хранения наиболее распространенных документов (см. ниже).

Таблица 1. Сроки хранения первичных документов

№ п / п	Вид документа	Норма Перечня № 578
1	2	3
3 года
1	Документы по командировкам в пределах Украины	Ст. 63
2	Договоры кредитные, поручительства, залога, гарантии, перевода долга (по окончании срока действия договора)	Ст. 241
3	Ведомости на выплату денег (при отсутствии расчетно-платежных ведомостей – 75 лет)	Ст. 318
4	Доверенности (в т. ч. аннулированные) на получение денежных сумм и товарно-материальных ценностей (далее – ТМЦ); на получение зарплаты и других выплат	Ст. 319
5	Документы (копии отчетов, выдержки из протоколов, заключения, заявления, справки, списки работников) о выплате помощи, пенсий, оплате листков нетрудоспособности из фонда социального страхования	Ст. 320
6	Документы (заявления, решения, справки, письма) об оплате отпусков в связи с обучением, о получении льгот по налогам и т. п.	Ст. 321
7	Документы (акты, ведомости, письма) о взаиморасчетах между организациями	Ст. 324
8	Протоколы взаимозачетов	Ст. 325
9	Документы (акты, процентовки, справки, счета) о приемке выполненных работ	Ст. 334
10	Первичные документы и приложения к ним, которые фиксируют факт выполнения хозяйственных операций и стали основанием для записей в регистрах бухучета и налоговых документах (кассовые, банковские документы, ордера, уведомления банков и переводные требования, выписки банков, корешки квитанций, банковских чековых книжек, наряды на работу, акты о приемке, сдаче и списании имущества и материалов, квитанции и накладные по учету ТМЦ, счета-фактуры, авансовые отчеты и т. п.)	Ст. 336
11	Налоговые накладные	Ст. 338
12	Документы (планы, отчеты, протоколы, акты, справки, докладные записки) документальных ревизий, проверок и аудита финансово-хозяйственной деятельности, контрольно-ревизионной работы, в т. ч. проверок кассы, правильности взыскания налогов и т. п.	Ст. 341
13	Документы (справки, акты, обязательства, письма) по растратам, недостачам, хищениям	Ст. 342
14	Документы (протоколы заседаний инвентаризационных комиссий, акты инвентаризации, инвентаризационные описи, сличительные ведомости) об инвентаризации основных средств, нематериальных активов, денежных средств, материальных ценностей и т. п.	Ст. 345
10 лет
15	Документы по командировкам за границу	Ст. 63
75 лет
16	Расчетно-платежные ведомости (лицевые счета) работников предприятия	Ст. 317
До ликвидации предприятия
17	Документы (свидетельства, акты, договоры) на право собственности на землю, сооружения, имущество; на право владения, пользования, распоряжения имуществом; на право регистрации и перерегистрации фирменных названий, товарных знаков, знаков обслуживания и т. п.	Ст. 87
18	Документы (протоколы, акты, отчеты, ведомости переоценки и определения изношенности основных средств) о переоценке основных фондов, нематериальных активов, незавершенного строительства	Ст. 343

С какого момента следует исчислять срок хранения документов на предприятии?

Срок хранения документов всегда исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания дела. Например, отсчет срока хранения документов, завершенных делопроизводством в 2016 году, начинается с 01.01.17 г. Если срок хранения такого документа – 3 года, то он заканчивается 01.01.20 г.

Следует отметить, что уничтожение документации, срок хранения которой истек, при отсутствии налоговой проверки за этот период не допускается (письмо ГНС от 18.05.12 г. № 13920/Ж/17-1216). То есть если органы ГФС не проводили проверки свыше 1 095 дней, налогоплательщики обязаны обеспечить дальнейшее хранение непроверенных документов.

Как быть с первичными документами в случае ликвидации предприятия?

Все первичные документы ликвидированного предприятия за период деятельности не менее 1 095 дней до момента ликвидации передаются в установленном законодательством порядке в архивы (п. 44.3 НК).

