Нужно ли заключать договор о полной материальной ответственности с подотчетным лицом?

Предприятие планирует выдать под отчет значительную сумму наличности для закупки сельхозпродукции у населения. Заключать ли с таким подотчетным лицом договор о полной материальной ответственности?

По общему правилу материальная ответственность работника – это вид ответственности, который заключается в обязанности работника возместить в установленном законом порядке и размерах ущерб, причиненный предприятию, где он работает, в результате невыполнения или ненадлежащего выполнения без уважительных причин трудовых обязанностей.

Часть вторая ст. 131 и 139 КЗоТ прямо обязуют работника бережливо относиться к имуществу предприятия и принимать меры по предотвращению ущерба, бережно относиться к имуществу собственника, с которым заключен трудовой договор. В ст. 130 КЗоТ предусмотрено, что работники несут материальную ответственность за ущерб, причиненный ими предприятию нарушением возложенных на них трудовых обязанностей.

Понятно, что при выдаче наличности под отчет предприятие должно иметь гарантии целевого использования средств и возврата неиспользованных денег. Уже сам статус подотчетного лица предприятия предусматривает, с одной стороны, право предприятия требовать возмещения денежных расходов и причиненного предприятию ущерба по вине такого лица, а с другой, – право лица требовать от предприятия возмещения израсходованных личных денег. Этот правовой аспект отношений может решаться заключением договора о полной материальной ответственности с лицами, уполномоченными предприятием приобретать материальные ценности для него.

В то же время трудовое законодательство, защищая права работников, устанавливает определенные ограничения их материальной ответственности. Одно из них – ограничение сферы применения договоров о полной материальной ответственности. Так, согласно ст. 135¹ КЗоТ письменный договор о полной материальной ответственности может быть заключен предприятием с работниками (достигшими восемнадцатилетнего возраста), которые занимают должности или выполняют работы, непосредственно связанные с хранением, обработкой, продажей (отпуском), перевозкой или применением в процессе производства переданных им ценностей. Перечень таких должностей и работ, а также типовой договор о полной индивидуальной материальной ответственности утверждаются в порядке, который определяется Кабмином. На сегодняшний день действует Перечень должностей и работ, утвержденный еще постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 28.12.77 г. № 447/24 (далее – Перечень № 477/24) (см. письмо Минтруда и соцполитики от 27.05.08 г. № 146/06/186-88).

Ознакомившись с этим Перечнем, приходим к выводу, что договоры о матответственности с указанными работниками заключаются еще при приеме их на работу (или переводе на соответствующую должность).

Если же речь идет о выдаче средств под отчет для закупки сельхозпродукции у населения, которую подотчетное лицо обязано приобрести и сдать на склад, то если его должность входит в Перечень № 447/24, с ним договор о полной материальной ответственности должен быть заключен. Однако его заключение связано не непосредственно с выдачей средств под отчет, а с фактом приема такого лица на должность с соответствующими обязанностями. Ведь, как правило, на выполнение такого хозяйственного поручения направляются материально ответственные лица (завфермой, главный бригадир и т. п.).

А вот с работниками, не занимающими должности или не выполняющими работы, указанные в Перечне № 447/24, заключать договоры о материальной ответственности нельзя вообще. Ведь условия такого договора будут недействительны, учитывая ст. 9 КЗоТ. Например, с экономистом, который в соответствии с должностными обязанностями непосредственно не выполняет работ, связанных с хранением ценностей, заключение договора о полной матответственности не только не нужно, но и невозможно.

Однако следует учесть п. 2 ст. 134 КЗоТ, который предусматривает материальную ответственность в полном размере ущерба, причиненного работником предприятию, учреждению, организации, в случае, если имущество и другие ценности были получены им под отчет по разовой доверенности или иному разовому документу. В нашей ситуации такими документами будут считаться распоряжение руководителя о выдаче наличности под отчет, закупочный акт, подтверждающий получение сельхозпродукции у населения и т. п.

Таким образом, если работнику выданы под отчет деньги, то он несет ответственность за них в полном размере – независимо от того, заключен ли с ним договор о материальной ответственности. Его ответственность наступает в момент получения аванса на целевые расходы и действует в течение определенного времени, а именно до момента представления бухгалтеру документально подтвержденного отчета об их использовании.