Изменены Правила ведения нотариального делопроизводства: Минюст

Министерство юстиции приказом от 18 февраля 2021 года № 638/5 утвердило изменения в Правила ведения нотариального делопроизводства.

Приказ № 638/5 вступил в силу 24 февраля 2021 года.

В частности, уточнен порядок действий в случае утраты документов нотариального делопроизводства, отменен ряд реестров и книг, изменен порядок направления исходящих документов, претерпела изменения номенклатура дел нотариуса и т. п.

Отдел методического обеспечения и информационно-аналитической работы НПУ совместно с Комиссией НПУ по аналитическо-методическому обеспечению нотариальной деятельности подготовил информационное письмо «Относительно внесения изменений в Правила ведения нотариального делопроизводства», которое содержит подробный анализ указанных изменений.

Среди прочего, в Правила внесены следующие изменения:

1. Уточнен порядок действий в случае утраты документов нотариального делопроизводства, определенный пунктами 3.2, 3.4 Раздела ІІІ Правил.

В случае утраты документов нотариального делопроизводства лицо, ответственное за организацию делопроизводства и архива, должно немедленно доложить заведующему конторой, архивом, который в свою очередь уведомляет соответствующий территориальный орган Минюста для принятия необходимых мер.

В случае утраты документов нотариального делопроизводства частный нотариус должен немедленно уведомить соответствующий территориальный орган Министерства юстиции и принять необходимые меры для розыска или восстановления утраченных документов.

2. Уточнен порядок действий в случае выявления недостачи документов делопроизводства в ходе приема-передачи документов нотариального делопроизводства в случае изменения заведующего конторой или лица, ответственного за ведение делопроизводства, замещения (приостановления нотариальной деятельности) частного нотариуса, установленный пунктом 4.6 Раздела IV Правил.

В случае выявления недостачи документов делопроизводства комиссия составляет акт (приложение 3) и немедленно уведомляет управление юстиции для принятия неотложных мер по розыску документов делопроизводства и имущества конторы.

3. Отменены следующие реестры и книги (журналы):

Реестр для регистрации запретов отчуждения недвижимого и движимого имущества, а также арестов, наложенных на такое имущество судами, следственными органами, и регистрации снятия таких запретов и арестов;

• Алфавитная книга учета завещаний;
• Алфавитная книга учета договоров отчуждения недвижимого имущества;
• Алфавитная книга учета других договоров;
• Алфавитная книга учета договоров пожизненного содержания (ухода);
• Алфавитная книга учета регистрации запретов отчуждения недвижимого имущества и движимого имущества, а также арестов, наложенных на такое имущество судами, следственными органами, и регистрации снятия таких запретов и арестов;
• Журнал учета вызовов нотариуса для совершения нотариальных действий вне помещения государственной нотариальной конторы, государственного нотариального архива, помещения, являющегося рабочим местом частного нотариуса;
• Журнал регистрации обращений, поступивших во время приема физических и юридических лиц;
• Книга учета литературы;
• Книга учета выдачи документов из архива для ознакомления;
• Разносная книга для местной корреспонденции;
• Журнал учета оттисков печатей и штампов.

4. В новой редакции изложен пункт 6.4 Раздела VI Правил. В соответствии с внесенными изменениями в государственных нотариальных конторах, у частных нотариусов и в архивах оформлению подлежат только те книги и журналы, которые ведет нотариус.

5. При составлении исходящих документов в делах нотариуса сохраняется второй экземпляр такого документа (до изменений хранению подлежала фотокопия исходящего документа).

6. Изменен порядок направления/вручения исходящих документов, определенный пунктом 8.13 Раздела VIII Правил; оригинал исходящего документа направляется адресатам:

• любым видом почтового отправления;
• через курьерскую службу;
• передается нарочно (в последнем случае на втором экземпляре документа адресат проставляет отметку о получении документа с указанием даты получения и фамилии, имени, отчества).

Таким образом отменено требование относительно отправки писем исключительно простым почтовым отправлением.

Существенные изменения претерпел порядок нарочной передачи оригинала исходящего документа. Отменена необходимость ведения Разносной книги для местной корреспонденции. А отметка о вручении проставляется на втором экземпляре документа, который хранится в делах нотариуса.

npu.in.ua