Уничтожение документов: как правильно осуществить

Из данной статьи вы узнаете:

• когда и как правильно уничтожать первичные документы;
• как отразить расходы на уничтожение документации в бухучете.

Вопросы – ответы

Какие бухгалтерские документы можно уничтожить?

Уничтожению подлежат бухгалтерские документы, которые не относятся к Национальному архивному фонду (далее – НАФ) и по которым истекли сроки хранения [предусмотренные п. 44 Налогового кодекса (далее – НК) и Перечнем типовых документов, создаваемых в ходе деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов, утвержденным приказом Минюста от 12.04.12 г. № 578/5 (далее – Перечень 578)].

Уничтожение неревизованных (непроверенных) финансовых и бухгалтерских документов не допускается (Перечень № 578, письмо Государственной архивной службы от 03.07.13 г. № 01.2/2629).

Как правильно выполнить и задокументировать уничтожение документов?

Общепринят следующий порядок документирования операций по уничтожению документов после завершения срока их хранения.

Этап 1. На предприятии проводят отбор документов, сроки хранения которых истекли, и составляют в двух экземплярах описи дел и акт об изъятии этих документов для уничтожения (по форме, приведенной в приложении 15 к Правилам, утвержденным приказом Минюста от 18.06.15 г. № 1000/5, далее – Правила № 1000) (п. 1 гл. 3 разд. V Правил № 1000).

Обратите внимание: в акт можно включать только те дела, срок хранения которых истек 1 января года, в котором составляется акт. Так, дело со сроком хранения 5 лет, завершенное в июле 2016 года, может быть включено в акт не ранее 1 января 2022 года.

Этап 2. Оформленные надлежащим образом описи дел и акты об изъятии и уничтожении документов передают на рассмотрение экспертной комиссии предприятия.

Этап 3. Утвержденные экспертной комиссией акты вместе с описью дел передают на рассмот-рение экспертно-проверочной комиссии государственного архивного учреждения (далее – ЭПК).

Этап 4. После одобрения актов ЭПК описи и акты утверждаются руководителем предприятия.

Этап 5. Для уничтожения дела передаются организациям, занимающимся переработкой вторичного сырья. При этом составляют накладные, где указывают вес макулатуры, которая передается на переработку (в дальнейшем номер накладной, дата сдачи на переработку и вес макулатуры указываются в акте на уничтожение).

Если объемы незначительны – до 20 кг (см. письмо Госкомархивов от 20.04.10 г. № 795/072), то документацию, подлежащую уничтожению, можно сжечь, о чем следует указать в акте на уничтожение.

Как отразить в бухучете операции с макулатурой, полученной от уничтожения документов?

Несмотря на то что макулатура – это вторичное сырье, полученное от изъятия документов, предприятие должно признать ее активом при условии, что ее использование, как ожидается, приведет к получению экономических выгод в будущем (п. 3 ст. 1 Закона от 16.07.99 г. № 996-XIV «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине»).

В соответствии с Государственным классификатором ДК 005-96, утвержденным приказом Госстандарта от 29.02.96 г. № 89, макулатура – это отходы. Руководствуясь ст. 4 П(С)БУ 9 «Запасы», их следует отнести к группе запасов и оценить по чистой стоимости реализации (если они предназначены для реализации).

Отходы, реализация и/или использование которых в производственном процессе не предусматривается, активом не признаются. Расходы на их утилизацию включаются в прочие операционные расходы (п. 2.13 Методических рекомендаций по бухгалтерскому учету запасов, утвержденных приказом Минфина от 10.01.07 г. № 2).

Что с НДС в случае передачи устаревшей документации как макулатуры?

По п. 23 подразд. 2 разд. ХХ НК временно до 1 января 2022 от налогообложения НДС освобождаются операции по поставке бумаги и картона для утилизации (макулатуры и отходов) товарной позиции 4707 согласно УКТ ВЭД. На такую ​​операцию составляется в установленном порядке налоговая накладная с пометкой «Без ПДВ», которая подлежащее обязательной регистрации в ЕРНН. И проведения такой льготной операции может угрожать компенсирующими налоговыми обязательствами по п. 198.5 НК (если при приобретении бумаги было право на налоговый кредит. Но, как правило, в документации невозможно идентифицировать этот момент, ведь среди нее имеются и документы от контрагентов, да и базу определить нереально) или распределением по ст. 199 ПК (правда, если доля льготной поставки в общем объеме очень мала то распределения не будет, поскольку долю считаем с двумя знаками после запятой).

Пример

На предприятии провели отбор бухгалтерской документации, сроки хранения которой истекли. На основании надлежащим образом оформленного акта об изъятии для уничтожения документы сданы на переработку заготовительной организации.

В бухучете предприятия эта операция отражается следующим образом:

(грн.)

Выводы

1. Первичная бухгалтерская и другая документация после истечения сроков хранения подлежит уничтожению при условии завершения проверки контролирующими органами по вопросам соблюдения налогового законодательства. При этом уничтожение документов, не внесенных в НАФ, происходит после согласования и утверждения соответствующих актов экспертно-проверочной комиссией государственного архивного учреждения.
2. В зависимости от веса документации она может быть уничтожена путем: сжигания (до 20 кг); передачи специализированному на переработке вторсырья предприятию (свыше 20 кг).
3. Макулатуру, которая образовалась в результате списания документации, следует признать активом (субсчет 209 «Прочие материалы») при условии, что ее использование, как ожидается, приведет к получению экономических выгод в будущем, и оценить по чистой стоимости реализации. Расходы и доходы, связанные с реализацией макулатуры перерабатывающей организации, отражаются в общем порядке в соответствии с П(С)БУ 16 «Расходы» и П(С)БУ 15 «Доход».