Хранение в бухгалтерии и других структурных подразделениях

Все документы от момента их создания или поступления в структурное подразделение и до момента передачи в архив предприятия должны храниться непосредственно по месту их формирования (например, приказы по личному составу – в отделе кадров, карточки складского учета – на складе). При этом все документы хранятся согласно номенклатуре дел, а сохранность дел в структурном подразделении обеспечивается его руководителем или сотрудниками, ответственными за организацию делопроизводства.

В бухгалтерии предприятия первичные документы должны храниться в специальных помещениях или шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером (п. 6.2 Положения № 88).

В соответствии с разъяснениями, предоставленными в письме Минфина от 22.07.02 г. № 053-3996, под специальным помещением подразумевается помещение с температурно-влажностным режимом, который обеспечивает сохранность документов и записей в них, и помещение, исключающее возможность пользования или выноса документов, которые в нем хранятся, без разрешения главного бухгалтера предприятия.

Первичные документы текущего периода, которые прошли обработку ручным способом и относятся к соответствующему учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке, нумеруются и переплетаются (п. 6.5 Положения № 88). То есть формируются дела-папки, на которых указывается наименование предприятия, порядковый номер (код) синтетического счета, номера документов (с № _ по № _ включительно), количество документов и к какому отчетному периоду они относятся (год, месяц), минимальный срок их хранения и т. п.

Согласно общему правилу документы должны быть переданы из структурных подразделений предприятия в архив через 2 года после окончания их использования в делопроизводстве в упорядоченном состоянии по описи установленной формы (п. 4 разд. ІV Правил № 1000).

Хранение в архиве

Наличие установленных сроков хранения документации предусматривает создание предприятием необходимых для этого условий – организации архива. При этом архив может или создаваться как самостоятельная структурная часть предприятия, или входить в состав службы делопроизводства (управления делами, общего отдела, канцелярии и т. п.).

Обратите внимание: документы Национального архивного фонда (далее – НАФ) передают на хранение в государственные и другие архивные учреждения. Перечень таких видов документов утвержден приказом Минюста от 22.07.14 г. № 1188/5. Все предприятия независимо от форм собственности обязаны не позднее одного года с начала деятельности обратиться в госархив по месту своего нахождения для проведения экспертизы ценности документов в целях их возможного отнесения к НАФ.

Определять судьбу документов (хранить и впредь или уничтожить) должна специальная экспертная комиссия, созданная приказом руководителя предприятия. В ее состав включают должностных лиц предприятия, а также представителей экспертно-проверочной комиссии госархива. Такая комиссия определяет порядок отбора на хранение и для уничтожения документов в организации, проводит экспертизу ценности документов и осуществляет контроль ее проведения. А для правильной работы специальной экспертной комиссии на предприятии должно быть разработано соответствующее положение (за основу целесообразно взять Типовое положение об экспертной комиссии государственного органа, органа местного самоуправления, государственного и коммунального предприятия, учреждения и организации, утвержденное приказом Минюста от 19.06.13 г. № 1227/5).

Выводы

1. Для организации документооборота на предприятии должна быть разработана и утверждена номенклатура дел, в которой следует предусмотреть сроки хранения документов с учетом требований законодательства и специфики деятельности предприятия.

2. Все документы от момента их создания или поступления в структурное подразделение и до передачи в архив должны храниться непосредственно по месту их формирования. По окончании их использования в делопроизводстве упорядоченные надлежащим образом в виде дел первичные документы передаются на длительное или постоянное хранение в архив предприятия.

3. Чтобы определиться, как быть с тем или иным документом – хранить в архиве или уничтожить – проводят экспертизу ценности документа с соблюдением норм Правил № 1000 и Перечня № 578. Изъятие документов для уничтожения без проведения предварительной экспертизы их ценности запрещено.

4. Для правильной работы экспертной комиссии целесообразно разработать соответствующее положение по предприятию.

О порядке документирования и учета в случае уничтожения документов после завершения срока их использования читайте «Уничтожение документов: как правильно осуществить».

срок хранения первичных документов архивное хранение документов хранение документов первичный документ документооборот хранение первичных документов сельхозпредприятие